Simples Nacional: como funciona, limites, anexos e quando deixa de valer a pena

O essencial em 1 minuto

O Simples Nacional é o regime que reúne até oito tributos numa guia única mensal, o DAS, para micro e pequenas empresas com receita bruta de até R$ 4,8 milhões por ano. A alíquota cresce com o faturamento e depende do anexo (a atividade) e, para boa parte dos serviços, da relação entre folha e receita, o fator R.

O que quase ninguém conta: o Simples é simples de pagar, não necessariamente barato. Serviço com folha enxuta pode começar pagando 15,5%; quem passa de R$ 3,6 milhões perde o ICMS e o ISS de dentro da guia; e quem estoura o teto no ritmo errado é ejetado do regime no meio do ano, com imposto recalculado. Este guia mostra as regras (e as contas) de cada uma dessas viradas.

O que é o Simples Nacional

Criado pela Lei Complementar 123/2006 (o Estatuto da Micro e Pequena Empresa), o Simples é um regime compartilhado de arrecadação: IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, ICMS, ISS e a contribuição patronal ao INSS (CPP) são apurados juntos e pagos numa única guia, o DAS. A administração é do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), que consolida as regras na Resolução CGSN 140/2018.

Três características definem o regime na prática:

• Tributação sobre a receita, não sobre o lucro. A base é o faturamento. Empresa com margem apertada paga o mesmo DAS de uma com margem folgada e receita igual; é daqui que nascem as distorções que fazem o Simples deixar de compensar.
• Alíquota progressiva com desconto fixo. Desde 2018 as tabelas funcionam como o IRPF: cada faixa tem alíquota nominal e uma parcela a deduzir, e o que vale é a alíquota efetiva, sempre menor que a nominal.
• Menos obrigações acessórias. Sem SPED Contribuições, sem apuração separada de cada tributo; o custo de conformidade é uma fração do dos regimes normais; esse é um benefício real que a comparação de alíquotas não mostra.

Quem pode (e quem não pode) optar

Podem optar a microempresa (receita bruta anual até R$ 360 mil) e a empresa de pequeno porte (até R$ 4,8 milhões). Mas o teto não é o único filtro; a LC 123/2006 (art. 3º, § 4º, e art. 17) veda a opção, entre outros casos, para empresa que:

• tem outra pessoa jurídica como sócia, ou participa do capital de outra PJ;
• tem sócio com mais de 10% de empresa fora do Simples, quando a receita global passa do teto;
• tem sócio domiciliado no exterior;
• exerce atividade financeira (banco, corretora, factoring, seguradora);
• tem débito com o INSS ou com as Fazendas sem exigibilidade suspensa;
• é resultado de cisão ou desmembramento nos últimos 5 anos.

Prazo de opção: empresa em atividade só entra em janeiro (efeitos desde o dia 1º); empresa nova, em até 30 dias do deferimento da última inscrição, dentro do prazo contado da abertura do CNPJ. Quem perde a janela espera um ano; por isso o estudo de regime se faz em novembro e dezembro, não em janeiro.

Limites e sublimite: as três linhas que importam

O acompanhamento é sempre da receita bruta acumulada em 12 meses (RBT12); não do caixa do mês. As três linhas de corte:

O sublimite é a linha mais traiçoeira: a empresa continua "no Simples", mas o financeiro ganha a rotina completa de ICMS/ISS; apuração própria, guias próprias, obrigações acessórias estaduais e municipais. É um ensaio involuntário da vida fora do regime, e costuma ser o momento certo de começar a comparar com o Presumido e com o Real.

Anexos e alíquota efetiva: quanto se paga de verdade

A atividade define o anexo; o anexo define a tabela. As alíquotas de entrada (1ª faixa, até R$ 180 mil de RBT12) mostram o tamanho da diferença:

Dentro de cada anexo, a alíquota sobe por faixa de RBT12; mas nunca pelo valor cheio da tabela. A conta da alíquota efetiva (LC 123/2006, art. 18) é:

Alíquota efetiva = (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12

Exemplo real: comércio com RBT12 de R$ 1,2 milhão está na 4ª faixa do Anexo I (nominal de 10,7%, parcela a deduzir de R$ 22.500). Efetiva: (1.200.000 × 10,7% − 22.500) ÷ 1.200.000 = 8,825%; quase dois pontos abaixo da nominal. Simular regime comparando alíquota nominal com alíquota de Presumido é o erro clássico que faz empresa sair (ou ficar) na hora errada.

