NF-e e DANFE têm novas regras: veja o que muda para sua empresa

Se sua empresa emite Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), fique atento: uma nova norma publicada pelo CONFAZ em conjunto com a Receita Federal muda regras importantes sobre a NF-e e o seu documento auxiliar, o DANFE. As mudanças valem para todo o país, mas trazem regras específicas para alguns estados, o que exige atenção redobrada de quem emite notas nesses locais.

A atualização foi formalizada pelo Ajuste SINIEF nº 40, publicado no Diário Oficial da União em 14 de setembro de 2026. A norma já está em vigor desde a data de publicação, mas as exigências práticas só passam a valer no primeiro dia do segundo mês seguinte à divulgação oficial. Na prática, isso dá um período de transição para que empresas e sistemas se ajustem antes da cobrança efetiva das novas regras.

O que muda

A norma altera o Ajuste SINIEF nº 7/2005, que é a base das regras da NF-e no Brasil. Um dos pontos centrais é que o Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) da NF-e passa a ser a referência única para definir como os sistemas das empresas devem se comunicar com os portais das Secretarias da Fazenda estaduais. Isso significa que qualquer sistema emissor de notas fiscais precisa estar alinhado exatamente às especificações técnicas descritas nesse manual.

Além da regra geral, a atualização traz determinações específicas para alguns estados. O Paraná passa a ter a obrigação de disponibilizar e manter uma versão digital e de fácil acesso do Manual de Orientação do Contribuinte da NF-e. Já Minas Gerais foi dispensado de aplicar um procedimento específico previsto na cláusula sexta do ajuste original, o que representa uma simplificação para o estado.

Quem é afetado pela mudança na inutilização de numeração

Outro ponto de destaque é a alteração no procedimento de Pedido de Inutilização de Número da NF-e. Esse pedido é usado quando uma empresa precisa cancelar uma numeração de nota fiscal que não chegou a ser utilizada. Com a nova norma, esse procedimento deixa de valer para empresas localizadas no Acre, na Bahia e em São Paulo. Nos demais estados, a regra nacional já existente continua sendo aplicada normalmente.

Empresas com filiais ou operações em mais de um estado precisam ficar especialmente atentas, já que a mesma situação (uma numeração de nota não utilizada, por exemplo) pode exigir procedimentos diferentes dependendo de onde a empresa está localizada.

Prazos e como se preparar

A norma foi validada durante a 202ª Reunião Ordinária do CONFAZ, realizada em Maceió, no início de setembro de 2026, e entrou em vigor no mesmo dia de sua publicação no Diário Oficial da União. No entanto, o ponto mais importante para o seu negócio é que a cobrança prática das novas regras só começa no primeiro dia do segundo mês após a publicação, ou seja, você ainda tem um prazo para se organizar antes que as mudanças passem a valer no dia a dia.

Esse intervalo deve ser usado para verificar, junto ao seu contador ou ao responsável técnico pelo sistema de emissão de notas fiscais, se o software utilizado pela empresa está de acordo com as especificações atualizadas do MOC. Empresas que emitem notas no Acre, na Bahia ou em São Paulo devem revisar especificamente como tratam pedidos de inutilização de numeração, já que o procedimento anterior deixa de valer nesses estados.

Na prática, o recado é simples: não deixe para a última hora. Consulte seu escritório de contabilidade para confirmar se os sistemas usados na emissão de NF-e e DANFE já estão preparados para as novas exigências, principalmente se sua empresa opera em algum dos estados com regras diferenciadas. Um ajuste feito com antecedência evita erros na emissão de notas e problemas com o Fisco quando a cobrança das novas regras entrar em vigor.