Tire suas dúvidas de contabilidade

A emissão depende do que você vende. Para produtos, use a NF-e (modelo 55) pelo emissor gratuito da Sefaz do seu estado ou por um sistema emissor. Para serviços, a nota é a NFS-e, emitida no site da prefeitura do município (ou no emissor nacional da NFS-e, que unifica o padrão). Você precisa de certificado digital (e-CNPJ) na maioria dos casos, o MEI costuma emitir NFS-e por login gov.br, sem certificado. Passos gerais: 1) obter inscrição municipal/estadual conforme a atividade; 2) cadastrar-se no emissor; 3) preencher tomador, descrição, valor e código de serviço/NCM; 4) autorizar e enviar o PDF/DANFE ao cliente. A GL configura o emissor e os códigos fiscais corretos para o seu CNAE.

O MEI paga um valor fixo mensal por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que reúne INSS, ICMS e/ou ISS conforme a atividade. O valor é atualizado todo ano com o salário mínimo: gira em torno de 5% do mínimo para o INSS, mais R$ 1 de ICMS (comércio/indústria) e/ou R$ 5 de ISS (serviços). O boleto é gerado no Portal do Empreendedor (PGMEI) e vence todo dia 20. Pagar em dia garante seus direitos previdenciários (aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade). Uma vez por ano você ainda entrega a DASN-SIMEI, declarando o faturamento do ano anterior.

A reforma substitui PIS, Cofins e ISS por dois tributos sobre valor agregado: a CBS (federal) e o IBS (estadual/municipal), com transição gradual entre 2026 e 2033. Para quem presta serviço, o ponto de atenção é a alíquota-padrão, que tende a ser maior que o ISS atual, mas o modelo permite crédito amplo sobre insumos, aluguéis e despesas, o que reduz o custo efetivo de quem tem cadeia de gastos com nota. Profissionais de saúde, educação e alguns serviços têm regimes específicos com redução de alíquota. Empresas do Simples podem escolher entre permanecer no recolhimento unificado (sem gerar crédito cheio ao cliente) ou apurar CBS/IBS "por fora". A GL simula os dois cenários para definir o mais vantajoso.

O Simples Nacional admite empresas com receita bruta de até R$ 4,8 milhões por ano. Há um sublimite de R$ 3,6 milhões para o recolhimento de ICMS e ISS dentro do Simples: acima dele, esses impostos passam a ser recolhidos "por fora", no regime normal, embora a empresa siga no Simples para os tributos federais. O MEI tem teto próprio de R$ 81 mil por ano. Ao se aproximar do limite, vale planejar: ultrapassar em até 20% permite ajuste no ano seguinte; acima disso, o desenquadramento é retroativo. Acompanhar o faturamento mês a mês evita autuações e mudança de regime na hora errada.

São portes distintos. O MEI (Microempreendedor Individual) fatura até R$ 81 mil/ano, tem tributação fixa (DAS) e pode ter no máximo um empregado. A ME (Microempresa) fatura até R$ 360 mil/ano; a EPP (Empresa de Pequeno Porte), de R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões/ano. ME e EPP costumam optar pelo Simples Nacional, mas podem estar no Lucro Presumido ou Real. A escolha impacta impostos, obrigações acessórias e responsabilidade. Crescer de MEI para ME é comum quando o faturamento sobe ou se precisa de mais funcionários.

O eSocial é o sistema do governo que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregadores. Toda empresa com empregados (inclusive o MEI com um funcionário) e também o empregador doméstico precisam usar. Nele são registrados admissões, folha de pagamento, férias, afastamentos, rescisões e eventos de saúde e segurança do trabalho. Erros ou atrasos geram multas e inconsistências no FGTS e no INSS. Por isso a folha precisa ser fechada dentro do prazo de cada evento, a contabilidade preventiva evita autuações.

O DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) é a guia usada para pagar tributos federais, como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IRPF e o imposto sobre ganho de capital ou investimentos. Cada tributo tem um código de receita próprio, que identifica o que está sendo pago. Empresas no Lucro Presumido e Real usam DARF com frequência; no Simples, a maior parte é recolhida via DAS. Pagar com código errado gera pendência mesmo com o valor correto, por isso a apuração e o preenchimento devem ser conferidos.