As duas tabelas mais consultadas, completas. Anexo I (comércio):

Anexo III (serviços com fator R ≥ 28%, locação de bens móveis e afins):

Dois detalhes de apuração que valem dinheiro: a receita é segregada por atividade (a mesma empresa pode ter receita no Anexo I e no III, cada uma com a sua conta), e exportação tem tratamento próprio; as receitas de exportação são apuradas em separado e não pagam ICMS/ISS/PIS/Cofins dentro do DAS, o que muitas vezes passa despercebido no PGDAS-D preenchido no piloto automático.

Fator R: a folha que decide o anexo

Para um conjunto grande de serviços (tecnologia, engenharia, medicina, academias, consultoria e outros do § 5º-I do art. 18), o anexo não é fixo; depende do fator R:

Fator R = folha de salários dos últimos 12 meses (com encargos e pró-labore) ÷ receita bruta dos últimos 12 meses

A consequência prática: em muitos serviços, a decisão de pró-labore é a decisão tributária. Subir o pró-labore aumenta INSS e IRPF dos sócios, mas pode derrubar o DAS ao migrar a empresa do Anexo V para o III. Essa conta tem ponto de equilíbrio; e ele muda conforme a receita cresce, por isso se refaz a cada trimestre, não uma vez na vida.

MEI: o degrau de entrada

O Microempreendedor Individual é a porta do sistema: receita bruta de até R$ 81 mil por ano (R$ 6.750/mês proporcional no ano de abertura), no máximo um empregado, atividade permitida na lista do CGSN e nenhuma participação em outra empresa. Em vez de percentual sobre a receita, o MEI paga um DAS fixo mensal (INSS + ICMS e/ou ISS) e entrega uma única declaração anual, a DASN-Simei, até 31 de maio.

O DAS do MEI é composto por um valor fixo de INSS (5% do salário mínimo, que garante cobertura previdenciária de aposentadoria por idade, auxílio-doença e salário-maternidade, respeitadas as carências) mais R$ 1 de ICMS (comércio/indústria) e/ou R$ 5 de ISS (serviços). É a menor porta de entrada da formalização; e também a mais mal compreendida: MEI não é isenção, é um enquadramento com regras duras de teto, de atividade e de vínculo (quem tem outra empresa, ou é sócio de uma, não pode ser MEI).

As duas armadilhas do MEI são de crescimento. Estourou o teto em até 20% (até R$ 97,2 mil): paga DAS complementar e vira ME em janeiro. Estourou mais de 20%: o desenquadramento retroage a 1º de janeiro do próprio ano, com todos os tributos recalculados como ME; a conta chega de uma vez. Quem vende bem no fim do ano precisa fazer essa projeção em outubro, não em dezembro.

DAS, PGDAS-D e DEFIS: a rotina do regime

Duas notas de rotina que evitam dor de cabeça: receita declarada no PGDAS-D não se corrige apagando; retificação deixa rastro e pode gerar cobrança automática; e atraso reiterado de DAS é causa de exclusão de ofício do regime, não só de multa.

Os erros que mais custam caro na rotina do regime, na ordem em que aparecem nas fiscalizações:

• Omissão de receita por recebível. Cartão, Pix e marketplace informam a Receita (DECRED e afins); receita menor no PGDAS-D que no adquirente gera malha automática e exclusão.
• Distribuição de lucro acima do isento. Sem escrituração contábil, o lucro isento distribuível é limitado ao percentual de presunção do IRPJ sobre a receita, menos o imposto pago; com contabilidade completa, distribui-se o lucro contábil. Distribuir "o que sobrou no caixa" sem lastro é pauta clássica de autuação em IRPF do sócio.
• CNAE desalinhado da atividade real. Muda o anexo, muda a alíquota e pode configurar atividade vedada; a correção a posteriori vem com recálculo.
• Ignorar o ISS retido nas notas para tomadores de outros municípios, pagando em duplicidade dentro do DAS.

