ECF: nova versão do programa exige atenção do seu contador

A Receita Federal liberou uma nova versão do programa usado para enviar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), a versão 12.2.5. Se a sua empresa é obrigada a entregar essa declaração, o recado é simples: verifique com seu contador se o sistema já está atualizado, porque transmissões feitas com versões antigas podem ser recusadas ou gerar inconsistências.

A ECF é uma das obrigações que fazem parte do SPED, o sistema digital da Receita Federal que reúne informações contábeis e fiscais das empresas. Ela substituiu a antiga DIPJ e serve para declarar, de forma eletrônica e com assinatura digital, dados econômicos e fiscais do seu negócio ao longo do ano.

O que muda na prática

A atualização corrige um erro específico no chamado "bloco J", parte do programa usada por entidades do sistema financeiro. Ou seja, é um ajuste técnico, não uma mudança de regra ou de prazo. Ainda assim, é importante que a versão correta esteja em uso, pois erros no preenchimento podem travar o envio da declaração ou exigir retransmissão.

Essa versão 12.2.5 deve ser usada para a ECF referente ao ano-calendário 2025 e também para situações especiais que ocorrerão em 2026, seguindo o chamado leiaute 12. Além disso, ela também serve para quem precisa enviar ou corrigir declarações de anos anteriores, do leiaute 1 até o 11, sejam elas originais ou retificadoras.

Quem precisa entregar a ECF

A obrigação de enviar a ECF anualmente vale para praticamente todas as pessoas jurídicas, incluindo entidades imunes e isentas, e empresas tributadas pelo lucro real, lucro presumido ou lucro arbitrado. Há, porém, exceções importantes que podem afetar diretamente o seu negócio.

Se a sua empresa está no Simples Nacional, você não precisa se preocupar com essa obrigação. O mesmo vale se o seu negócio ficou completamente inativo durante todo o ano-calendário, sem nenhuma operação comercial, patrimonial ou financeira. Fora essas situações, a entrega é obrigatória, e o não cumprimento pode gerar problemas fiscais para a empresa.

Como se preparar

O caminho mais seguro é conversar com seu contador para confirmar que o programa da ECF utilizado no escritório já está na versão 12.2.5, disponível para download na área específica do site do SPED. As instruções detalhadas sobre o leiaute 12 estão reunidas no Manual da ECF e no arquivo de Tabelas Dinâmicas, também publicados pela Receita Federal.

Mesmo sendo uma atualização técnica e pontual, ela reforça um ponto que vale para toda a rotina contábil da sua empresa: manter os sistemas e obrigações digitais sempre em dia evita retrabalho, atrasos na entrega e riscos de inconsistência com o fisco. Ficar atento a essas atualizações, ainda que pareçam pequenas, é parte do cuidado necessário para manter a empresa em situação regular.