Reforma Tributária: como revisar a operação da empresa antes de 2027

A Reforma Tributária do Consumo está deixando de ser um assunto apenas teórico para virar tarefa prática dentro das empresas. Com 2027 se aproximando, não basta mais entender como funcionam o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) ou calcular o impacto financeiro dessas mudanças. Agora é hora de verificar se os sistemas, cadastros e processos internos da sua empresa realmente estão prontos para operar dentro dessas novas regras. E essa verificação precisa acontecer antes de fechar o orçamento do próximo ano.

A reforma foi criada pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada, entre outras normas, pela Lei Complementar nº 214/2025. Na prática, isso significa que o novo modelo de tributação vai mexer em praticamente todo o fluxo operacional de um negócio, do cadastro de um produto até o recebimento de uma venda. Por isso, tratar essa mudança como um problema exclusivo do setor fiscal e contábil é um erro que pode custar caro.

Por que isso vai além do time contábil

Uma decisão tomada em uma área da empresa pode gerar consequências em outra, sem que ninguém perceba na hora. Um exemplo simples: uma condição comercial cadastrada de forma errada pode alterar a nota fiscal emitida, o valor cobrado, a forma de pagamento, os registros contábeis e até o aproveitamento de créditos tributários. Por isso, o primeiro passo recomendado é mapear todo o caminho das operações da empresa, identificando onde as informações nascem, são alteradas, validadas e enviadas ao governo.

Dentro desse mapeamento, o cadastro de produtos, serviços, clientes e fornecedores merece atenção redobrada. Isso porque, quando o sistema aplica a mesma regra em milhares de operações, qualquer erro de cadastro se multiplica automaticamente. A revisão precisa incluir a classificação fiscal dos produtos, os códigos usados, a localização de quem compra e quem vende, e os regimes tributários diferenciados que possam se aplicar. Só porque um código já existe no sistema de gestão não quer dizer que ele esteja correto: é preciso checar a origem da informação e quem tem permissão para alterá-la.

Um ponto que merece destaque é que o código de classificação de mercadorias (NCM) continuará existindo, mas não será suficiente, sozinho, para definir como o IBS e a CBS vão incidir sobre cada operação. Produtos com a mesma classificação podem ter tratamentos tributários diferentes dependendo de outros fatores, como enquadramento em regimes específicos. Por isso, a recomendação é que a empresa construa uma espécie de mapa interno que cruze os dados cadastrais com as regras aplicáveis a cada situação.

Sistemas e documentos fiscais precisam ser testados de verdade

Ter um sistema de gestão robusto não garante, por si só, que a empresa esteja preparada. O ERP apenas executa as regras que foram cadastradas nele: se a parametrização estiver errada, o sistema vai simplesmente reproduzir o erro em escala. Por isso, a revisão tecnológica precisa checar se o sistema foi atualizado para lidar com o IBS e a CBS, se conversa bem com os emissores de notas fiscais, com as áreas de compras e faturamento, e se trata corretamente cancelamentos, devoluções e ajustes. Os testes não podem se limitar a uma operação padrão: é preciso simular situações como descontos condicionais, adiantamentos, transferências entre filiais e vendas com entrega em endereço diferente do comprador.

O mesmo cuidado vale para os documentos fiscais eletrônicos, que estão sendo adaptados para incluir os dados do IBS e da CBS. Não basta conseguir preencher os novos campos: é preciso confirmar se essa informação chega correta a todos os sistemas seguintes, do faturamento até a escrituração contábil. A aprovação da nota fiscal pelo sistema do governo não é garantia de que tudo está certo: uma informação pode passar pelas validações técnicas e, mesmo assim, estar incompatível com a operação comercial real.

Fornecedores e créditos exigem mais controle

Com a não cumulatividade do IBS e da CBS, os documentos recebidos de fornecedores passam a ter peso ainda maior. A legislação vincula o aproveitamento de créditos à existência de nota fiscal eletrônica idônea e ao efetivo pagamento dos tributos correspondentes ao longo da cadeia. Na prática, isso significa que o controle do crédito da sua empresa não depende só da sua própria escrituração, mas também do comportamento fiscal de quem vende para você. Por isso, é recomendável avaliar a qualidade dos documentos emitidos pelos fornecedores, a frequência de erros ou cancelamentos, e criar critérios de monitoramento, principalmente para aqueles que concentram grande volume de compras.

Outro ponto de atenção são os controles paralelos, como planilhas e bases manuais criadas para suprir falhas do sistema oficial. Esses controles podem resolver um problema imediato, mas dificultam a governança quando ninguém sabe claramente quem é responsável por eles, qual versão está correta ou de onde vieram os dados. Um fechamento contábil que só funciona graças a mutirões e conferências manuais é sinal de que o processo não está maduro o suficiente para suportar as novas exigências. Por fim, contratos de longo prazo também precisam ser