Lavagem de dinheiro: o que escritórios contábeis precisam revisar agora

Se você tem um escritório de contabilidade ou presta serviços de consultoria, assessoria ou auditoria contábil, precisa ficar atento a uma obrigação que não é nova, mas que exige revisão constante das rotinas internas: a prevenção à lavagem de dinheiro. A Resolução CFC nº 1.721/2024 detalha os procedimentos que profissionais e organizações contábeis devem seguir, e o descumprimento pode gerar sanções previstas na legislação profissional e, em certos casos, na Lei nº 9.613/1998.

A norma vale para organizações contábeis, para administradores que sejam profissionais da contabilidade e para quem tem responsabilidade técnica em serviços de escrituração contábil e fiscal, assessoria, consultoria e auditoria relacionados às operações previstas na resolução. Na prática, isso significa que não basta prestar o serviço: é preciso também manter controles que permitam identificar situações suspeitas e cumprir prazos de comunicação às autoridades.

O que muda nas rotinas do escritório

Um dos pontos centrais é a atualização dos dados cadastrais de clientes e das pessoas autorizadas a representá-los. Para pessoas físicas, o cadastro precisa conter nome completo, CPF, documento de identificação, endereço e indicação de eventual enquadramento como pessoa exposta politicamente. Para pessoas jurídicas, são exigidos dados da empresa, identificação de sócios, administradores ou representantes legais e, sempre que possível, informações sobre o beneficiário final.

Além do cadastro, o escritório precisa manter registros das operações e transações abrangidas pela norma, seguindo as Normas Brasileiras de Contabilidade. As políticas de prevenção, os procedimentos e os controles internos devem ser compatíveis com o porte do negócio, o volume de operações e o tipo de serviço prestado, seguindo também as diretrizes do guia de Abordagem Baseada em Riscos.

Quando comunicar operações ao Coaf

A resolução prevê situações específicas em que a comunicação ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf) é obrigatória. Isso inclui transações suspeitas de ilícitos identificadas durante a prestação do serviço e até propostas de contratação ligadas a operações suspeitas, mesmo quando o serviço não chega a ser fechado. Também entram nessa regra as operações em espécie acima de R$ 100 mil em um único mês, para a mesma pessoa, conglomerado ou grupo, mesmo que o valor tenha sido fracionado, independentemente de haver indício de irregularidade.

As comunicações precisam ser feitas no sistema próprio do Coaf, dentro do prazo de 24 horas a partir do conhecimento do fato. Por isso, é fundamental que a equipe do escritório saiba reconhecer rapidamente quando uma situação se enquadra na regra, evitando atrasos que configurem descumprimento.

Quando não houver, ao longo do ano civil, nenhuma ocorrência que precise ser comunicada, o escritório ou profissional ainda tem uma obrigação a cumprir: enviar ao CFC, até 31 de janeiro do ano seguinte, a chamada comunicação de não ocorrência, feita pelo sistema do próprio Conselho. Vale reforçar que essa declaração é diferente da comunicação de operação suspeita ou em espécie enviada ao Coaf: são procedimentos distintos, com destinatários e finalidades próprias, e os dois precisam ser observados separadamente.

Como se preparar

A revisão das rotinas pode começar de forma simples: conferir se os cadastros de clientes e representantes estão completos e atualizados, checar se os registros das operações abrangidas pela norma estão sendo mantidos corretamente e avaliar se os controles internos conseguem, de fato, identificar situações suspeitas ou que exijam comunicação obrigatória. Também vale confirmar se a equipe conhece os canais e prazos para enviar as informações ao Coaf e ao CFC.

Lembre-se ainda de que os cadastros e registros das transações comunicadas precisam ser guardados por, no mínimo, cinco anos a partir da conclusão da transação. Organizar esse arquivo desde já evita problemas caso o escritório precise comprovar o cumprimento das obrigações no futuro. Avaliar essas rotinas periodicamente, de acordo com o tipo de serviço prestado e as operações envolvidas, é a forma mais segura de manter o negócio em conformidade e evitar sanções.