Desenquadramento e exclusão: como se sai (bem ou mal)

Há três portas de saída, e o preço de cada uma é diferente:

• Comunicação obrigatória; a empresa cruzou uma linha da lei (teto, atividade vedada, sócio PJ). Tem prazo para comunicar; não comunicar gera multa e a exclusão vem de ofício com data retroativa.
• Exclusão de ofício; a Receita ou o estado excluem por débito, omissão ou irregularidade. O contencioso é possível, mas o histórico de dúvidas frequentes que recebemos mostra que o barato é regularizar o débito no aviso, antes do termo de exclusão.
• Saída voluntária; a empresa comunica a opção de sair, com efeito em 1º de janeiro seguinte. É a única saída que se faz com planejamento; e a única que costuma economizar dinheiro.

Quando o Simples deixa de valer a pena

A resposta certa é uma conta, não uma opinião. Mas os gatilhos que mandam fazer a conta são conhecidos:

• Alíquota efetiva encostando na carga dos regimes normais. Serviço no Anexo V, ou Anexo III nas faixas altas, paga efetiva de 15% a 20%, na vizinhança do Lucro Presumido, que presume 32% de lucro nos serviços e ainda permite distribuir lucro isento sobre base presumida.
• Clientes que precisam de crédito. Quem vende para indústria e para empresas do regime normal entrega crédito menor sendo do Simples; com a Reforma, essa diferença fica explícita na nota. Perder pedido por causa do crédito é sinal clássico.
• Margem apertada com insumo caro. O Simples não aproveita crédito das compras. Se a margem é fina e o insumo pesa, o Lucro Real, que tributa o lucro efetivo e aproveita créditos, pode custar menos mesmo com mais obrigação acessória.
• Sublimite ultrapassado. Com ICMS/ISS já fora da guia, metade da simplicidade se foi; a comparação com os regimes normais fica mais honesta.

A régua da decisão: projete a RBT12 dos próximos 12 meses, calcule a efetiva do Simples, e compare com a carga total no Presumido e no Real; incluindo INSS patronal (que no Simples, exceto Anexo IV, está dentro do DAS), custo de conformidade e o efeito do crédito para os seus clientes. A GL faz essa simulação com os números reais; o guia do Lucro Real mostra a mecânica do outro lado da ponte.

O Simples na Reforma Tributária

O Simples sobrevive à Reforma (a LC 214/2025 o mantém), mas ganha uma decisão anual que não existia: como apurar IBS e CBS. Por dentro do DAS, a vida segue simples e o cliente recebe crédito só do valor efetivamente pago dentro da guia (menor); por fora, no chamado modelo híbrido, a empresa apura IBS/CBS no regime regular e o cliente recebe o crédito cheio; ao custo de duas apurações.

Para 2027, essa escolha se faz entre 1º e 30 de setembro de 2026. Quem vende para consumidor final tende a ficar por dentro do DAS; quem vende para empresas precisa simular; o crédito que você entrega passa a ser parte do seu preço. Dedicamos um guia inteiro a essa decisão: Simples normal ou híbrido, com a conta do crédito e o roteiro até setembro. O cronograma completo da Reforma e a regra da opção estão no nosso guia da Reforma Tributária, que acompanha cada ato do Comitê Gestor.

O que fazer agora

Perguntas frequentes

Fontes oficiais

Este guia é escrito a partir das fontes primárias e atualizado quando elas mudam. Para consulta direta:

• Lei Complementar 123/2006 (Estatuto da ME e EPP; tabelas com a redação da LC 155/2016)
• Resolução CGSN 140/2018 (regulamento consolidado do Simples Nacional)
• Portal do Simples Nacional (PGDAS-D, DEFIS, comunicados do CGSN; incluindo a Portaria CGSN 54/2025, que manteve o sublimite de R$ 3,6 milhões para 2026)
• Lei Complementar 214/2025 (Reforma Tributária: regras de IBS/CBS para optantes do Simples)