Reforma tributária: notas técnicas de NF-e, CT-e e outros documentos já valem

Se o seu negócio emite nota fiscal eletrônica, cupom fiscal, conhecimento de transporte ou qualquer outro documento fiscal eletrônico, preste atenção: a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS acabam de aprovar as regras técnicas que vão adaptar esses documentos à reforma tributária. Isso significa que os sistemas emissores de nota fiscal precisarão ser atualizados para funcionar com o IBS e a CBS, os dois tributos que vão substituir impostos como ICMS, ISS, PIS e Cofins.

A aprovação foi feita por meio de um ato técnico conjunto, assinado no fim de outubro e já em vigor. Na prática, trata-se de um conjunto de especificações técnicas, as chamadas "notas técnicas", que servem de manual para as empresas de software e para os próprios contribuintes que emitem notas fiscais diretamente. São essas regras que definem, por exemplo, quais campos precisam ser preenchidos, como calcular os novos tributos dentro do documento fiscal e como validar as informações no sistema da Receita.

O que muda

A principal novidade é que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), usadas pela maioria das empresas que vendem produtos, ganham cinco atualizações técnicas. Elas tratam da adequação à reforma tributária, de ajustes para quem está no Simples Nacional, da vinculação da nota com o pagamento, de regras para quem recolhe exclusivamente IBS/CBS e do cálculo do valor líquido do produto.

Outros documentos também foram atualizados: o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), usado por transportadoras, a Nota Fiscal de Serviços de Comunicação (NFCom) e o Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e), do setor de transporte de passageiros. Esses três documentos recebem uma nota sobre a reforma tributária e outra específica para o Simples Nacional.

Setores regulados também foram contemplados. As notas fiscais eletrônicas de energia elétrica, água e saneamento, e gás natural ganharam sua própria atualização técnica. Já a Nota Fiscal de Alienação de Bens Imóveis, usada em operações de venda de imóveis, recebeu ajustes no modelo do documento e nas regras de conferência das informações.

Quem é afetado

Essa mudança atinge, direta ou indiretamente, praticamente todas as empresas que emitem documentos fiscais eletrônicos no Brasil, de pequenos comércios no Simples Nacional a grandes indústrias, transportadoras, prestadoras de serviço de comunicação, concessionárias de energia, água e gás, e empresas que vendem imóveis. Se você usa um sistema de emissão de notas fiscais (próprio ou de terceiros), o impacto recai principalmente sobre quem desenvolve ou mantém esse sistema, mas é fundamental acompanhar se a atualização foi feita corretamente, já que erros podem travar a emissão de notas ou gerar inconsistências no cálculo do IBS e da CBS.

A documentação técnica completa já está disponível para consulta nos portais nacionais de NF-e e CT-e e no portal da Sefaz-RS, que administra parte da infraestrutura nacional desses documentos. É esse material que os desenvolvedores de sistemas fiscais vão usar como base para programar as atualizações necessárias.

Como se preparar

Para o empresário, o recado prático é simples: converse com a empresa responsável pelo seu sistema de emissão de notas fiscais (seja um software próprio, seja um fornecedor terceirizado) e pergunte se as atualizações já estão sendo implementadas. Também vale alinhar com seu contador sobre como essas mudanças técnicas vão impactar o dia a dia da emissão de documentos fiscais, especialmente se sua empresa está no Simples Nacional, já que há notas técnicas específicas para esse regime.

Como as regras já estão em vigor, o ideal é não deixar para a última hora. Atrasos na atualização dos sistemas podem gerar problemas na emissão de notas fiscais, o que afeta diretamente vendas, prestação de serviços e o relacionamento com clientes e fornecedores. Ficar atento a essas mudanças técnicas, mesmo que pareçam distantes da rotina do negócio, é parte importante da adaptação à reforma tributária que já está em curso.