Split payment: o que muda no caixa da empresa e quando começa a valer

Se você tem costume de usar o dinheiro dos impostos que ainda não foram recolhidos para tocar o dia a dia do negócio, prepare-se: essa prática vai acabar. O chamado split payment, um dos mecanismos mais relevantes da reforma tributária, deve se tornar obrigatório em 2028, com uma fase voluntária já em 2027 para operações entre empresas. O prazo até lá parece confortável, mas especialistas alertam que a adaptação de sistemas, processos e da própria gestão de caixa precisa começar bem antes.

O que muda

Hoje, quando você faz uma venda, recebe o valor total, incluindo a parte que corresponde aos tributos, e só recolhe esse dinheiro ao governo depois. Nesse intervalo, o valor pode ser usado no giro do negócio. Com o split payment, isso some: no momento em que o pagamento é processado, o valor referente ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) é separado automaticamente e enviado direto ao poder público. Você, fornecedor, recebe apenas a parcela líquida da venda. O tributo simplesmente deixa de passar pelo seu caixa.

É importante entender que essa mudança não aumenta a carga tributária que você paga. O que muda é o momento em que o dinheiro fica disponível para você. Empresas que se acostumaram a usar temporariamente esse valor como uma espécie de capital de giro embutido vão precisar buscar outras formas de financiar a operação, o que pode significar recorrer a empréstimos ou linhas de crédito, com custo financeiro adicional.

Há ainda um detalhe técnico importante: a retenção pode acontecer antes mesmo de você ter apurado todos os créditos tributários a que tem direito naquele período. Ou seja, o sistema pode reter o valor da operação sem considerar compensações que você ainda não processou, o que reforça a necessidade de organização fiscal constante, e não só no fechamento do mês.

Quem é mais afetado

O impacto tende a pesar mais sobre negócios com margens estreitas, estoques grandes, vendas parceladas ou ciclos financeiros longos. Varejo, marketplaces, plataformas digitais, postos de combustíveis e operadoras de telecomunicações estão entre os setores mais expostos, justamente por dependerem de um giro de caixa mais acelerado ou por operarem com prazos de recebimento mais longos.

Vale destacar um ponto pouco falado sobre o mecanismo: o split payment não vai necessariamente reter todo o imposto da nota fiscal. O novo sistema vai funcionar com uma espécie de conta corrente de créditos e débitos de IBS e CBS. Antes de reter qualquer valor no pagamento, o sistema vai checar se você já tem créditos suficientes ou se o débito daquela operação já foi quitado por compensação ou outra forma de recolhimento. Se o tributo já estiver liquidado antes do pagamento, nenhum valor será retido, e você recebe o valor integral da venda.

Por outro lado, o mecanismo também pode trazer um efeito positivo para quem compra. Hoje, uma empresa pode registrar o crédito de ICMS de uma compra mesmo que o fornecedor ainda não tenha recolhido o imposto, o que abre espaço para fraudes com notas fiscais de operações inexistentes. Com a reforma, o crédito do comprador ficará vinculado, em diversas situações, à confirmação de que o tributo foi efetivamente pago pelo fornecedor. O split payment funciona como uma garantia nesse processo: se o vendedor não tiver recolhido o imposto no momento do pagamento, o sistema separa o valor e o envia ao governo, resguardando o direito ao crédito de quem comprou, sem que o comprador precise fiscalizar o fornecedor.

Como se preparar

A adaptação ao split payment não é apenas uma questão fiscal. Ela exige esforço conjunto das áreas tributária, financeira, de tecnologia e de tesouraria da sua empresa. Será preciso atualizar sistemas de gestão, documentos fiscais eletrônicos, processos de conciliação financeira e conexões com operadoras de pagamento, já que o funcionamento do sistema depende de uma associação precisa entre cada nota fiscal e a respectiva transação financeira. Situações como parcelamentos, pagamentos parciais, antecipação de recebíveis, cancelamentos e devoluções tendem a aumentar a complexidade dessa integração.

As devoluções, aliás, devem ser um dos principais testes do novo sistema. Se uma venda for desfeita depois que o imposto já tiver sido recolhido, a devolução do valor retido vai depender do poder público, não da operadora de pagamento, com prazo previsto de até três dias úteis. Esse prazo, somado ao tempo de apuração, pode ser insuficiente para negócios que dependem de um giro de caixa rápido, como o comércio eletrônico, com risco de valores ficarem indisponíveis tempo suficiente para gerar problemas de liquidez, especialmente em empresas menores.

Para pequenas e médias empresas, o desafio inclui também o investimento necessário para atualizar sistemas de gestão, integrar plataformas e automatizar processos fiscais e contábeis. Parte desse custo pode acabar repassada aos preços, com pressão temporária sobre o consumidor. Por isso, mesmo com o prazo estendido até 2028, o momento de revisar seu fluxo de caixa, mapear a exposição do seu setor e conversar com seu contador sobre a integração de sistemas é agora, não na véspera da obrigatoriedade.