Nota fiscal com IBS e CBS: o que sua empresa precisa ajustar agora

A Reforma Tributária está prestes a mudar algo que faz parte do dia a dia de qualquer empresa: a emissão da nota fiscal. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) precisam passar por uma atualização técnica para comportar os novos tributos do IVA Dual, o IBS e a CBS. Essa mudança não é apenas burocrática: ela exige ajustes nos sistemas de faturamento e atenção redobrada da equipe fiscal e financeira para evitar problemas na hora de vender.

O que muda na prática

A atualização, definida pela Nota Técnica 2025.002, altera o padrão do arquivo XML usado para gerar as notas fiscais. Durante a fase de transição, os sistemas das empresas vão precisar calcular e registrar, ao mesmo tempo, os tributos que já existem hoje, como ICMS, PIS e COFINS, e as novas alíquotas de IBS e CBS. Ou seja, por um bom tempo, dois modelos de tributação vão conviver dentro da mesma nota fiscal, o que aumenta a complexidade das rotinas do setor fiscal.

O coração dessa mudança é a criação de um novo bloco de informações dentro do XML, chamado Grupo UB, que vai concentrar os dados de IBS, CBS e também do Imposto Seletivo (IS). Os códigos de impostos que já existem hoje não desaparecem de imediato: eles continuam valendo e recebendo atualizações até o fim de 2032. Mas, desde já, o sistema passa a exigir informações específicas por item vendido, como o CST-IBS/CBS e o cClassTrib, além de manter o NCM como referência central das regras fiscais.

Isso significa que qualquer erro de preenchimento, por menor que pareça, pode afetar o cálculo de três tributos ao mesmo tempo: IBS, CBS e IS. E mais: um erro na nota pode comprometer o repasse de créditos tributários para os clientes da empresa, prejudicando também quem compra de você.

Quem sente o impacto

No varejo, quem emite NFC-e precisa atualizar o sistema de vendas para suportar as novas validações. Sem isso, há risco real de parada nos caixas e perda de faturamento, especialmente em negócios que trabalham com grande volume de vendas e margens já apertadas, como mercados, farmácias e lojas de rua.

Já nas operações entre empresas, feitas pela NF-e, o cuidado precisa ser ainda maior. Indústrias, atacadistas e prestadores de serviço dependem da precisão no destaque dos impostos para garantir transparência na transação e assegurar que o comprador receba corretamente os créditos tributários aos quais tem direito. Um erro aqui pode gerar dor de cabeça não só para quem vende, mas também para quem compra.

Outro ponto de atenção é o chamado split payment, mecanismo que prevê o pagamento dos impostos no exato momento em que a venda é paga. Essa novidade exige que o setor financeiro e a contabilidade da empresa trabalhem em sintonia constante, já que qualquer desalinhamento pode afetar o fluxo de caixa do negócio.

Como se preparar

O caminho mais seguro é não deixar para a última hora. Empresas que ainda utilizam sistemas de emissão de notas desatualizados correm o risco de sofrer rejeição em massa de documentos fiscais junto à Secretaria da Fazenda, além de ficarem mais expostas a autuações. Contar com um sistema de gestão (ERP) atualizado e alinhado às novas exigências é hoje a principal proteção contra falhas operacionais e prejuízos financeiros nesse período de transição.

Vale lembrar que as regras de aproveitamento de crédito tributário variam conforme o tipo de operação, seja entre empresas, com o consumidor final, ou de acordo com o enquadramento do contribuinte. Por isso, revisar processos internos, testar o sistema durante a fase de simulação em 2026 e manter contato próximo com a contabilidade são passos essenciais para atravessar essa mudança sem sustos e manter a operação funcionando normalmente enquanto as novas regras entram em vigor.