ECF: nova versão do programa exige atenção de quem declara

Se a sua empresa é obrigada a entregar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), fique atento: a Receita Federal liberou uma nova versão do programa usado para preencher e transmitir essa declaração. Trata-se da versão 12.2.6, que corrige um problema identificado na geração de relatórios de Pastas e Fichas e já está disponível para download. Ignorar essa atualização pode gerar retrabalho ou erros na hora de enviar as informações contábeis e fiscais ao Fisco.

O que muda

A principal novidade desta versão é a correção de um erro que afetava a geração de relatórios de Pastas e Fichas dentro do próprio programa. Não são mudanças estruturais nas regras de preenchimento, mas um ajuste técnico que evita falhas na hora de gerar esses documentos, essenciais para conferência interna e para eventuais fiscalizações.

A versão 12.2.6 deve ser usada para transmitir arquivos da ECF referentes ao ano-calendário 2025, além de situações especiais que ocorram em 2026, seguindo o chamado leiaute 12. As instruções detalhadas sobre esse leiaute estão disponíveis no Manual da ECF e no arquivo de Tabelas Dinâmicas, publicados no site do Sped.

Um ponto importante para escritórios de contabilidade e empresas que ainda precisam corrigir ou reenviar declarações antigas: essa mesma versão também serve para transmitir ECF de anos-calendário anteriores, do leiaute 1 ao 11, sejam elas declarações originais ou retificadoras. Ou seja, não é preciso manter versões antigas do programa instaladas para lidar com pendências de exercícios passados.

Quem é afetado

A entrega da ECF é obrigatória, todos os anos, para praticamente todas as pessoas jurídicas, independentemente do regime de tributação: lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido. Isso inclui até entidades imunes e isentas.

Ficam de fora dessa obrigação as empresas optantes pelo Simples Nacional, os órgãos públicos, autarquias e fundações públicas, além das pessoas jurídicas que, durante todo o ano-calendário, não tiveram nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, o que inclui até aplicações no mercado financeiro ou de capitais.

Como se preparar

Se a sua empresa está entre as obrigadas a entregar a ECF, o primeiro passo prático é garantir que o setor contábil, interno ou terceirizado, já esteja utilizando a versão 12.2.6 do programa. Isso evita que relatórios sejam gerados com o erro corrigido nesta atualização e reduz o risco de retrabalho próximo aos prazos de entrega.

Para empresas que precisam corrigir declarações de anos anteriores, o momento também é oportuno para revisar pendências: como a nova versão atende tanto aos leiautes recentes quanto aos antigos, é possível resolver retificações represadas usando um único programa atualizado. Mantenha contato próximo com seu contador para confirmar que a atualização foi aplicada e que não há inconsistências nos relatórios antes da transmissão final.