Reforma Tributária: cronograma de IBS e CBS e como preparar sua empresa

A transição para o novo modelo tributário do IBS e da CBS já começou, mas não de uma vez só. Desde 3 de agosto de 2026, passou a valer a obrigatoriedade de novos campos relacionados a esses tributos em documentos fiscais eletrônicos importantes, como notas fiscais e outros registros usados no dia a dia das empresas. A regra que organiza essa mudança é o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, que dividiu a implementação em cinco etapas, com prazo final em janeiro de 2027. Ou seja: você tem mais tempo, mas não pode se dar ao luxo de deixar para depois.

O que muda e quem é afetado

Em vez de uma mudança única, o governo optou por um cronograma escalonado. Cada etapa envolve tipos diferentes de documentos fiscais, operações e, em alguns casos, o regime tributário da empresa. A primeira fase, iniciada em agosto de 2026, já trouxe a obrigatoriedade para os principais documentos fiscais eletrônicos. As etapas seguintes vão incluir, entre outros pontos, a NFCOM, parte das notas de serviço eletrônicas (NFS-e), documentos de importação, eventos da Declaração Eletrônica de Regimes Especiais (DeRE), operações de plataformas digitais, softwares e locações, além da Duimp. Uma etapa específica marca, em regra, o início da obrigatoriedade também para empresas optantes pelo Simples Nacional. Isso significa que praticamente nenhuma empresa fica de fora: a diferença está apenas em quando cada uma precisará se adequar.

Apesar do prazo mais longo, o desafio de fundo não muda: as empresas precisam revisar informações fiscais que, em muitos casos, estão desatualizadas há anos dentro dos seus sistemas de gestão (ERPs). Isso inclui a classificação fiscal dos produtos, o código NCM, o CST, benefícios fiscais e as regras usadas para emitir notas fiscais. Quanto maior o catálogo de produtos da empresa, maior a complexidade dessa revisão.

Por que o cadastro de produtos é o ponto crítico

Um erro que muitas empresas cometem é achar que o problema está na hora de emitir a nota fiscal. Na prática, a nota é apenas o resultado final de um processo que começa muito antes, no cadastro do produto. É lá que ficam definidas informações como NCM, CST, benefícios fiscais, alíquotas e regras de tributação. Se esses dados estiverem errados ou desatualizados, o sistema simplesmente repete o erro em todas as notas emitidas, criando um problema em escala, e não pontual. Com a chegada gradual do IBS e da CBS, esse risco fica ainda mais evidente, porque a nova estrutura de tributos exige uma base de dados consistente para funcionar corretamente.

Para empresas pequenas, com poucos produtos, revisar esse cadastro manualmente pode até ser viável. Mas quando o negócio tem centenas, milhares ou dezenas de milhares de itens cadastrados, a revisão manual se torna praticamente impossível de fazer com segurança e dentro do prazo, além de aumentar o risco de erro humano.

Como se preparar sem travar a operação

A boa notícia é que essa fase de transição também abre espaço para o escritório de contabilidade atuar de forma mais próxima do cliente, e não só quando o problema já apareceu na nota fiscal. Revisar cadastros, identificar divergências e ajustar parametrizações antes que a obrigatoriedade chegue evita retrabalho, reduz o risco de rejeição de documentos e evita recolhimento incorreto de tributos. Uma pesquisa da IOB mostra que boa parte das empresas já reconhece essa dificuldade: 64,70% delas gostariam que a atualização das informações tributárias fosse feita de forma automática, e 29,52% afirmam nem saber como conduzir esse processo. Esses números deixam claro que a tecnologia se tornou parte necessária da adequação, e não apenas um recurso opcional.

Ferramentas de inteligência tributária, com apoio de inteligência artificial, conseguem analisar bases completas de produtos a partir de planilhas exportadas do próprio ERP, interpretar descrições, cruzar códigos de barras e NCM, apontar divergências entre o cadastro atual e a classificação correta, e sugerir a reclassificação para validação. Isso reduz drasticamente o tempo de revisão em comparação ao trabalho manual e aumenta a confiabilidade das informações que sustentam toda a operação fiscal da empresa.

O ponto mais importante é este: o cronograma escalonado até janeiro de 2027 não é motivo para adiar a preparação, e sim uma oportunidade para organizar a casa antes que a obrigatoriedade chegue para o seu tipo de documento ou regime. Empresas que revisarem cadastros, corrigirem classificações fiscais e alinharem suas parametrizações agora chegarão a cada nova etapa da Reforma Tributária com muito mais segurança, evitando erros em escala e o retrabalho que costuma surgir quando a adequação é feita às pressas.