Venda cancelada em outro mês: como corrigir o PGDAS-D do Simples

Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional e cancela uma nota fiscal em um mês diferente daquele em que a venda foi declarada, atenção: o procedimento correto não é simplesmente descontar o valor na apuração seguinte. É preciso corrigir a declaração do mês em que a receita foi originalmente informada. Esse detalhe, previsto na Resolução CGSN nº 140/2018, pode parecer burocrático, mas o erro na hora de lançar é comum e pode gerar inconsistências na apuração de impostos.

O que muda

A regra vale para o PGDAS-D, o sistema onde empresas do Simples calculam e declaram os tributos devidos mensalmente. Quando uma nota fiscal é validamente cancelada depois que a venda já foi tributada em um mês anterior, o valor precisa ser retirado da apuração daquele período específico, não do mês em que o cancelamento aconteceu. Se a declaração do mês da venda já tiver sido enviada, a saída é retificá-la.

Um exemplo ajuda a entender na prática: imagine que sua empresa lançou uma venda de R$ 2 mil na apuração de outubro, e o documento fiscal foi cancelado em novembro. Mesmo com o cancelamento ocorrendo um mês depois, o valor deve ser retirado da apuração de outubro, por meio de retificação. Não existe a opção de simplesmente abater esse valor do faturamento de novembro.

Há uma particularidade para quem apura impostos pelo regime de caixa: nesse caso, a dedução fica limitada ao valor que efetivamente entrou no caixa da empresa. Por isso, antes de qualquer retificação, o setor fiscal precisa checar quanto da venda foi de fato considerado na apuração e em qual competência isso ocorreu. Outro ponto importante: se uma nova nota fiscal for emitida para substituir a que foi cancelada, o valor dessa nova operação deve ser tributado no período da venda original, e não em um novo período.

Devolução de mercadoria é diferente

É fundamental não confundir cancelamento de nota com devolução de mercadoria, porque as regras são distintas. Quando o produto é vendido e devolvido em um mês posterior, aplica-se outro dispositivo da mesma resolução: o valor é deduzido da receita bruta no mês em que a devolução efetivamente aconteceu, respeitando a segregação por tipo de receita. Se o valor a deduzir for maior que a receita apurada naquele mês, o saldo pode ser abatido nos meses seguintes.

No regime de caixa, a devolução também tem limite: só pode ser deduzido o valor que realmente foi devolvido ao comprador. Essa diferença de tratamento entre cancelamento e devolução é o ponto que mais gera dúvida nas empresas, e o erro de aplicar a regra errada pode distorcer a apuração dos tributos devidos.

Como se preparar

Antes de qualquer ajuste no PGDAS-D, a orientação prática é simples: identifique com clareza qual evento aconteceu de fato, cancelamento ou devolução, porque isso define qual período será usado como referência. No cancelamento válido, olhe para o mês em que a venda foi tributada. Na devolução, olhe para o mês em que a mercadoria voltou para a empresa.

Vale reforçar que a retificação do PGDAS-D serve apenas para corrigir a apuração dos tributos, ela não substitui os procedimentos fiscais que formalizam o cancelamento da nota ou a devolução da mercadoria, que seguem suas próprias exigências. Por isso, o ideal é que sua equipe fiscal ou o escritório de contabilidade responsável pela empresa seja acionado assim que um cancelamento ou devolução ocorrer fora do mês da venda, evitando retificações tardias ou lançamentos incorretos que podem chamar atenção do Fisco.