Simples Nacional: o que avaliar antes de optar pelo regime em 2027

Escolher o regime tributário certo é uma das decisões mais importantes para a saúde financeira de uma empresa. No Brasil, a disputa fica entre três opções: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Antes de indicar o Simples, o contador precisa fazer uma análise detalhada, porque a opção por esse regime é irretratável durante todo o ano-calendário, salvo situações específicas de exclusão previstas em lei. Ou seja, não dá para trocar de ideia no meio do caminho, o que torna essa decisão ainda mais delicada.

Para fazer essa análise com segurança, o contador precisa que você forneça um conjunto completo de informações: dados financeiros, societários, trabalhistas e logísticos da empresa. Se essas informações vierem incompletas, o risco é grande: a simulação da carga tributária pode sair errada e algum impedimento para entrar ou continuar no regime pode passar despercebido, gerando problemas mais tarde.

Faturamento e os limites que definem a entrada no regime

O primeiro filtro é a receita bruta da empresa. Existem dois limites que precisam ser observados com atenção. O limite geral é de R$ 4,8 milhões por ano no mercado interno, com um valor adicional de igual montante liberado para exportações. Empresas que estão começando a operar têm esse limite calculado de forma proporcional aos meses de atividade no ano.

Já para ICMS e ISS, existe um sublimite de R$ 3,6 milhões por ano. Se a empresa ultrapassar esse valor em até 20%, ela só perde o direito de recolher esses dois impostos pelo DAS a partir do ano seguinte. Mas se o excesso for maior que 20%, a perda desse benefício passa a valer já no mês seguinte ao estouro do limite. Na prática, isso significa que ICMS e ISS passam a seguir as regras normais fora do Simples, enquanto os demais tributos continuam no DAS, desde que a empresa siga cumprindo os requisitos do regime.

Além de olhar o faturamento, o contador também compara esse número com a margem de lucro do negócio. Em setores com custos operacionais e de insumos muito altos, as despesas e os créditos tributários disponíveis podem mudar completamente qual regime é mais vantajoso. É por isso que a simulação precisa considerar a carga tributária total, e não apenas o valor do DAS isoladamente.

O tipo de atividade também pesa na conta

Cada atividade da empresa precisa estar corretamente classificada pelos códigos oficiais de atividade econômica. Essa verificação serve para dois propósitos: identificar se a atividade está entre as proibidas de optar pelo Simples, como loteamento, incorporação de imóveis ou geração de energia elétrica, e também para saber em qual dos cinco anexos da tabela do Simples a receita da empresa vai se encaixar, já que cada um tem alíquotas e regras próprias.

Para prestadores de serviço que podem se encaixar nos Anexos III ou V, existe um cálculo específico chamado Fator R, que compara os gastos com folha de pagamento com a receita bruta acumulada nos últimos 12 meses. Se esse percentual for igual ou maior que 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III, com alíquotas menores, a partir de 6%. Se for menor que 28%, cai no Anexo V, que começa em 15,5%. É importante saber que não atingir os 28% não impede a empresa de continuar no Simples, apenas resulta em uma alíquota maior.

Sócios, participações e a estrutura da empresa

A análise não para no faturamento e na atividade. O contador também precisa checar se existem débitos com Fazenda ou INSS sem suspensão de exigibilidade, além da regularidade dos cadastros fiscais, já que pendências assim podem travar a opção pelo regime. Outro ponto sensível é a participação societária: se o dono da empresa também é sócio de outro negócio que usa o Simples, é preciso somar as receitas das duas empresas para verificar o limite. Se a outra empresa não estiver no Simples, a regra considera participação superior a 10% combinada com receita conjunta acima de R$ 4,8 milhões como motivo de impedimento.

Também é vedada a opção para empresas com sócio domiciliado no exterior, com outra pessoa jurídica no capital social, ou organizadas como sociedade por ações. São detalhes que, se não forem verificados com cuidado, podem gerar dor de cabeça depois que a empresa já estiver operando no regime.

O que muda com a chegada de IBS e CBS

Para empresas já constituídas que ainda não estão no Simples e querem entrar no regime em 2027, a janela de adesão vai de 1º a 30 de setembro de 2026. No mesmo período, tanto quem já está no Simples quanto quem está entrando pode optar pela apuração regular de IBS e CBS já no primeiro semestre de 2027, mantendo os demais tributos dentro do DAS. Quem decidir manter IBS e CBS integrados ao Simples não precisa fazer nada, a permanência é automática.

Outro ponto que merece atenção é a relação com fornecedores e clientes. Empresas do Simples que vendem para outras empresas fora do regime enfrentam uma limitação: o comprador só pode aproveitar crédito de ICMS até o valor efetivamente pago pelo fornecedor optante, e não tem direito ao crédito de IPI nessas compras. Isso pode ser uma desvantagem competitiva em vendas para grandes empresas, e o contador precisa avaliar se a economia de impostos compensa essa possível perda de competitividade comercial. Nas vendas entre estados também é preciso ficar atento a cobranças extras de ICMS, como diferencial de alíquota ou substituição tributária, que podem reduzir a vantagem prática de estar no Simples.

Diante de tantas variáveis, a decisão sobre o regime tributário não deve ser tomada isoladamente ou por comparação simplificada de alí