ECF: nova versão do programa é obrigatória para todas as declarações

A Receita Federal liberou a versão 12.2.3 do Programa da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que agora é a versão oficial para transmitir declarações do ano-calendário de 2025, situações especiais que ocorrerem em 2026 e também escriturações de exercícios passados. Na prática, se sua empresa é obrigada a entregar a ECF, precisa passar a usar essa nova versão, seja para o envio original, seja para retificar declarações já entregues.

A atualização foi publicada no portal do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e já está disponível para download. O objetivo da Receita foi corrigir falhas técnicas identificadas na versão anterior e deixar o processo de geração da escrituração mais confiável, o que ajuda a evitar dores de cabeça na hora de validar e transmitir o arquivo.

O que muda na prática

A versão 12.2.3 traz duas correções principais. A primeira resolve um erro relacionado a determinados caracteres especiais no bloco M da escrituração, um ajuste que evita inconsistências no preenchimento e na validação dos dados. A segunda novidade é a inclusão de uma verificação de integridade no momento em que o sistema gera a cópia de segurança (backup) do arquivo, o que aumenta a confiabilidade dos dados armazenados e reduz o risco de perda ou corrupção de informações importantes para sua contabilidade.

Apesar de ter sido desenvolvida especificamente para o leiaute 12, usado nas escriturações de 2025 e nas situações especiais de 2026, a nova versão também deve ser utilizada para enviar ECFs de anos-calendário anteriores, cobrindo os leiautes de 1 a 11. Isso vale tanto para quem está entregando a declaração pela primeira vez quanto para quem precisa retificar uma escrituração já enviada.

Quem é afetado

A mudança impacta diretamente empresas obrigadas à entrega da ECF e os profissionais de contabilidade responsáveis por essa obrigação. Não importa se a transmissão é original ou retificadora, nem qual leiaute está sendo utilizado: a versão 12.2.3 passa a ser exigência para garantir que o arquivo seja aceito pelo sistema da Receita Federal sem problemas de compatibilidade.

Isso significa que, mesmo que sua empresa esteja regularizando uma escrituração de anos anteriores, é necessário conferir se o programa instalado é o mais atual antes de gerar e transmitir o arquivo. Usar uma versão desatualizada pode gerar erros de validação e atrasar o cumprimento da obrigação, o que pode se transformar em complicações desnecessárias para o seu negócio.

Como se preparar

O primeiro passo é acessar o portal oficial do Sped e baixar a versão 12.2.3 do Programa da ECF, substituindo qualquer versão anterior instalada nos computadores da empresa ou do escritório de contabilidade. Antes de transmitir qualquer declaração, vale a pena confirmar se o sistema está mesmo atualizado, evitando retrabalho.

Também é importante manter à mão o Manual da ECF e o arquivo de Tabelas Dinâmicas, referentes ao leiaute 12, que continuam disponíveis no portal do Sped. Esses materiais reúnem as regras técnicas e orientações de preenchimento que ajudam a evitar erros na hora de montar a escrituração, principalmente diante das mudanças implementadas no programa.

Se sua empresa terceiriza a contabilidade, o momento é oportuno para confirmar com o escritório responsável se a atualização já foi providenciada. Manter o sistema em dia com as versões mais recentes é uma forma simples de evitar inconsistências, retrabalho e possíveis problemas com o cumprimento de obrigações fiscais junto à Receita Federal.