Reforma tributária cria nota fiscal específica para perdas, devoluções e adiantamentos

Se a sua empresa já passou por situações como perda de mercadoria no estoque, um cliente que recusa parte de uma entrega ou um pagamento adiantado de um serviço que só será concluído meses depois, você sabe como esses casos costumavam virar dor de cabeça na hora de emitir nota fiscal. Desde 3 de agosto, existe uma resposta padronizada para esses imprevistos: dois novos documentos fiscais, a Nota de Débito e a Nota de Crédito, criados por uma norma nacional para organizar como essas exceções entram na apuração do IBS e da CBS, os novos tributos da reforma tributária.

O que muda

Até agora, esses imprevistos eram resolvidos na base do improviso: um estorno manual, uma nota complementar, uma ligação para o contador perguntando o que fazer. O problema é que o novo sistema de tributação depende de uma correspondência quase exata entre o que o fornecedor declara como débito e o que o cliente aproveita como crédito. Quando a mercadoria se perde, quando o cliente paga antes de receber ou quando a entrega não se concretiza, essa correspondência quebra. Por isso, a norma criou instrumentos específicos para essas quatro situações: venda com pagamento adiantado, perda de mercadoria em estoque, correção de valores quando a nota já não pode mais ser cancelada, e devolução por recusa ou por não localização do cliente.

As duas primeiras situações (pagamento adiantado e perda de estoque) são resolvidas com a Nota de Débito, que formaliza uma obrigação da empresa perante o sistema tributário. As outras duas (devolução e correção de valores) são tratadas pela Nota de Crédito, que reconhece que a empresa tem direito a recuperar um valor já tributado.

Um exemplo ajuda a entender a lógica. Se sua empresa presta um serviço de R$ 50 mil e recebe um adiantamento de R$ 15 mil antes de concluir o trabalho, é preciso emitir uma Nota de Débito no momento do recebimento, com incidência de IBS e CBS sobre esse valor adiantado. Quando o serviço é finalmente entregue, a nota final referencia essa Nota de Débito anterior, e o sistema evita cobrar o imposto duas vezes sobre o mesmo valor. Já no caso de perda de estoque, se um produto que já havia gerado crédito na compra é furtado ou estragado antes de ser vendido, a empresa precisa estornar esse crédito por meio de uma Nota de Débito específica, já que a mercadoria nunca chegará a ser vendida.

No lado da Nota de Crédito, o exemplo mais comum é a recusa de mercadoria. Se um cliente recusa toda a entrega, ou não é localizado para recebê-la, considera-se que a operação não aconteceu e o imposto que seria devido não chega a incidir. O mesmo raciocínio vale quando apenas parte de um pedido é devolvida. Há ainda o caso de notas emitidas com valor maior do que o correto, quando já não é mais possível cancelar o documento: aqui, a empresa emite uma Nota de Crédito pela diferença, mas esse ajuste só é aceito se o cliente concordar formalmente com a redução, por meio de um evento eletrônico específico.

Quem é afetado e por que atenção redobrada agora

Essas mudanças afetam qualquer empresa que emita nota fiscal eletrônica e que, no dia a dia, lide com perdas de estoque, vendas com adiantamento, entregas recusadas ou correções de valor. Ou seja, praticamente todo negócio que compra, vende ou movimenta mercadorias e serviços. Vale um alerta importante: a regra sobre o destaque do ICMS na Nota de Débito de perda em estoque mudou recentemente. Até pouco tempo, a norma dizia que esse imposto não deveria aparecer nessa nota; agora, a regra é o oposto, e o ICMS deve ser destacado quando houver. Como ainda circulam materiais de treinamento e resumos desatualizados com a regra antiga, essa é uma verificação que vale a pena fazer diretamente com seu contador antes de configurar o sistema de emissão de notas da empresa.

Como se preparar

Vale lembrar que a data de início dessas regras já foi adiada uma vez, e o texto da norma já sofreu três alterações desde que foi publicado, o que mostra que os detalhes ainda estão sendo ajustados. Isso reforça a importância de não configurar o sistema da empresa com base em informações antigas ou em resumos genéricos encontrados por aí.