Split payment: como identificar a forma de pagamento nas notas fiscais

Se sua empresa emite notas fiscais eletrônicas, uma novidade técnica vai exigir atenção do seu sistema de emissão nos próximos meses. Um informe técnico publicado por Receita Federal, Comitê Gestor do IBS e Encat padronizou os códigos que identificam o meio de pagamento usado em cada transação. Essa informação passa a ser obrigatória em diversos documentos fiscais eletrônicos e será usada pelo sistema de split payment, mecanismo da reforma tributária que recolhe os tributos automaticamente no momento em que o pagamento é feito.

O que muda

Na prática, os documentos fiscais eletrônicos ganharam um campo específico para informar como o cliente pagou aquela operação, por exemplo, se foi via Pix, cartão ou transferência. Essa informação não é apenas um detalhe burocrático: é ela que vai permitir ao sistema de split payment identificar a transação financeira e separar automaticamente a parte do tributo devido, no momento em que o dinheiro entra na conta do vendedor.

O informe técnico já traz seis códigos válidos para preencher esse campo, sendo que dois deles ainda são novidade e serão incorporados à tabela nacional em breve: um para Pix automático e outro para operações via TEF ou transferência bancária direta entre contas. Se o sistema emissor usar um código fora dessa lista, a nota será rejeitada com o código 1003, indicando "tipo de pagamento inválido". Ou seja, notas com informação de pagamento incorreta simplesmente não serão aceitas pelo sistema.

Quem é afetado

A exigência vale para um conjunto amplo de documentos fiscais eletrônicos, o que significa que praticamente todo tipo de negócio será impactado, independentemente do setor. Estão na lista o Conhecimento de Transporte Eletrônico, o Bilhete de Passagem Eletrônico, a Nota Fiscal de Energia Elétrica, a Nota Fiscal de Comunicação, a Nota Fiscal de Água e Saneamento, a Nota Fiscal de Gás, além da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe), usadas no dia a dia da maioria das empresas que vendem produtos ou serviços.

Isso quer dizer que, se você vende produtos no varejo, presta serviços de transporte, comunicação, energia, água ou gás, ou emite notas fiscais comuns para seus clientes, seu sistema de emissão de notas vai precisar estar preparado para incluir essa informação corretamente. Caso contrário, o risco é ter documentos rejeitados no momento da emissão, o que pode travar vendas e gerar retrabalho para sua equipe financeira ou contábil.

Como se preparar

O primeiro passo é conversar com o fornecedor do seu sistema de emissão de notas fiscais (ERP ou software de PDV, por exemplo) para confirmar se ele já está sendo atualizado para incluir o novo campo e os códigos corretos de meio de pagamento. Também vale orientar sua equipe de vendas e financeiro sobre a importância de registrar corretamente a forma de pagamento usada em cada operação, já que essa informação passa a ter peso direto na emissão da nota e, futuramente, no próprio recolhimento de tributos via split payment.

Como novos códigos ainda podem ser incluídos por atualizações do informe técnico, é importante manter atenção às próximas comunicações sobre o tema, especialmente se sua empresa trabalha com formas de pagamento menos comuns. Contar com o apoio contábil nesse período de adaptação ajuda a evitar rejeições de notas e problemas no fluxo de recebimentos, garantindo que o negócio continue funcionando sem interrupções enquanto o split payment é implementado.