Apuração assistida do IBS e CBS: por que só o SPED não é suficiente

A partir de 2027, a forma de apurar os novos tributos IBS e CBS vai mudar de um jeito que exige atenção imediata da sua empresa. Em vez de o contador calcular os valores devidos todo mês, será o próprio Fisco que vai montar essa conta, com base nas notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas pelo seu negócio. Essa proposta pronta chega até você, que terá um prazo para confirmar, corrigir ou contestar. E aqui está o ponto de atenção: se ninguém responder dentro do prazo, o valor calculado pelo governo vira dívida confirmada, mesmo que tenha erro.

Esse modelo se chama apuração assistida e está previsto na Lei Complementar nº 214/2025. Ele já está em fase de testes, mas passa a valer com efeito financeiro real em 2027. A mudança é estrutural: sai a lógica de cada estabelecimento calcular seus próprios tributos e entra um sistema centralizado, automático, que cruza todos os documentos fiscais eletrônicos da empresa.

O que muda na prática

Até agora, a rotina contábil funcionava assim: fechava o mês, reunia os documentos e montava a apuração de impostos do zero. Com a apuração assistida, essa lógica se inverte. O Fisco já entrega o cálculo pronto, e o trabalho da contabilidade passa a ser conferir se esse cálculo está correto, dentro do prazo estabelecido. Parece mais simples, mas exige mais rigor: qualquer erro na emissão de uma nota fiscal se transforma rapidamente em um problema financeiro real para a empresa.

É aqui que entra o alerta mais importante: o SPED, que sua empresa já usa para outras obrigações fiscais, não traz os dados de IBS e CBS. Isso significa que, se você tentar conferir a proposta do Fisco usando apenas o SPED, não vai ter informações suficientes para saber se os valores estão certos. A única forma de fazer essa checagem de verdade é baixando o XML de cada nota fiscal eletrônica, documento que concentra os dados que realmente importam para essa nova apuração.

Além disso, o SPED tradicional funciona como um repositório de informações fechadas no fim do mês. Já a apuração assistida trabalha com dados em tempo real, direto dos documentos fiscais eletrônicos. Isso muda a velocidade com que os erros aparecem: um problema na emissão de uma nota vira passivo imediato, sem espaço para corrigir depois, apenas no fechamento do arquivo mensal, como era possível antes.

Há também uma conexão direta com o financeiro da empresa que merece cuidado. Com o avanço do chamado Split Payment, o crédito tributário só é reconhecido quando o fornecedor efetivamente recebe o pagamento. Ou seja, o controle sobre pagamentos e conciliação do fluxo de caixa passa a interferir diretamente na apuração de tributos, algo que vai muito além do que o SPED tradicional sempre entregou.

Vale um aviso específico sobre PIS e Cofins: mesmo com a extinção prevista dessas contribuições a partir de 2027, a obrigação de entregar a EFD-Contribuições não acaba de imediato. Isso porque ainda existem saldos credores de créditos remanescentes dessas contribuições que precisam ser controlados.

Quem sente mais o impacto

Embora a mudança afete todos os setores, alguns negócios vão sentir mais peso por causa do alto volume de notas fiscais que emitem. É o caso de mercados, farmácias, postos de combustível, redes de fast-food e restaurantes (inclusive com pedidos de delivery), e-commerces e marketplaces, distribuidoras, atacadistas e transportadoras. Esses setores vão precisar de sistemas capazes de baixar o XML das notas em lote, já que fazer essa conferência manualmente seria inviável diante do volume de documentos gerados diariamente.

Como se preparar

A conferência da apuração assistida pode ser feita pelo Ambiente Beta de Tributação sobre Consumo, disponível no portal da Receita Federal, com acesso via conta Gov.br, certificado digital e-PJ ou perfil de procurador. O caminho prático envolve baixar o XML de cada nota fiscal emitida, analisar os débitos apontados pelo Fisco conferindo cada documento (NF-e, NFC-e, NFS-e) e cruzar os créditos apresentados com o sistema interno da empresa. Essa validação é essencial porque, como já mencionado, aceitar os valores sem contestar equivale a confirmar uma dívida, mesmo que ela esteja errada.