IBS e CBS na nota fiscal: o que muda no preenchimento e prazos

Desde segunda-feira (3), vale uma nova fase da reforma tributária para quem emite documentos fiscais eletrônicos. As empresas do regime normal de tributação já deveriam estar informando os campos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) nas notas fiscais. No entanto, uma flexibilização publicada no fim de semana mudou a forma como essa exigência será cobrada neste primeiro momento. Na prática, você ganhou mais tempo para ajustar seus sistemas, mas a obrigação legal continua de pé.

Se a sua empresa ainda não concluiu as adaptações técnicas necessárias, é importante entender exatamente o que mudou e o que não mudou. Trouxemos os pontos principais para você organizar os próximos passos sem sustos.

O que muda na prática

O primeiro ponto de atenção é que os sistemas responsáveis por autorizar a emissão de NF-e e NFC-e não vão rejeitar, por enquanto, documentos que ainda não tragam os campos de IBS e CBS preenchidos. Isso significa que a validação automática que causaria a rejeição dessas notas ficou temporariamente suspensa, evitando que sua operação seja interrompida de um dia para o outro.

Mas atenção: essa suspensão do bloqueio não significa que a obrigação foi adiada. A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS mantiveram o cronograma de implantação da reforma tributária tal como estava previsto. O que mudou foi apenas a forma de fiscalização neste início do processo, dando um tempo extra para as empresas concluírem os ajustes sem precisar parar de emitir notas fiscais.

O cronograma oficial que orienta essa transição está definido no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, que estabelece datas diferentes de acordo com o tipo de documento fiscal e o regime tributário de cada empresa. Ou seja, o prazo para você se adaptar não é o mesmo para todo mundo, e vale a pena verificar com seu contador em qual etapa desse calendário sua empresa se encaixa.

Quem precisa se preparar agora

Mesmo sem risco de rejeição imediata, os especialistas recomendam que as empresas com sistemas já preparados comecem a preencher os novos campos desde já. Esse período de flexibilização funciona como uma janela de transição para ajustar ERPs e processos internos, reduzindo o risco de dor de cabeça quando as validações completas entrarem em vigor.

Na prática, isso envolve revisar o cadastro de produtos e serviços da empresa e verificar se as integrações entre os sistemas de faturamento e os ERPs estão funcionando corretamente com os novos campos de IBS e CBS. Quanto antes esses ajustes forem testados, menor a chance de problemas operacionais quando a exigência se tornar obrigatória de fato.

Um período com caráter orientador

Outro ponto importante: a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS anunciaram que vai existir um programa de estímulo à conformidade durante 2026. A ideia é que esse programa priorize orientar os contribuintes e permita a autorregularização das informações enquanto os novos tributos são implantados, o que deve reduzir o risco de penalidades para empresas que estejam realmente empenhadas em se adaptar às novas regras.

Em resumo, a flexibilização evita que suas notas fiscais sejam rejeitadas agora, mas não muda a obrigatoriedade de adaptar sua empresa à reforma tributária. Esse é o momento de usar o fôlego dado pela Receita Federal para validar processos internos, revisar cadastros e testar o ERP com atenção, junto com seu escritório de contabilidade, antes que a fase de transição chegue ao fim e as validações passem a ser exigidas integralmente.