IBS e CBS na nota fiscal: veja quem ainda precisa se adaptar

Um levantamento da Receita Federal mostra que 85% das notas fiscais monitoradas já trazem as informações exigidas pela reforma tributária, referentes ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). O número indica avanço na adaptação das empresas, mas ainda existe uma parcela relevante de contribuintes que precisa ajustar seus sistemas antes que a cobrança dos novos tributos comece de fato, em 2027.

Se você é dono de empresa ou responsável pela área fiscal do negócio, esse é um momento de atenção: mesmo que a nota fiscal sem os novos campos ainda não seja rejeitada, isso pode mudar, e a Receita já está de olho em quem não está cumprindo a obrigação corretamente.

O que muda

A reforma tributária exige que as notas fiscais tragam informações específicas sobre IBS e CBS, os dois novos tributos que vão substituir parte do sistema atual. Esse levantamento considera apenas os contribuintes que já são obrigados a informar esses dados, ou seja, não inclui empresas do Simples Nacional, que têm um prazo próprio para essa exigência.

Dos 1,25 milhão de contribuintes analisados, 29% já destacam as informações em 100% dos documentos emitidos nos últimos 30 dias. Outros 28% cumprem a exigência parcialmente, e 43% ainda não estão informando nada. É uma evolução importante, já que no início de agosto mais da metade das empresas ainda não incluía os dados nas notas.

Quem é afetado

A situação muda conforme o tipo de documento fiscal e o regime de tributação da empresa. Quem emite Notas Fiscais de Serviços tem um prazo diferente: a exigência de adaptação só passa a valer em 1º de outubro de 2026, o que explica por que 54% desses documentos ainda não trazem as informações de IBS e CBS. Se sua empresa presta serviços, vale já incluir essa atualização no planejamento, para não deixar tudo para a última hora.

Já as empresas do Simples Nacional estão em outro momento: a obrigação de informar IBS e CBS só passa a valer a partir de janeiro de 2027, quando a cobrança dos novos tributos começa. Por enquanto, 11% dessas empresas já adaptaram suas notas de forma voluntária, o que pode ser uma boa estratégia para identificar problemas nos sistemas com antecedência, sem a pressão de uma obrigação já em vigor.

Prazos e como se preparar

Por enquanto, a ausência dos campos de IBS e CBS não impede a emissão da nota fiscal nem gera rejeição automática pelo sistema. Mas isso não significa que a empresa pode ignorar o assunto: a Receita pode enviar comunicações apontando inconsistências, e essas correções precisam ser feitas antes de uma eventual autuação. O prazo final para regularizar pendências identificadas pelo Programa Nacional de Conformidade Tributária, lançado em agosto pela Receita e pelo Comitê Gestor do IBS, é 31 de dezembro de 2026.

Na prática, isso significa que o tempo para ajustar sistemas, treinar equipes e revisar processos de emissão de notas está passando, mesmo que ainda não haja punição imediata. Empresas que atuam com prestação de serviços ou que optam pelo Simples Nacional têm um pouco mais de fôlego, mas não podem se dar ao luxo de deixar essa adaptação para os últimos meses antes dos respectivos prazos.

O recomendado é verificar com seu contador ou fornecedor de sistema de emissão de notas fiscais se a empresa já está preparada para incluir corretamente as informações de IBS e CBS, mesmo antes de a obrigação valer para o seu caso. Antecipar essa etapa evita correr contra o tempo quando o prazo se tornar obrigatório e reduz o risco de inconsistências que possam gerar cobranças ou autuações mais adiante.