Vale-alimentação: o que revisar no contrato com o fornecedor

Se a sua empresa oferece vale-alimentação ou vale-refeição aos funcionários, é hora de tirar o contrato com o fornecedor da gaveta e revisar as cláusulas com atenção. O Decreto nº 12.712/2025 estabeleceu novas regras para a operação desses benefícios, e elas valem para qualquer empresa que concede ou administra vale-alimentação e vale-refeição, esteja ela inscrita ou não no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT).

Isso significa que mesmo negócios que nunca aderiram formalmente ao PAT precisam se adequar. A norma também alcança toda a cadeia que viabiliza esses benefícios: empresas emissoras dos cartões, credenciadoras de estabelecimentos e demais operadores envolvidos. Na prática, o RH passa a ter um papel de fiscalização interna, verificando se o que está escrito no contrato com o fornecedor bate com o que a lei exige.

O que muda nos contratos

Um dos pontos centrais é a taxa cobrada nas transações feitas em restaurantes, supermercados e demais estabelecimentos credenciados, conhecida como MDR. O decreto fixa o limite de 3,6% para essa taxa, tanto no vale-alimentação quanto no vale-refeição. Contratos que preveem percentuais acima disso estão em desacordo com a regulamentação.

Além da taxa principal, a norma proíbe cobranças extras aos estabelecimentos comerciais, como taxas de adesão, anuidades ou outras tarifas paralelas. Também ficou vedada a prática de oferecer rebates, deságios ou qualquer vantagem financeira indireta à empresa contratante como forma de atrair a contratação do serviço. Ou seja, o RH não deve olhar apenas o preço anunciado pelo fornecedor, mas toda a estrutura de taxas e eventuais benefícios embutidos na proposta.

Prazos e finalidade do benefício

Outro item que merece atenção é o prazo para o fornecedor repassar o pagamento aos estabelecimentos credenciados. Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego, esse prazo não pode passar de 15 dias corridos. O RH deve confirmar se as cláusulas contratuais respeitam esse limite, já que atrasos na liquidação afetam diretamente restaurantes e mercados parceiros.

A regulamentação também reforça que os valores do vale-alimentação e do vale-refeição só podem ser usados para comprar alimentos e refeições. O Ministério do Trabalho e Emprego cita como práticas proibidas o uso do benefício em serviços sem relação com alimentação, como academias ou programas de cashback. Por isso, vale confirmar se o fornecedor contratado oferece esse tipo de funcionalidade adicional, o que pode colocar a empresa em desacordo com a norma.

Riscos do descumprimento

Ignorar essas regras tem custo. As multas por descumprimento variam de R$ 5 mil a R$ 50 mil, podendo dobrar em caso de reincidência ou de embaraço à fiscalização. Além da penalidade financeira direta, a empresa que não se adequar pode perder benefícios fiscais e administrativos ligados à legislação do PAT, incluindo a dedução de despesas com alimentação no Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).

Diante desse cenário, o caminho mais seguro é o RH revisar, item por item, o contrato vigente com o fornecedor de vale-alimentação e vale-refeição, comparando cada cláusula com os parâmetros definidos pelo decreto. Onde houver divergência, o ideal é buscar ajuste formal com o fornecedor antes que a fiscalização identifique a irregularidade. Contar com o apoio do setor contábil e jurídico nessa revisão ajuda a garantir que o benefício continue sendo vantajoso tanto para a empresa quanto para os trabalhadores.