Recusa de mercadoria: nova regra de nota fiscal em SP vale desde quando?

Se a sua empresa vende produtos que às vezes são parcialmente recusados pelo cliente na entrega, fique atento: a partir de 1º de janeiro de 2027, a forma de emitir a nota fiscal nessas situações vai mudar em São Paulo. A Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado (Sefaz-SP) esclareceu o assunto na Resposta à Consulta Tributária nº 33.157/2026, publicada em 6 de outubro, com base em norma nacional aprovada pelo Confaz.

Até agora, quando um cliente recusava parte de uma entrega, era a empresa remetente (quem vendeu e enviou a mercadoria) que precisava se preocupar com a documentação fiscal de retorno. A partir da nova regra, isso muda dependendo de quem é o destinatário e da situação dele perante o ICMS.

O que muda

A principal novidade está na recusa parcial de mercadorias, ou seja, quando o cliente aceita parte da entrega e devolve o restante. Se esse cliente for contribuinte do ICMS, a partir de 2027 será ele quem terá que emitir a nota fiscal referente à parte recusada, como uma espécie de nota de devolução (chamada tecnicamente de "nota de débito"). Essa nota precisa citar a nota fiscal original da venda e destacar o imposto, quando houver.

Já se o cliente não for contribuinte do ICMS, mesmo que tenha inscrição estadual, a responsabilidade pela nota continua sendo da empresa que vendeu e enviou a mercadoria. O mesmo vale para os casos de recusa total: quando o cliente não aceita nada do que foi entregue, é sempre o remetente quem emite a nota de entrada para registrar o retorno do produto ao estoque.

Quem é afetado

A mudança afeta diretamente empresas que vendem mercadorias para outras empresas contribuintes do ICMS e que, eventualmente, têm parte dos produtos recusados no momento da entrega. É o caso comum em distribuição, indústria e comércio atacadista, por exemplo. Se o seu negócio costuma lidar com devoluções parciais de carga, vale revisar como seus sistemas e sua equipe fiscal vão lidar com essa nova divisão de responsabilidades.

A Sefaz-SP também esclareceu um ponto importante: o termo "contribuinte" usado na norma se refere exclusivamente ao ICMS, não ao futuro Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). Ou seja, prestadores de serviços que não são contribuintes do ICMS não entram automaticamente nessa regra. Para operações já sujeitas ao IBS e à CBS, a documentação fiscal seguirá uma lógica própria, diferente da definida neste ajuste.

Prazos e como se preparar

A norma nacional que embasa essa mudança já produz efeitos desde 3 de agosto de 2026, e as empresas paulistas podem adotar o novo procedimento de forma facultativa até o fim de 2026. A partir de 1º de janeiro de 2027, porém, a aplicação passa a ser obrigatória. Vale lembrar que orientações anteriores da Sefaz-SP sobre o tema, usadas em operações realizadas até essa data, continuam válidas e não precisam ser refeitas.

Um alerta importante: ao longo de 2026, a regra chegou a ser revogada e depois restabelecida por diferentes normas, o que gerou uma orientação temporária da Sefaz-SP (em maio de 2026) com um procedimento diferente do que vale agora. Empresas que ajustaram seus sistemas com base nessa orientação temporária precisam revisar essas configurações antes de 2027.

Na prática, o recado é simples: se a sua empresa tem clientes que costumam recusar parte das mercadorias entregues, vale conversar com seu contador e revisar o sistema de emissão de notas fiscais ainda em 2026. Fazer essa adequação com antecedência evita erros de documentação, retrabalho e possíveis problemas com o Fisco quando a regra passar a valer de forma obrigatória.