IBS e CBS na nota fiscal: erro no preenchimento gera multa a partir de agosto

Acaba na próxima segunda-feira, dia 3 de agosto, o período em que a Receita Federal e os comitês gestores toleravam erros no preenchimento dos campos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) nas notas fiscais. Esses dois tributos fazem parte do novo modelo de IVA dual criado pela Reforma Tributária e, até agora, estavam em uma espécie de "modo de testes" sem punição para quem preenchesse errado ou deixasse de informar os campos. Isso muda a partir da data mencionada: quem cometer falhas passa a estar sujeito a multa.

O prazo original terminaria no sábado, 1º de agosto, mas como cai em dia não útil, o efeito prático se desloca para a segunda-feira seguinte. A regra de tolerância havia sido criada pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, que definiu a suspensão das penalidades até o primeiro dia do quarto mês após a publicação da parte comum dos regulamentos do IBS e da CBS, ocorrida em 30 de abril deste ano. Feita a conta, o prazo se encerra agora, no início de agosto.

O que muda na prática

É importante entender uma distinção que costuma gerar confusão: o valor desses tributos continua, por enquanto, em caráter de teste, sem gerar cobrança financeira real sobre a venda de mercadorias ou serviços. O que deixa de ser tolerado é o erro formal, ou seja, informar de forma incorreta os campos do IBS e da CBS na nota fiscal, ou simplesmente não preenchê-los. A partir de agora, essa falha vira motivo de multa, mesmo que nenhum imposto adicional esteja sendo cobrado sobre a operação.

Segundo a Emenda Constitucional 132/2023, ao longo de 2026 o IBS será cobrado à alíquota de 0,1% e a CBS à alíquota de 0,9%, configurando uma etapa experimental da reforma. As empresas que cumprirem corretamente o envio e o preenchimento das obrigações acessórias relacionadas a esses tributos durante esse período podem até ficar dispensadas do recolhimento efetivo dos valores. Ou seja, o foco imediato não é o caixa, mas a conformidade documental, o que não torna o risco menor: para o seu negócio, uma nota fiscal com erro nesses campos passa a representar multa concreta.

Quem precisa ficar atento

Toda empresa que emite notas fiscais está sujeita a essa nova exigência, o que amplia bastante o volume de trabalho para os setores fiscal e contábil. O sistema tributário atual, formado por ICMS, ISS, PIS e Cofins, vai conviver com o novo modelo até 2033. Nesse longo período de transição, as empresas precisam lidar com apurações paralelas, documentos fiscais simultâneos e regras de crédito diferentes, o que aumenta significativamente a quantidade de obrigações acessórias a gerenciar ao mesmo tempo.

Vale destacar que esse calendário de multas não deve ser confundido com o Piloto da Reforma Tributária do Consumo, conduzido pela Receita Federal desde 1º de julho de 2025, com previsão de duração até 31 de dezembro de 2026. A participação nesse programa piloto é voluntária e quem não aderir não sofre sanção por isso. São duas frentes distintas: uma é opcional (o piloto), a outra é obrigatória e agora passa a ter penalidade (o preenchimento correto dos campos de IBS e CBS nas notas fiscais do dia a dia).

Os principais pontos de risco apontados para gerar inconsistências, e consequentemente multas, são erros na classificação fiscal de mercadorias, parametrização incorreta de produtos no sistema e falhas de integração entre o ERP da empresa e o emissor de notas fiscais. São exatamente esses processos que merecem revisão prioritária neste momento.

Como se preparar

Com o fim da tolerância, a adequação a essas regras deixa de ser um tema apenas jurídico e vira uma questão operacional urgente. Vale revisar, junto com seu contador ou responsável fiscal, se o sistema de emissão de notas está atualizado e parametrizado corretamente para os novos campos de IBS e CBS, se a classificação fiscal dos produtos está correta e se há integração estável entre o ERP e o emissor de documentos fiscais. Pequenos ajustes técnicos feitos agora evitam multas recorrentes ao longo dos próximos meses, período que já promete ser de intensa adaptação para todas as empresas brasileiras.