EFD-Reinf: prazo de amanhã cobra lucros e dividendos com regra nova

Se a sua empresa distribuiu lucros ou dividendos a sócios ou acionistas em agosto, preste atenção: o prazo para informar esses valores na EFD-Reinf termina nesta terça-feira, dia 15. A obrigação vale para empresas de todos os portes e regimes tributários, inclusive optantes pelo Simples Nacional e MEIs, e o não cumprimento pode gerar problemas com a Receita Federal.

Desde janeiro deste ano, a distribuição de lucros e dividendos para pessoas físicas passou a seguir regras diferentes das que valiam antes. O ponto central é este: quando uma mesma empresa paga mais de R$ 50 mil, no mesmo mês, para o mesmo sócio pessoa física residente no Brasil, todo o valor distribuído (não apenas o que passa de R$ 50 mil) fica sujeito à retenção de Imposto de Renda na Fonte de 10%.

O que muda no dia a dia da empresa

Na prática, isso exige mais atenção do seu financeiro e do seu contador. Se você fizer dois pagamentos ao mesmo sócio dentro do mesmo mês e a soma superar R$ 50 mil, é preciso recalcular a retenção considerando o total acumulado, e não cada pagamento isoladamente. Um exemplo ajuda a entender: se a empresa pagou R$ 55 mil a um sócio em agosto, somando dois depósitos diferentes, a retenção de 10% incide sobre os R$ 55 mil inteiros, resultando em R$ 5,5 mil de IRRF.

Importante: esse limite de R$ 50 mil é analisado por empresa e por mês. Se o mesmo sócio receber valores de outras empresas, essas quantias não se somam para fins da retenção. Cada fonte pagadora controla apenas o que ela mesma distribuiu.

Quando o total distribuído não passa de R$ 50 mil no mês, não há retenção, mas o pagamento ainda precisa ser informado na EFD-Reinf. A diferença é que, para esses valores isentos, a legislação permite um prazo mais elástico: a entrega pode ocorrer até o dia 15 do segundo mês após o fim do trimestre. Assim, os pagamentos isentos referentes ao terceiro trimestre de 2026 (julho, agosto e setembro) podem ser informados até 16 de novembro. Mesmo assim, se você já tiver toda a documentação organizada, não é preciso esperar até essa data: o contador pode enviar antes.

Atenção aos lucros aprovados até 2025

Uma novidade técnica merece destaque: a Receita criou um código específico, o tipo de isenção 12, para lucros e dividendos que se referem a resultados apurados até 2025 e cuja distribuição foi aprovada até 31 de dezembro daquele ano. Esse código protege o valor da retenção mensal de 10%, mas só funciona se todas as condições forem cumpridas ao mesmo tempo: o lucro precisa ser de até 2025, a aprovação da distribuição também precisa ter ocorrido até o fim de 2025, e o pagamento precisa seguir exatamente o que foi decidido naquela aprovação (valores, beneficiários, parcelas e cronograma). Qualquer mudança posterior nesses termos pode fazer a empresa perder esse tratamento diferenciado.

Por isso, se a sua empresa tem lucros represados de anos anteriores para distribuir, é essencial ter à mão a documentação que comprove a aprovação: atas de assembleias, contratos ou estatutos sociais, e a escrituração contábil que sustente os valores. Uma ata isolada não basta se não estiver amparada pela contabilidade. E um saldo contábil de lucro acumulado também não garante o benefício se a distribuição não tiver sido formalmente aprovada até 31 de dezembro de 2025.

Como se preparar para não errar

Se a sua empresa é optante do Simples Nacional, há outra mudança que merece revisão nos sistemas: desde maio de 2026, os lucros e dividendos distribuídos por empresas do Simples devem ser informados exclusivamente pela natureza de rendimento 12001, e não mais pelo código antigo usado para rendimentos do trabalho. Escritórios contábeis que ainda usam a parametrização antiga precisam corrigir isso com urgência, sob risco de erro na escrituração.

Vale reforçar que a obrigação de informar existe mesmo quando não há retenção de imposto. Isso inclui antecipações de lucro e distribuições feitas com base em saldos acumulados de anos anteriores. E quando a empresa tiver, no mesmo mês, valores de origens diferentes (lucros aprovados até 2025 e lucros de 2026), é preciso separar essas parcelas com clareza, tanto no sistema que gera a EFD-Reinf quanto nos registros contábeis e societários, para evitar duplicidade de informação ou enquadramento incorreto.

Na prática, o recado para o gestor é simples: revise com seu contador todos os pagamentos de lucros e dividendos feitos em agosto, confirme os valores por sócio, verifique se algum caso ultrapassou os R$ 50 mil mensais e organize a documentação que comprove a origem de cada valor distribuído. Isso evita retrabalho, reduz o risco de inconsistências no cruzamento de dados da Receita e garante que sua empresa aproveite corretamente os prazos e as regras de transição disponíveis.