NFS-e com IBS e CBS: veja o cronograma e o que sua empresa precisa ajustar

Se a sua empresa presta serviços e emite Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), é hora de prestar atenção: o Portal da NFS-e divulgou um cronograma oficial para incluir os novos tributos da Reforma Tributária, o IBS e a CBS, no documento fiscal. A mudança não é opcional e vem acompanhada de datas específicas, dependendo do tipo de serviço que você presta.

A novidade foi detalhada em um documento de perguntas e respostas publicado pelo órgão responsável pela NFS-e, com base no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4. Na prática, isso significa que os sistemas de emissão de notas vão precisar de novos campos para registrar esses tributos, e cada empresa terá um prazo diferente para começar a preencher essas informações, conforme o tipo de atividade exercida.

O que muda

A partir de agora, a NFS-e vai passar a exigir o detalhamento do IBS e da CBS diretamente no documento fiscal, algo que ainda não é obrigatório hoje. Isso significa uma nova rotina para quem emite notas de serviço: será preciso que o sistema usado pela empresa (o ERP ou emissor de notas) esteja preparado para calcular e destacar corretamente esses valores, de acordo com o enquadramento de cada atividade.

Quem é afetado e quando

A obrigatoriedade não começa de uma vez para todo mundo. O governo optou por um cronograma em três etapas, de acordo com o tipo de serviço prestado e o regime tributário da empresa.

Vale reforçar um ponto importante: até 31 de dezembro de 2026, mesmo que os dados de IBS e CBS não sejam preenchidos, o sistema ainda vai autorizar a emissão da nota normalmente. Ou seja, não há bloqueio técnico neste período de transição. Mas isso não significa que a empresa está livre de problemas.

Assim que a obrigatoriedade da sua categoria começar a valer, emitir nota sem esses dados passa a ser considerado uma desconformidade fiscal, sujeita às penalidades previstas na norma. Na prática, o fato de a nota ter sido autorizada pelo sistema não protege a empresa de uma eventual autuação depois. Por isso, o alerta é claro: atenção redobrada dos setores contábil e de tecnologia da empresa é essencial para não cair nessa armadilha.

Como se preparar

O documento do Comitê Gestor também trouxe um alívio temporário para autônomos e para serviços notariais e cartorários: essas categorias poderão continuar emitindo notas usando o CPF, até que seja criado um CNPJ específico para esse tipo de atividade. Já no campo técnico, as Notas Técnicas 008 e 009 foram formalizadas como referência para quem desenvolve os softwares fiscais usados pelas empresas, o que deve orientar a atualização dos sistemas nos próximos meses.

Diante desse cenário, o mais indicado é não deixar a adaptação para a última hora. Verifique com o seu contador ou com o fornecedor do seu sistema de emissão de notas se já existe previsão de atualização para incluir os campos de IBS e CBS, e confirme em qual das três fases a sua atividade se enquadra. Empresas que dependem de sistemas próprios ou personalizados devem redobrar a atenção, já que ajustes de última hora podem gerar atrasos e, consequentemente, risco de autuação assim que a obrigatoriedade da sua categoria entrar em vigor.