NFS-e com IBS e CBS: veja prazos e o que muda na emissão

Se a sua empresa emite nota fiscal de serviço, fique atento: a partir de outubro de 2026 a NFS-e passa a exigir informações sobre os novos tributos da Reforma Tributária, o IBS e a CBS. Mas atenção, porque essa não é a única mudança em curso. Empresas do Simples Nacional, por exemplo, terão que trocar o sistema de emissão da nota já em novembro de 2026, antes mesmo de precisarem preencher os campos dos novos tributos. São calendários diferentes, que não podem ser confundidos, e entender essa diferença é essencial para não cair em desconformidade sem perceber.

O que muda

A principal novidade é a inclusão, na NFS-e, de campos específicos para registrar o valor do IBS e da CBS em cada operação. Essa exigência não vale para todos os serviços ao mesmo tempo: a maioria dos serviços sujeitos ao ISS passa a precisar dessa informação a partir de 1º de outubro de 2026. Já casos mais específicos, como plataformas digitais, transporte coletivo, condomínios e operações de locação, entram na obrigatoriedade em 1º de dezembro de 2026. Empresas do Simples Nacional que escolheram o destaque dos tributos na chamada "janela de setembro de 2026" só precisam preencher esses campos a partir de janeiro de 2027.

Um ponto que merece atenção especial: até 31 de dezembro de 2026, a falta desses campos não impede que a nota seja emitida. Mas depois que a obrigatoriedade específica de cada categoria começar a valer, a ausência dessa informação passa a ser considerada uma desconformidade, sujeita a penalidades previstas em norma conjunta da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS. Ou seja, a nota pode até "passar" no sistema, mas isso não significa que ela está de acordo com as regras.

Quem é afetado

Se você é optante do Simples Nacional, precisa redobrar a atenção porque, além do calendário do IBS e da CBS, existe uma mudança separada no sistema de emissão. A partir de 1º de novembro de 2026, microempresas e empresas de pequeno porte do Simples deixam de poder emitir NFS-e pelos sistemas próprios das prefeituras e passam a usar exclusivamente o Emissor Nacional, seja pela versão web, seja por integração via API. Quem hoje usa um sistema integrado ao município vai precisar reconfigurar essa integração para conversar diretamente com o Emissor Nacional. A prefeitura não fica sem acesso às informações, mas passa a recebê-las como consumidora dos dados, e não mais como quem autoriza a emissão.

Quem trabalha com locação de bens móveis ou imóveis também tem um fluxo próprio a seguir. Enquanto os códigos definitivos para esse tipo de operação não entram em produção, deve ser usado um código genérico (o 99.01.01), preenchendo os detalhes da operação em campos de texto livre, como descrição do contrato e informações complementares. Essas notas também só podem ser autorizadas pelo ambiente nacional, e não por sistemas próprios de prefeitura.

Municípios que possuem sistema próprio de emissão de nota também têm deveres a cumprir, independentemente do calendário do IBS e da CBS. Desde 1º de janeiro de 2026, eles já são obrigados a compartilhar as notas emitidas com o Ambiente de Dados Nacional, em lotes organizados e dentro de padrões técnicos definidos. Isso importa para o seu negócio porque, se a prefeitura da sua cidade não estiver em conformidade com essa integração, isso pode gerar consequências, como a suspensão de repasses de recursos da União ao município, o que reforça a importância de cobrar adequação também do lado público.

Como se preparar

O recado principal para quem emite ou apura notas fiscais de serviço é: não existe um único prazo, existem vários, e cada um se aplica a uma situação diferente. Confundir o calendário de preenchimento do IBS e da CBS com o calendário de troca do sistema emissor pode gerar problemas, principalmente para empresas do Simples Nacional, que enfrentam as duas mudanças em momentos distintos.

Vale reforçar que a nota poder ser emitida sem os campos de IBS e CBS até o fim de 2026 não quer dizer que está tudo certo. Depois que a obrigatoriedade específica começar a valer para cada tipo de serviço, a ausência dessa informação passa a contar como desconformidade, com risco de sanção. Por isso, o ideal é já se organizar antes dos prazos começarem a valer, ajustando sistemas, revisando contratos de locação e conferindo se a integração com o município (quando existir) já está preparada para a mudança.

Na prática, isso significa conversar com quem cuida da emissão das suas notas fiscais, seja o setor interno ou o escritório de contabilidade, para garantir que cada tipo de serviço prestado pela empresa esteja mapeado ao calendário correto. Também é importante verificar, junto ao fornecedor do sistema usado hoje, se ele já está adaptado para funcionar com o Emissor Nacional, principalmente se sua empresa é optante do Simples Nacional ou trabalha com locação de bens.