IBS e CBS: quando sua empresa pode usar os créditos tributários?

Com a chegada do IBS e da CBS, uma dúvida prática vai ocupar o dia a dia do setor financeiro das empresas: receber a nota fiscal da compra garante o direito de usar o crédito tributário na hora? A resposta, baseada na Lei Complementar nº 214/2025 e no Decreto nº 12.955/2026, é não, pelo menos não automaticamente. Na regra geral, o crédito só fica disponível quando o débito da operação anterior é efetivamente quitado, e isso pode acontecer de formas diferentes, nem sempre dependendo só do fornecedor.

O que muda na lógica do crédito

No modelo atual, muitas empresas já se acostumaram a lançar o crédito com base no documento fiscal recebido. Com o novo sistema, essa lógica muda: existe uma distinção clara entre o valor que aparece na nota fiscal e o crédito que realmente pode ser utilizado. Isso significa que sua empresa vai precisar acompanhar não apenas o que foi comprado, mas também se o imposto daquela operação já foi extinto, ou seja, pago ou compensado de alguma forma prevista em lei.

A legislação prevê cinco caminhos possíveis para essa extinção do débito: compensação com créditos que o próprio contribuinte já tenha, recolhimento no momento do pagamento financeiro (mecanismo conhecido como split payment), ou pagamento feito pelo responsável tributário. Além disso, há uma regra específica para quando o comprador paga o fornecedor por um meio que não permite a separação automática do imposto: nesse caso, é o próprio comprador do regime regular que recolhe o tributo.

Quando a empresa pode usar o crédito mesmo sem a extinção prévia

A lei também prevê uma exceção importante, pensada para a fase de implementação do novo sistema. Se dois mecanismos específicos ainda não estiverem em funcionamento (o split payment e o recolhimento pelo próprio adquirente), a empresa não precisa esperar a extinção prévia do débito para aproveitar o crédito. Nessa situação, o que vale é o destaque correto dos valores no documento fiscal eletrônico da compra. Ou seja, enquanto esses mecanismos não estiverem plenamente operacionais, a nota fiscal bem preenchida pode ser suficiente para garantir o crédito.

Nota fiscal registrada não é o mesmo que crédito pronto para uso

O regulamento da CBS, aprovado pelo Decreto nº 12.955/2026, reforça essa separação ao diferenciar três situações distintas relacionadas ao crédito. Na prática, isso significa que sua empresa precisa manter um controle que separe o que foi apenas registrado como aquisição daquilo que já atende a todos os requisitos para ser efetivamente utilizado. Tratar as duas coisas como sinônimos pode gerar erros de apuração e problemas futuros com o Fisco.

Outro ponto que merece atenção é a diferença entre apropriar o crédito e receber o valor em dinheiro. Apropriar significa que a empresa pode usar aquele crédito dentro das regras tributárias, normalmente para abater débitos futuros. Já o ressarcimento, que é a devolução efetiva de um saldo credor, segue um procedimento próprio e diferente. O regulamento prevê a possibilidade de compensar o crédito com débitos da própria CBS, além de permitir que a empresa solicite o ressarcimento do saldo, desde que atendidas as condições estabelecidas.

Há também duas restrições importantes para ficar de olho: o documento fiscal usado como base para o crédito precisa ser idôneo, e não é possível usar crédito de CBS para quitar débitos de IBS, são tributos distintos, com tratamento separado mesmo operando sob a mesma lógica de não cumulatividade.

Como sua empresa deve se preparar

Diante desse cenário, o setor fiscal e contábil da empresa precisará ajustar seus controles internos para acompanhar dois tipos de informação ao mesmo tempo: os valores que entram como registro de aquisição e aqueles que já cumpriram todos os requisitos legais para serem usados como crédito efetivo. Isso exige atenção redobrada aos documentos fiscais eletrônicos, às formas de pagamento adotadas nas negociações com fornecedores e ao acompanhamento da implementação gradual dos mecanismos de recolhimento previstos na reforma.

Como o tema ainda está em fase de regulamentação e implementação, vale manter contato próximo com a equipe contábil responsável pela sua empresa para entender, operação por operação, quando o crédito já pode ser aproveitado e quando é preciso aguardar a extinção do débito correspondente. Esse acompanhamento evita tanto o uso indevido de créditos quanto a perda de valores a que a empresa teria direito.