IBS e CBS na nota fiscal: prazo para rejeição automática é adiado, veja o que muda

A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS publicaram um novo ato técnico que estende o prazo para que documentos fiscais eletrônicos, como NF-e, NFC-e, CT-e e outros, deixem de ser rejeitados automaticamente por falta de preenchimento dos campos de IBS e CBS. Na prática, isso significa mais tempo de adaptação para empresas e sistemas, mas não representa uma liberação da obrigação de informar esses tributos nas notas.

É importante entender a diferença entre "não rejeitar" e "não exigir". O documento apenas evita que o sistema bloqueie automaticamente a nota quando os campos de IBS e CBS estão em branco. Quem já vem preenchendo essas informações continua sujeito às regras normais de validação, ou seja, não há um "recuo" para quem já se adaptou.

O que muda na prática

Antes deste ato, já havia uma flexibilização nas regras de validação, e agora ela foi simplesmente estendida no tempo. Ou seja, o sistema continua aceitando notas sem os campos de IBS e CBS preenchidos, sem bloqueio automático. Mas isso não significa segurança jurídica total: a obrigação de preencher esses campos já está em vigor, e o não cumprimento pode gerar autuação fiscal, mesmo sem rejeição do documento pelo sistema.

Segundo a orientação vigente, se a empresa for autuada por não preencher os campos, ainda existe um prazo para regularização. Se a irregularidade for corrigida dentro desse período, a empresa fica livre de recolhimento de tributos adicionais ou de multas. Mas contar com essa "margem de manobra" não é uma estratégia recomendada, já que os atos publicados até agora não trazem clareza total sobre a aplicação de penalidades.

Quem é afetado e por quê

Praticamente toda empresa emissora de documentos fiscais eletrônicos está no radar dessa mudança, mas o impacto real varia conforme o nível de preparação de cada negócio. Uma pesquisa da IOB, feita com mais de 4.500 empresas do regime regular, mostrou que 93% dos produtos analisados tinham algum tipo de inconsistência cadastral ou tributária relacionada à adaptação ao IBS e à CBS. Isso envolve desde erros em classificação fiscal e alíquotas até problemas com códigos NCM.

Os principais gargalos identificados pelas empresas incluem a atualização das classificações tributárias para os novos tributos, a revisão de alíquotas que variam por estado e município, a integração dos sistemas de gestão aos novos campos obrigatórios e a atualização das bases de dados com identificadores e códigos corretos. Esse cenário ajuda a explicar por que o adiamento foi necessário: a complexidade operacional da Reforma Tributária do Consumo é maior do que o previsto inicialmente, e afeta não só as empresas, mas também contadores e desenvolvedores de sistemas fiscais.

Como se preparar agora

O recado das autoridades é claro: 2026 é um ano de transição, marcado por orientação e adaptação, não por punição. Isso não quer dizer, porém, que sua empresa deva esperar para agir. O ideal é revisar as classificações fiscais e alíquotas de IBS e CBS em todos os produtos, garantir que o ERP e o software fiscal utilizados já estejam preparados para os novos campos, e treinar as equipes fiscal e operacional para lidar com os novos processos.

Mais importante ainda: comece a emitir notas com os campos de IBS e CBS preenchidos desde já, mesmo sabendo que não haverá rejeição automática em caso de erro ou omissão. Essa prática ajuda sua empresa a ganhar experiência antes que as regras se tornem mais rígidas, e reduz o risco de autuações futuras. Como a preparação envolve atualização de cadastros, integração de sistemas e capacitação de equipes, e tudo isso consome semanas de trabalho, adiar o início desse processo pode custar caro quando o próximo prazo, esse sim definitivo, for anunciado.