Depende da margem de lucro e do setor. No Lucro Presumido, a Receita presume um percentual de lucro sobre o faturamento (por exemplo, 8% no comércio e 32% em serviços) e cobra IRPJ e CSLL sobre essa base, simples, mas pode pesar se a margem real for menor. No Lucro Real, os impostos incidem sobre o lucro efetivo apurado na contabilidade, permitindo abater despesas e prejuízos; é obrigatório acima de R$ 78 milhões/ano e vantajoso para margens apertadas ou empresas com muitos custos dedutíveis. A decisão é anual e exige projeção, a GL compara os dois cenários antes da opção.

Pró-labore é a remuneração do sócio que trabalha na empresa, diferente da distribuição de lucros. Sobre ele incidem INSS (11% do sócio, retido) e Imposto de Renda na fonte conforme a tabela. Não há piso legal ligado ao faturamento, mas a Receita espera um valor compatível com a função exercida; definir pró-labore zero enquanto há trabalho e retiradas costuma gerar questionamento. Uma estratégia comum é fixar um pró-labore alinhado ao mercado e complementar a renda com distribuição de lucros, que é isenta de IR quando há lucro contábil apurado.

São os dois novos tributos sobre o consumo criados pela reforma tributária. A CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) é federal e substitui PIS e Cofins. O IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) é de estados e municípios e substitui ICMS e ISS. Juntos formam um IVA dual: não cumulativo (gera crédito em cada etapa) e cobrado no destino, onde o bem ou serviço é consumido. A transição vai de 2026 a 2033, com alíquotas de teste começando baixas. O objetivo é simplificar a apuração e acabar com a chamada "guerra fiscal" entre estados.

A revisão de regime é anual e deve ser feita antes de janeiro, quando a opção é travada para o ano. Vale reavaliar quando: o faturamento se aproxima do teto do Simples (R$ 4,8 mi); a folha de pagamento cresce (o Fator R pode mudar o anexo do Simples); a margem de lucro cai (Lucro Real pode ficar melhor); ou o cliente principal passa a exigir crédito de tributos. A conta certa exige simular a carga nos três regimes com os números projetados. Trocar sem simulação costuma custar caro, a GL faz esse comparativo todo fim de ano.

O Fator R é a razão entre a folha de pagamento (incluindo pró-labore e encargos) dos últimos 12 meses e a receita bruta do mesmo período. Ele decide o enquadramento de certas atividades de serviço entre o Anexo III (alíquotas menores, a partir de 6%) e o Anexo V (a partir de 15,5%). Se a folha representa 28% ou mais do faturamento, a empresa fica no Anexo III, mais barato. Por isso, para prestadores de serviço intensivos em mão de obra, planejar o pró-labore pode reduzir legalmente a alíquota efetiva.

São as declarações e arquivos que a empresa envia ao fisco para informar suas operações, separadas do pagamento do imposto em si (a obrigação principal). Exemplos: SPED Fiscal e Contribuições, EFD-Reinf, DCTFWeb, DASN-SIMEI (MEI), DEFIS (Simples) e o eSocial. Cada regime tem seu conjunto e seus prazos. O atraso ou erro gera multa mesmo quando o imposto foi pago corretamente. Manter o calendário fiscal em dia é parte central do serviço contábil.

Os passos principais são: 1) definir a atividade (CNAE) e o porte; 2) escolher a natureza jurídica (MEI, empresário individual, SLU ou sociedade Ltda); 3) registrar na Junta Comercial e obter o CNPJ; 4) definir o regime tributário; 5) conseguir as inscrições estadual e/ou municipal e o alvará; 6) habilitar a emissão de notas. Para o MEI, todo o processo é feito online e gratuito no Portal do Empreendedor. Para os demais portes, o registro envolve contrato social e costuma exigir contador, inclusive por lei, para a escrituração. A GL cuida da abertura de ponta a ponta.

São notas para situações diferentes. A NF-e (modelo 55) documenta a venda de produtos entre empresas ou para outro estado. A NFC-e (modelo 65) é a nota do consumidor final no varejo, que substitui o antigo cupom fiscal. A NFS-e é a nota de serviços, de competência municipal, agora com um padrão nacional unificado. Emitir o modelo certo importa para o crédito de ICMS, para o ISS e para a apuração correta dos tributos. Usar a nota errada pode gerar recolhimento indevido e retrabalho na escrituração.

Hoje, os lucros distribuídos aos sócios são isentos de Imposto de Renda, desde que haja lucro contábil apurado que justifique a retirada, por isso a escrituração contábil regular é essencial para distribuir com segurança. Empresas do Simples e do Presumido podem distribuir com base no lucro presumido ou no lucro contábil (que costuma permitir valor maior quando há contabilidade completa). Atenção: há propostas em tramitação para tributar dividendos acima de determinado valor; vale acompanhar as mudanças. A GL calcula o limite isento e mantém a contabilidade que o sustenta.

