IBS e CBS na nota fiscal: quando o Simples Nacional é obrigado a informar

Se você é dono de uma microempresa, empresa de pequeno porte ou MEI, pode respirar um pouco mais tranquilo em relação a uma das mudanças mais visíveis da reforma tributária: a inclusão dos campos de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) nas notas fiscais eletrônicas. Essa exigência já está em vigor, mas por enquanto vale apenas para empresas dos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido. Quem está no Simples Nacional segue outro calendário, com prazo previsto para janeiro de 2027.

A informação é relevante especialmente para quem administra negócios em cidades do Grande ABC, região que reúne 190.954 empresas enquadradas como ME ou EPP, sendo 162.822 microempresas e 28.132 empresas de pequeno porte, segundo levantamento do Sebrae com base em dados da Receita Federal. Some a isso os 209.406 microempreendedores individuais da região, que também não precisam se adequar agora. Juntos, esses números mostram o tamanho do universo de pequenos negócios que ainda tem um período de adaptação antes de conviver com o novo formato de nota fiscal.

O que muda e quem é afetado

Na prática, empresas de Lucro Real e Lucro Presumido já precisam apresentar, nas notas fiscais emitidas, os campos referentes ao IBS e à CBS, os dois tributos que vão substituir parte do sistema atual dentro da reforma tributária. Para o Simples Nacional e para o MEI, essa camada de informação ainda não é exigida. Isso não significa que esses regimes estejam fora da reforma, apenas que seguem um cronograma de transição próprio, compatível com as regras específicas que já existem para simplificar a tributação de pequenos negócios.

Essa diferença de prazos faz sentido dentro da lógica da reforma: como o Simples Nacional e o MEI têm regras de apuração e recolhimento diferenciadas, a Receita Federal optou por escalonar a entrada em vigor das novas exigências, evitando que pequenos empresários precisem se adaptar no mesmo ritmo de empresas maiores, que já contam com estrutura fiscal mais robusta.

Prazos que você precisa guardar

O ponto central para o seu planejamento é a data de janeiro de 2027. É a partir desse mês que as microempresas, empresas de pequeno porte e, seguindo regras próprias, os MEIs, deverão começar a incluir os campos de IBS e CBS em suas notas fiscais. Até lá, a obrigação permanece restrita às empresas de Lucro Real e Lucro Presumido, que já estão no meio do processo de adaptação.

Vale reforçar que esse prazo é específico para a questão da nota fiscal eletrônica. A reforma tributária como um todo tem um cronograma mais amplo de transição, e o Simples Nacional continua submetido a regras próprias dentro desse processo, o que significa que outras adaptações podem ter datas diferentes ao longo dos próximos anos.

Como se preparar mesmo sem prazo apertado

Segundo o especialista em tributação Mafrys Gomes, sócio do grupo MCR Contabilidade e Auditoria, o fato de a obrigação só começar em 2027 não deve ser motivo para deixar a adaptação de lado. Para ele, o ideal é que os pequenos negócios usem esse intervalo de tempo para revisar processos internos e acompanhar de perto as próximas etapas da regulamentação da reforma, mesmo sem a pressão de um prazo imediato.

Gomes destaca ainda que a adaptação não deve ficar para a última hora. Embora a obrigação para o Simples Nacional só comece em 2027, ele recomenda que as empresas comecem a se preparar desde já, justamente para evitar dificuldades operacionais quando as novas regras efetivamente entrarem em vigor.

Na prática, isso significa que, se você comanda um pequeno negócio, este é um bom momento para conversar com sua contabilidade sobre como funciona a emissão de notas fiscais hoje, entender o que vai mudar com a chegada do IBS e da CBS e mapear quais ajustes internos, sejam em sistemas de emissão de notas, rotinas financeiras ou controle de estoque, podem ser necessários. Antecipar esse diagnóstico evita correria de última hora e reduz o risco de erros quando a obrigatoriedade chegar para o seu regime tributário.