Pagamento sem nota detalhada pode gerar imposto de até 53% para a empresa

Uma decisão recente do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf) muda a régua para empresas que fazem pagamentos sem documentação completa. A partir de agora, não basta saber e comprovar quem recebeu o dinheiro: é preciso também provar por que o pagamento foi feito. Quem não conseguir essa prova corre o risco de pagar um imposto pesado, com multa e juros, mesmo tendo identificado corretamente o beneficiário.

A mudança está na Súmula 254, aprovada por unanimidade em 7 de outubro pela 1ª Turma da Câmara Superior de Recursos Fiscais, a última instância do Carf. A súmula vale desde 9 de outubro, data da publicação no Diário Oficial, e é de aplicação obrigatória para os julgadores do tribunal. Ela ainda não vincula diretamente a Receita Federal, pois isso depende de uma portaria do Ministério da Fazenda, mas já sinaliza como o fisco tende a enxergar esse tipo de caso.

O que muda na prática

Antes, havia decisões no Carf que afastavam a cobrança do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) de 35% quando a empresa conseguia identificar para quem o dinheiro havia sido pago. Agora isso não é mais suficiente. A empresa também precisa demonstrar qual foi a operação real por trás daquele pagamento: um serviço prestado, uma mercadoria entregue, algo que justifique a saída do dinheiro do caixa.

É importante diferenciar duas situações. Uma é o pagamento sem causa, quando a empresa simplesmente não consegue mostrar qual operação gerou aquele valor. A outra é a despesa com documentação incompleta, quando o serviço ou produto existiu de fato, mas falta algum papel, como a nota fiscal. No segundo caso, o problema costuma ter conserto, desde que existam outras provas, como contrato, relatórios e e-mails trocados com o fornecedor.

As operações que mais chamam atenção da fiscalização envolvem consultorias e intermediações sem entrega concreta de resultado, comissões pagas a pessoas físicas, transferências entre empresas do mesmo grupo sem contrato, retiradas de sócios registradas como despesa, reembolsos sem comprovante e compras de notas fiscais de empresas sem estrutura para prestar o serviço, as chamadas noteiras.

Quem é mais afetado

Alguns setores ficam mais expostos pela própria natureza do negócio. A construção civil terceiriza bastante e costuma pagar pequenos empreiteiros, às vezes informais. Já a mineração e o agronegócio lidam com fretes, arrendamentos e serviços prestados em áreas remotas, onde comprovar a execução do trabalho é mais difícil. Vale lembrar que o tamanho da empresa não é proteção: em abril de 2026, o Carf manteve a cobrança de IRRF sobre pagamentos sem causa feitos por uma indústria automobilística de grande porte.

O impacto financeiro é alto porque a lei manda tratar o valor pago como líquido, o que eleva a alíquota nominal de 35% para um custo efetivo de 53,8% do pagamento. A isso se somam uma multa de ofício de 75%, que pode aumentar se a fiscalização identificar dolo, mais juros calculados pela Selic. Além disso, uma outra súmula do Carf, a 241, já havia definido que essa cobrança de IRRF pode acontecer junto com a cobrança de IRPJ e CSLL sobre a mesma despesa, quando ela é desconsiderada pelo fisco.

Um exemplo hipotético ajuda a dimensionar o problema: uma construtora do interior paga R$ 30 mil por mês a uma empresa de "assessoria comercial" de um ex-funcionário. Existe nota fiscal e o CNPJ é válido, mas não há contrato, relatório ou qualquer prova do serviço realizado. Com a nova súmula, cada um desses pagamentos vira base de cálculo para a cobrança. Em dois anos, os R$ 720 mil pagos poderiam resultar em uma cobrança próxima de R$ 390 mil só de imposto, sem contar multa e juros.

Como se preparar

A recomendação para pequenas e médias empresas é organizar a documentação antes de pagar, não depois de uma eventual fiscalização. O conjunto de provas precisa contar a história completa da operação: contrato assinado antes da execução do serviço, nota fiscal, comprovante bancário direcionado à conta do prestador e prova de que a entrega realmente aconteceu, como relatórios, medições, fotos, atas de reunião, e-mails ou registros de acesso. Um caso julgado pelo Carf em janeiro de 2026 (Acórdão 1201-007.394) mostra que esse cuidado funciona: a autuação foi cancelada porque a empresa conseguiu ligar cada pagamento a uma atividade contratada.