IBS e CBS na nota fiscal: o que muda e como sua empresa deve se preparar

A partir desta segunda-feira, dia 3, empresas de todo o país começaram a adaptar seus documentos fiscais eletrônicos para incluir informações sobre dois novos tributos criados pela Reforma Tributária: a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços). A mudança atinge documentos usados no dia a dia da maioria dos negócios, como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Antes de você se preocupar demais: a Receita Federal já avisou que, por enquanto, a falta desses novos dados não vai fazer sua nota fiscal ser rejeitada. Estamos numa fase de ajuste, em que os sistemas de empresas e órgãos públicos ainda estão sendo preparados para o novo modelo de tributação sobre o consumo.

O que muda na prática

Os arquivos eletrônicos usados para emitir notas fiscais ganharam campos específicos para registrar dados de IBS e CBS. Isso vale para operações de venda de mercadorias, prestação de serviços e transporte de cargas e passageiros. Na prática, é o início da preparação técnica que vai sustentar a cobrança desses tributos nos próximos anos.

Essa primeira etapa alcança empresas que não são optantes pelo Simples Nacional. Se sua empresa está nesse regime, não se anime achando que está de fora: o cronograma prevê que as empresas do Simples entrem nessa mesma exigência a partir de 1º de janeiro de 2027. Ou seja, é uma questão de tempo até que todo o mercado precise se adaptar.

Vale lembrar o que são esses tributos. A CBS é federal e vai substituir o PIS/Pasep e a Cofins. Já o IBS será administrado por estados e municípios e vai substituir, de forma gradual, o ICMS e o ISS. Os dois integram o modelo de Imposto sobre Valor Agregado (IVA), que é a base da Reforma Tributária para reorganizar a cobrança de impostos sobre o consumo. A substituição dos tributos atuais pelos novos não é imediata: ela ocorre de forma progressiva até 2033.

Sua empresa vai pagar IBS e CBS já em 2026?

Aqui vai uma informação importante para o seu planejamento financeiro: durante 2026, as empresas que cumprirem as obrigações de adaptação dos documentos fiscais não terão cobrança efetiva dos novos tributos. Existem valores de teste previstos para essa fase inicial, de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, mas, caso seja necessário recolher esses valores, a legislação prevê mecanismos de compensação com tributos federais. A ideia é justamente evitar que sua carga tributária aumente de forma permanente enquanto todo mundo se adapta ao novo sistema.

Outro ponto que traz um alívio imediato: a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS confirmaram que documentos fiscais sem os campos preenchidos, ou com inconsistências relacionadas a esses tributos, não serão rejeitados automaticamente neste primeiro momento. Essa flexibilização será formalizada por um Ato Técnico Conjunto e abrange, além da NF-e, NFC-e e CT-e, outros documentos como Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e), Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e) e Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação (NFCom).

Como se preparar sem deixar para depois

Mesmo com essa flexibilização inicial, não é hora de relaxar. O ideal é usar esse período justamente para ajustar sistemas e processos internos antes que as regras se tornem definitivas. Para quem cuida da parte fiscal e contábil do negócio, isso significa acompanhar os novos leiautes dos documentos fiscais, atualizar cadastros e revisar os procedimentos de emissão de notas. Quem começa a se adaptar agora tem mais chance de identificar divergências com calma, sem a pressão de estar sob fiscalização.

É importante lembrar também que a mudança não fica restrita aos seus sistemas internos: pode ser necessário alinhar a integração com fornecedores, clientes e plataformas usadas nas operações fiscais do seu negócio. Quanto mais cedo esse alinhamento acontecer, menor o risco de dor de cabeça quando a exigência se tornar obrigatória de fato.

Para o seu cliente final, a mudança mais visível por enquanto será ver informações sobre IBS e CBS aparecendo nas notas fiscais, sem que isso represente cobrança imediata desses tributos sobre as compras. Já para a sua empresa, o recado é claro: mesmo que hoje não haja risco de rejeição automática de notas por falta desses dados, o momento de exigência definitiva vai chegar. Empresas que apresentarem inconsistências durante a fase de adaptação podem ser orientadas a corrigir as informações dentro de um prazo, e regularizar tudo dentro desse período tende a evitar penalidades. Adiantar-se agora é a forma mais segura de atravessar essa transição sem sustos.