NFS-e de locações muda em dezembro: veja quem precisa se preparar

Se o seu negócio aluga imóveis, equipamentos, veículos ou qualquer outro bem móvel, é hora de prestar atenção: a partir de 1º de dezembro de 2026, a emissão da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) para essas operações vai mudar. A alteração faz parte da implantação da Reforma Tributária e exige o registro de informações do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) diretamente na nota. O prazo foi definido pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 e confirmado pelo Comitê Gestor da NFS-e.

Quem é afetado

A obrigatoriedade atinge quem realiza locação de bens móveis e também locação, cessão onerosa e arrendamento de bens imóveis, com exceções previstas no próprio cronograma oficial. Na prática, isso envolve desde empresas de locação de equipamentos e veículos até administradoras de imóveis comerciais e residenciais. Se esse é o seu caso, o departamento fiscal e contábil da empresa precisa revisar os dados usados na emissão das notas, a forma como as operações são classificadas e os sistemas que fazem o envio dos documentos.

Uma nota técnica publicada em junho de 2026 já definiu como o documento fiscal vai se adaptar. Para imóveis, foi criado um grupo específico para registrar locação, cessão onerosa e arrendamento, além de um campo que identifica cada unidade imobiliária envolvida, podendo abranger até 99 registros numa única nota. Para bens móveis, o campo que já existia foi renomeado e ganhou capacidade ampliada, passando a suportar até 1.000 registros.

Além disso, foram criados códigos específicos para cada tipo de operação, o que ajuda a diferenciar esses fornecimentos dos serviços tradicionalmente lançados na NFS-e. Existem códigos distintos para locação de imóvel, cessão onerosa, arrendamento, servidão ou cessão de uso e permissão de uso, além de um código próprio para locação de bens móveis. Essa separação é importante porque cada tipo de operação pode ter tratamento tributário diferente dentro da nova estrutura.

Prazos e situação atual

Vale saber que essas funcionalidades ainda estão em fase de testes. Em comunicado de 29 de outubro, o Comitê Gestor da NFS-e esclareceu que os códigos relacionados a essas novas operações ainda funcionam apenas em ambiente restrito, usado para testes técnicos. Isso quer dizer que, por enquanto, o emissor web nacional (a ferramenta usada por muitas empresas para emitir notas) ainda não tem uma opção específica para registrar esse tipo de locação. A previsão é que os três primeiros conjuntos de mudanças da nota técnica cheguem ao ambiente oficial em 1º de dezembro de 2026. Até lá, as regras atuais continuam valendo normalmente.

Um ponto que merece atenção: o Comitê Gestor informou que a ausência das informações de IBS e CBS na nota até 31 de dezembro de 2026 não vai causar rejeição automática do documento pelo sistema nacional. Mas isso não significa que a empresa está dispensada da obrigação. A falta desses dados pode ser considerada uma desconformidade e sujeitar o contribuinte às penalidades previstas no ato conjunto que criou a regra. Ou seja: o sistema pode aceitar a nota incompleta num primeiro momento, mas isso não livra a empresa de eventuais problemas depois.

Como se preparar

Com a mudança batendo à porta, o ideal é começar a organização dos dados agora, sem esperar o prazo apertar. Para locações de imóveis, é preciso reunir as informações de identificação das unidades, endereços, dados cadastrais e revisar contratos e valores envolvidos. Para locações de bens móveis, o foco deve ser a revisão da descrição dos bens, da classificação fiscal usada e dos dados que vão alimentar a nota fiscal. Também é essencial checar se o sistema usado pela empresa para emitir notas já está preparado para os novos campos e regras de validação, especialmente se a solução for própria ou de terceiros que ainda não confirmaram a adequação ao padrão nacional.

O prazo até dezembro de 2026 pode parecer distante, mas a reorganização de cadastros, contratos e sistemas leva tempo, e deixar para última hora aumenta o risco de erros na emissão das notas. Quem atua com locação de imóveis ou bens móveis deve conversar com o setor fiscal ou com o escritório de contabilidade responsável para mapear o que precisa ser ajustado e acompanhar as próximas atualizações técnicas antes que a obrigatoriedade entre em vigor.