ECF 2025: nova versão do programa corrige erros; veja quem deve atualizar

A Receita Federal publicou a versão 12.2.3 do programa da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que deve ser usada para transmitir os arquivos referentes ao ano-calendário 2025, além de situações especiais previstas para 2026. Se a sua empresa é obrigada a entregar a ECF, essa atualização já precisa estar instalada antes do próximo envio, para evitar erros de processamento ou rejeição do arquivo.

Na prática, quem cuida da rotina fiscal do negócio, seja internamente ou por meio de um escritório de contabilidade, precisa garantir que o sistema utilizado esteja sempre na versão mais recente. Isso porque o programa da ECF passa por ajustes frequentes, e usar uma versão ultrapassada pode gerar retrabalho, atrasos na entrega e até problemas com a validade das informações prestadas ao Fisco.

O que muda na versão 12.2.3

Essa atualização traz duas correções técnicas importantes. A primeira resolve um erro relacionado a caracteres especiais no bloco M da escrituração, um dos blocos que reúne informações contábeis e fiscais dentro do arquivo. A segunda implementa uma verificação de integridade no momento em que o usuário gera uma cópia de segurança do trabalho realizado no programa, o que reduz o risco de perda ou corrupção de dados durante o processo.

São mudanças pontuais, mas que fazem diferença no dia a dia de quem lida com a ECF: menos erros de leitura do arquivo e mais segurança para quem precisa guardar backups da escrituração antes da transmissão final à Receita Federal.

Quem precisa ficar atento

A versão 12.2.3 não serve apenas para declarações do ano-calendário 2025. Ela também deve ser usada para transmitir ECF de anos anteriores, do leiaute 1 ao 11, sejam elas declarações originais ou retificadoras. Ou seja, se a sua empresa precisar corrigir uma escrituração antiga, o programa atualizado também é obrigatório para isso.

Vale reforçar quem está na lista de obrigados a entregar a ECF anualmente: todas as pessoas jurídicas, incluindo as imunes e isentas, independentemente de serem tributadas pelo lucro real, lucro presumido ou lucro arbitrado. Ficam de fora dessa obrigação as empresas que não exerceram nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário, as optantes pelo Simples Nacional e os órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.

Como se preparar

O primeiro passo é verificar se o programa instalado na sua empresa ou no seu escritório contábil já está na versão 12.2.3, disponível na área de downloads do site do Sped. As instruções detalhadas sobre o leiaute 12, usado nas declarações mais recentes, estão no Manual da ECF e no arquivo de Tabelas Dinâmicas, também disponibilizados pela Receita Federal.

A ECF existe para substituir a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e faz parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital, instituído pelo Decreto nº 6.022/07. O uso da certificação digital garante validade jurídica às informações enviadas, o que reforça a importância de manter o sistema sempre atualizado: qualquer inconsistência técnica pode comprometer a regularidade fiscal do seu negócio junto à Receita Federal.

Se a sua empresa se enquadra entre as obrigadas a entregar a ECF, o ideal é não deixar a atualização do programa para a última hora. Conferir a versão instalada, revisar o Manual da ECF e alinhar prazos com quem cuida da contabilidade evita correria e reduz o risco de erros que podem gerar retrabalho ou até multas por atraso na entrega.