NF-e com IBS e CBS: como preencher para não ter nota rejeitada

A partir desta segunda-feira (3), quem emite nota fiscal eletrônica precisa redobrar a atenção: os campos referentes ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) deixam de ser opcionais e passam a ser obrigatórios para as empresas do Regime Normal de tributação. Na prática, isso significa que uma nota fiscal com esses dados incompletos ou incoerentes pode simplesmente ser rejeitada pelos sistemas da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda estaduais, travando a emissão do documento.

Essa mudança é parte da implementação gradual da reforma tributária e já era esperada: desde janeiro, o preenchimento desses campos estava disponível, mas de forma facultativa. Agora, virou obrigação para um grupo específico de contribuintes, e o impacto no dia a dia das empresas pode ser direto, já que uma nota rejeitada atrasa faturamento, entrega de mercadorias e até a formalização de vendas e compras.

Quem precisa se preocupar agora

A obrigatoriedade vale, neste primeiro momento, para empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido, que formam o chamado Regime Normal. Se o seu negócio está em um desses regimes, a partir de agora a autorização da NF-e depende também da validação correta dos dados de IBS e CBS. Qualquer erro nessas informações pode gerar rejeição automática do documento.

Já as empresas do Simples Nacional ainda não são obrigadas a preencher esses campos, pois a exigência para esse grupo só passa a valer em 1º de janeiro de 2027. Mesmo assim, é possível emitir notas com esses dados de forma voluntária desde já. Vale lembrar que, mesmo sem obrigatoriedade imediata, quem vende para clientes do Regime Normal deve ficar atento: esses clientes vão precisar de documentos fiscais bem classificados para conseguir aproveitar créditos no novo modelo tributário, o que pode aumentar a exigência por conformidade fiscal ao longo da cadeia.

O que precisa estar correto na nota

Entre as informações que passam a ser exigidas estão o Código de Situação Tributária (CST) dos novos tributos e o Código de Classificação Tributária (cClassTrib), que vincula a operação às regras previstas na Lei Complementar nº 214/2025. Também é preciso informar corretamente a base de cálculo dos tributos e, dependendo do tipo de operação, outros grupos de dados específicos definidos nas notas técnicas da Receita Federal.

Um ponto que merece atenção redobrada é a compatibilidade entre CST e cClassTrib: o primeiro identifica o tratamento tributário da operação, e o segundo detalha a hipótese legal aplicável. Se esses dois códigos não conversarem entre si, a nota pode ser rejeitada na validação. Como o preenchimento acontece item por item, empresas com grande variedade de produtos ou serviços precisam revisar com cuidado a classificação tributária de cada um deles.

Como se preparar

O primeiro passo é confirmar se o seu sistema de gestão (ERP) já foi atualizado para os novos layouts e regras de validação. Os fornecedores de software vêm ajustando seus sistemas conforme as notas técnicas da Receita, mas cabe a cada empresa verificar se a versão instalada está realmente pronta. Depois disso, é fundamental revisar o cadastro fiscal de produtos e serviços, confirmar a parametrização dos códigos CST e cClassTrib, checar as bases de cálculo de IBS e CBS e fazer testes de emissão antes de colocar tudo em produção.

Vale destacar que, em 2026, as alíquotas de referência de IBS (0,1%) e CBS (0,9%) servem apenas para testar o funcionamento do novo sistema, sem alterar a carga tributária efetiva das empresas nesta fase de transição. Ainda assim, isso não diminui a importância de acertar o preenchimento agora: erros na fase de testes podem se transformar em problemas maiores quando as regras definitivas entrarem em vigor.

Segundo a Receita Federal, a maioria das empresas do Regime Normal já iniciou esse processo de adaptação. Mas o resultado prático depende de um trabalho conjunto entre as áreas fiscal, contábil e de tecnologia da empresa. Quem ainda não revisou seus sistemas e cadastros deve tratar isso como prioridade imediata: quanto antes o ajuste for feito, menor o risco de travar operações comerciais por causa de uma nota fiscal rejeitada.