Bem mais que o salário. Além da remuneração, a empresa arca com FGTS (8%), 13º salário (1/12 por mês), férias mais um terço (cerca de 11% ao mês), e, fora do Simples, INSS patronal de 20% mais RAT e terceiros. Na prática, um funcionário custa entre 1,3 e 1,8 vez o salário no Simples Nacional e até 2 vezes nos demais regimes. Antes de contratar, projete esse custo total no fluxo de caixa e avalie o regime tributário: a folha influencia até o enquadramento do Simples pelo Fator R.

Todo empregado CLT tem direito ao 13º: um salário extra por ano, proporcional aos meses trabalhados (1/12 por mês com 15 dias ou mais de trabalho). O pagamento é em duas parcelas: a primeira até 30 de novembro (sem descontos) e a segunda até 20 de dezembro (com INSS e IRRF calculados sobre o valor total). Quem foi admitido durante o ano recebe proporcional. Para a empresa, o ideal é provisionar 1/12 todo mês e não sentir o impacto no caixa de dezembro.

Depende do quanto passou. Até 20% acima do teto (R$ 81 mil, ou seja, até R$ 97,2 mil), você paga um DAS complementar sobre o excedente e é desenquadrado a partir de janeiro do ano seguinte, virando ME no Simples. Acima de 20%, o desenquadramento é retroativo a janeiro do próprio ano, com recolhimento dos impostos como ME desde então, com juros. O importante é não esconder faturamento: acompanhe as notas mês a mês e, se o negócio cresceu, planeje a migração para ME antes que ela aconteça no susto.

O certificado digital (e-CNPJ ou e-CPF) é a identidade eletrônica que assina documentos e acessa sistemas do governo com validade jurídica. A maioria das empresas precisa: ele é exigido para emitir NF-e, entregar declarações no eSocial e acessar o e-CAC da Receita. O MEI é a principal exceção, pois emite nota e cumpre obrigações com login gov.br. Existem certificados A1 (arquivo digital, validade de 1 ano, mais prático para sistemas) e A3 (cartão ou token físico, até 3 anos). Para quem usa emissor de notas e contabilidade online, o A1 costuma ser a escolha certa.

Contabilidade digital é o modelo em que documentos, guias e relatórios circulam por sistemas integrados em vez de papel: o emissor de notas conversa com o sistema contábil, os extratos bancários entram por conexão direta e você acompanha tudo por painel ou aplicativo. Os ganhos práticos são menos retrabalho, guias em dia, menos erro manual e visão do resultado sem esperar o fechamento do mês. Vale a pena para a grande maioria dos pequenos negócios; o cuidado é escolher um parceiro que alie a tecnologia a atendimento consultivo de verdade, porque software sozinho não faz planejamento tributário.

Comece pelas tarefas repetitivas que consomem horas: redigir e revisar e-mails e propostas, resumir documentos e contratos longos, criar descrições de produtos, organizar planilhas e rascunhar posts. Assistentes de IA fazem bem esse primeiro rascunho e você revisa em minutos. Na parte financeira, use IA para categorizar despesas e apontar cobranças fora do padrão. Duas regras de ouro: nunca cole dados sensíveis de clientes em ferramentas gratuitas, e trate a resposta da IA como rascunho a validar, principalmente em temas fiscais, nos quais a palavra final deve ser do seu contador.

As campeãs de tempo perdido têm solução pronta: emissão de notas recorrentes (emissores com faturamento automático), cobrança de clientes (boletos e Pix com lembrete automático e baixa por conciliação), pagamento de guias em débito automático, conciliação bancária por integração com o sistema de gestão e relatórios de fluxo de caixa gerados pelo próprio sistema. Um pequeno negócio que automatiza cobrança e conciliação costuma liberar horas por semana e reduz inadimplência. Comece por uma dor de cada vez e escolha ferramentas que se integrem entre si e com a sua contabilidade.

Não existe "restituição anual" automática como na pessoa física, mas empresas recuperam tributos de outras formas: pagamentos a maior ou em duplicidade podem ser restituídos ou compensados via PER/DCOMP; créditos de PIS/Cofins e ICMS podem abater apuracões seguintes; e revisões dos últimos 5 anos frequentemente encontram valores pagos indevidamente (enquadramento errado, benefício não aproveitado). Esse trabalho de recuperação tributária exige análise técnica dos documentos fiscais, e é um dos pontos em que uma contabilidade atenta se paga.