Split payment: como o novo sistema de pagamentos vai afetar sua empresa

Se sua empresa recebe pagamentos de clientes por boleto, Pix ou transferência, uma mudança importante está a caminho e já começou a ser testada nos bastidores dos bancos e fintechs. Trata-se do split payment, mecanismo da Reforma Tributária que vai separar automaticamente o valor do IBS e da CBS no momento em que o pagamento é liquidado, antes mesmo de o dinheiro cair na sua conta. Na prática, isso significa que você vai passar a receber o valor líquido, já descontados os tributos, e não mais o valor cheio para depois calcular e recolher os impostos por conta própria.

O que muda

Hoje, quando um cliente paga uma nota fiscal, o valor integral entra na conta da empresa vendedora, que depois cuida de apurar e recolher os tributos. Com o split payment, essa lógica se inverte: o próprio sistema de pagamento (banco, fintech ou instituição que processa a transação) consulta uma plataforma pública, administrada pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS, para saber quanto de imposto está em aberto naquela operação. Com base nessa informação, o prestador do pagamento já retira o valor do IBS e da CBS antes de repassar o restante ao fornecedor.

Para que isso funcione, é necessário que o sistema de gestão da empresa (o ERP) esteja integrado à infraestrutura de pagamento, enviando os dados que conectam cada pagamento à nota fiscal correspondente. Essa integração é o que vai garantir que você receba o valor correto, sem erros de cálculo ou atrasos desnecessários.

Quando a consulta à plataforma falha por algum motivo, a lei prevê uma solução: o prestador de pagamento retém o valor com base nas informações disponíveis no momento, mesmo sem o desconto de débitos já quitados. Depois, a Receita e o Comitê Gestor recalculam o valor correto e devolvem o excedente à empresa em até três dias úteis. Há também um procedimento simplificado, para quando o pagamento não traz identificação dos tributos: nesse caso, o valor retido primeiro serve para quitar outras dívidas da empresa com o fisco, e o saldo só retorna depois que a apuração for concluída, o que pode levar mais tempo.

Quem é afetado

O mecanismo afeta qualquer empresa que receba pagamentos de clientes via boleto, Pix, TED ou transferência entre contas da mesma instituição, que são as modalidades incluídas na primeira fase. Pagamentos por cartão ainda ficam de fora nessa etapa inicial. Negócios que vendem por meio de marketplaces também precisam de atenção redobrada, já que operações com vários fornecedores em um único pagamento exigem um documento fiscal que agregue as notas de cada venda, com definição clara de como o split será aplicado em cada etapa da transação.

Prazos

Os testes de integração entre os sistemas de pagamento e a plataforma pública começaram em 15 de outubro, mas ainda em ambiente controlado, sem efeito sobre pagamentos reais. Em 2026, o IBS e a CBS serão aplicados com alíquotas de teste bem baixas, de 0,1% e 0,9%, e as empresas que cumprirem corretamente as obrigações acessórias ficam dispensadas de recolher esses valores nessa fase experimental. A adesão das instituições financeiras ao split payment deve acontecer aos poucos ao longo de 2027, meio de pagamento por meio de pagamento, e a obrigatoriedade para operações entre empresas só começa em 2028, quando o mecanismo estiver disponível em todos os canais de pagamento.

Como se preparar

Como o mecanismo ainda é opcional, esse é o momento certo para testar a integração entre o seu sistema de gestão e os prestadores de pagamento que você utiliza. Isso evita surpresas quando a obrigatoriedade chegar em 2028 e reduz o risco de ficar com o caixa descasado, já que falhas na consulta ou pagamentos sem identificação correta dos tributos podem atrasar o recebimento de valores por alguns dias, ou até mais tempo, no caso do procedimento simplificado.

Converse com seu banco ou fintech de confiança sobre os prazos de adaptação e verifique se o seu ERP já está preparado para enviar as informações exigidas pela nova plataforma. Quanto antes sua empresa testar esse fluxo, menor a chance de enfrentar problemas de fluxo de caixa quando o split payment se tornar obrigatório nas transações entre empresas.