PGDAS-D com multa mais pesada: veja como evitar prejuízo no Simples Nacional

Se a sua empresa é optante do Simples Nacional, preste atenção: a partir de 2026, atrasar o envio do PGDAS-D, a declaração mensal que gera a guia única de impostos (DAS), passou a custar caro desde o primeiro mês de atraso. Antes, havia uma folga informal de vários meses até a multa começar a ser cobrada. Essa margem acabou. A mudança vem da Lei Complementar nº 214/2025, ligada à Reforma Tributária, combinada com a Resolução CGSN nº 183/2025.

O que muda

Até o fim de 2025, o atraso na entrega do PGDAS-D só começava a gerar multa a partir do quarto mês do ano seguinte. Na prática, isso dava um respiro para contadores e empresários resolverem pendências sem pressão imediata. Agora, o prazo de vencimento é o dia 20 de cada mês, referente à apuração do mês anterior, e a multa passa a contar automaticamente a partir do dia 21. A cobrança é de 2% ao mês ou fração, com valor mínimo de R$ 50,00 por mês de referência. Se a empresa se antecipar e entregar a declaração antes de qualquer notificação do Fisco, a multa cai pela metade. Essa regra vale para qualquer declaração em atraso entregue a partir de 2026, mesmo que seja de períodos anteriores.

Além do rigor no prazo, o preenchimento correto virou ponto de atenção redobrada. O procedimento é feito pelo Portal do Simples Nacional, com acesso via Gov.br (nível prata ou ouro) ou certificado digital. O empresário informa a receita bruta do mês, e quem trabalha com comércio e serviços ao mesmo tempo precisa separar corretamente os valores conforme os Anexos aplicáveis. Misturar essas receitas ou lançá-las no campo errado altera a alíquota do imposto e cria divergências que chamam atenção do Fisco.

Os erros mais comuns nesse processo incluem classificar a receita na atividade errada (trocando serviço por comércio, por exemplo), lançar uma nota fiscal em mês diferente do correto, e não conferir se o que foi declarado bate com o que realmente entrou pelas vendas em cartão, PIX ou marketplaces. Corrigir esses deslizes somente depois de já ter recebido uma notificação da Receita costuma sair mais caro do que se antecipar e retificar por conta própria.

Quem fiscaliza e como

O PGDAS-D tem valor de confissão de dívida, mas a Receita Federal não confia apenas no que o empresário declara. O sistema cruza automaticamente os valores informados com as notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFS-e) e com dados da e-Financeira, que reúne as movimentações de cartões e instituições de pagamento. Quando há divergência entre o que entrou na conta e o que foi declarado, a empresa pode receber avisos no Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTESN), ser chamada para se autorregularizar ou, em casos mais graves, ser excluída do regime, com multa e juros pela Selic.

Como se preparar

Diante desse cenário, alguns cuidados mensais fazem diferença real na proteção do negócio. Confira o que os especialistas recomendam:

Manter essa rotina em ordem não é apenas uma questão de evitar multa. É também a base para atravessar bem a próxima etapa da Reforma Tributária. A partir do primeiro semestre de 2027, as micro e pequenas empresas do Simples Nacional poderão escolher entre manter o novo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) dentro do próprio regime unificado, ou apurá-los separadamente pelo regime regular. Essa opção não vale para o MEI, que ficará fora dela. A declaração anual Defis também deixará de existir de forma isol