Simples Nacional: multa por atraso no PGDAS-D fica mais pesada em 2026

Se a sua empresa é optante do Simples Nacional, preste atenção: a partir de 2026, atrasar a entrega do PGDAS-D, o sistema onde você declara o faturamento mensal para gerar a guia de imposto (DAS), passou a custar caro desde o primeiro dia de atraso. A folga que existia até o fim de 2025 acabou, e agora a pontualidade mensal virou questão de sobrevivência financeira para pequenos negócios.

O que muda

Até o final de 2025, quem atrasava a entrega da declaração tinha uma espécie de trégua: a multa só começava a ser calculada a partir do quarto mês do ano seguinte. Na prática, isso criava uma margem informal de manobra para contadores e empresários resolverem pendências sem pressão imediata do bolso.

Essa mudança vem da Lei Complementar nº 214/2025, ligada à Reforma Tributária, somada à Resolução CGSN nº 183/2025. Juntas, essas normas reformularam a cobrança de penalidades e acabaram com essa tolerância. Agora, a multa passa a contar já no dia seguinte ao vencimento do prazo, que é sempre o dia 20 de cada mês seguinte ao mês apurado.

Se a declaração não for enviada até essa data, o sistema aplica automaticamente a cobrança a partir do dia 21, numa alíquota de 2% ao mês ou fração, com valor mínimo de R$ 50,00 por mês de referência. Há um único alívio: se a empresa entregar a declaração por conta própria, antes de qualquer notificação do Fisco, a multa cai pela metade. Essa regra vale para qualquer declaração atrasada entregue a partir de 2026, mesmo que seja referente a anos anteriores.

Quem é afetado e os erros mais comuns

A mudança atinge todos os optantes do Simples Nacional que usam o PGDAS-D para declarar faturamento e gerar o DAS. A declaração é feita totalmente online, no Portal do Simples Nacional, com login via Gov.br (nível prata ou ouro) ou certificado digital. É preciso informar a receita bruta do mês com precisão, e empresas que atuam ao mesmo tempo no comércio e na prestação de serviços precisam separar corretamente as receitas por Anexo, sob pena de alterar a alíquota efetiva e gerar divergências.

Entre os erros mais frequentes que levam a autuações estão: classificar a receita na atividade errada (trocando comércio por serviço, por exemplo), lançar receitas no mês errado (o que desalinha o cálculo progressivo do imposto) e não conciliar as notas fiscais com as vendas feitas por cartão, PIX ou marketplaces. Esse descasamento entre o que entrou na conta e o que foi declarado é hoje uma das principais causas de questionamento fiscal.

Vale reforçar: o PGDAS-D tem valor legal de confissão de dívida, mas a Receita Federal não depende só do que você declara. Os valores informados são cruzados automaticamente com notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFS-e) e com a base da e-Financeira, que reúne dados de instituições de pagamento e administradoras de cartão. Diante de divergências, o contribuinte pode receber avisos no Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTESN), intimações para se regularizar ou até ser excluído do regime, com autuação, juros pela Selic e multa de ofício.

Como se preparar e o que vem em 2027

Para evitar dor de cabeça, o ideal é adotar uma rotina mensal de conferência: conciliar todas as notas fiscais emitidas com os relatórios de vendas em cartão, PIX e marketplaces, considerando devoluções e cancelamentos antes de fechar a declaração. Também é importante acompanhar com frequência as mensagens do DTESN e do e-CAC, já que muitas notificações chegam por via eletrônica e perder o prazo de resposta transforma um problema simples em um processo caro. Qualquer divergência legítima, como substituição tributária ou devolução de mercadorias, deve ficar bem documentada para sustentar uma eventual defesa.

Manter essa disciplina agora também prepara sua empresa para as mudanças que chegam em 2027, quando o Simples Nacional passa a incorporar o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). A partir do primeiro semestre daquele ano, micro e pequenas empresas poderão escolher entre manter esses tributos unificados dentro do próprio Simples ou apurá-los pelo regime regular, exceto o MEI, que fica fora dessa opção. A declaração anual Defis também deixará de existir isoladamente.

Na prática, quem mantém o PGDAS-D em dia e a conciliação organizada hoje entra em vantagem para essa transição. Cumprir prazos, checar os dados cadastrais e cruzar as informações de vendas com o que é declarado não é apenas burocracia: é o que protege o caixa da empresa, evita multas desnecessárias, preserva o acesso a crédito e garante uma passagem mais tranquila para o novo modelo tributário que se aproxima.