IBS e CBS na nota fiscal: prazo pode ser adiado; veja o que muda

Se sua empresa ainda está se organizando para adaptar os sistemas de emissão de notas fiscais às exigências da reforma tributária, uma notícia pode aliviar o cronograma: o governo federal e o Comitê Gestor do IBS estudam adiar por pelo menos mais um mês a obrigatoriedade de preencher os campos de CBS e IBS nas notas fiscais eletrônicas. A medida ainda está em negociação, mas a tendência apontada por fontes envolvidas no processo é de que o prazo, que venceria em 3 de agosto, seja prorrogado.

Desde janeiro de 2026, empresas já são obrigadas a preencher nas notas fiscais os campos com as alíquotas de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, mas sem recolhimento efetivo e sem punições previstas. A partir de 3 de agosto, no entanto, passariam a valer penalidades para quem não cumprisse essa obrigação, conforme regra estabelecida em ato conjunto da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS. É justamente essa data limite que está sob análise para ser empurrada para mais adiante.

O que muda na prática

O impacto direto para o seu negócio está ligado a dois riscos. O primeiro é operacional: sem os sistemas devidamente ajustados aos novos layouts exigidos pela Receita Federal, existe o temor de que notas fiscais sejam rejeitadas automaticamente, o que poderia travar o faturamento da empresa. O segundo risco é tributário: quem não emitir os documentos fiscais com os novos campos corretamente preenchidos pode ser obrigado a recolher os novos tributos já em 2026, mesmo este sendo considerado um período de testes, já que a legislação prevê que apenas quem cumprir essa obrigação acessória fica dispensado do pagamento antecipado.

Vale destacar que a Receita Federal já afirmou publicamente, mais de uma vez, que não pretende fazer essa cobrança durante a fase de testes. Ainda assim, a regra formal continua valendo enquanto não houver uma mudança oficial, o que reforça a importância de manter os sistemas em dia, mesmo com a possibilidade de adiamento.

Quem sente mais esse desafio

Segundo especialistas ouvidos sobre o tema, o gargalo maior está nas pequenas e médias empresas, que enfrentam mais dificuldade para adaptar seus sistemas aos novos formatos em tempo hábil. Mas o problema não fica restrito a elas: mesmo empresas grandes, com sistemas prontos, dependem de que seus fornecedores também estejam adaptados, sob pena de travar toda a cadeia produtiva. Some-se a isso um obstáculo pouco lembrado: em muitos casos, a empresa já ajustou seu próprio sistema, mas não consegue testar o envio das notas porque prefeituras e secretarias estaduais de fazenda ainda não atualizaram seus próprios ambientes.

Outro ponto de atenção vem do setor de tecnologia, responsável por desenvolver os sistemas fiscais usados pelas empresas. Entidades do setor enviaram um ofício ao Ministério da Fazenda apontando que ainda faltam definições importantes, como os layouts definitivos das notas fiscais, o funcionamento do split payment (mecanismo que vai dividir automaticamente o pagamento da CBS e do IBS no momento da transação), a forma de apuração dos tributos e o tratamento de temas como IPI, Imposto Seletivo e Simples Nacional. Um ponto técnico chama atenção: enquanto a CBS é controlada pelo valor total da nota fiscal, o IBS é apurado item a item, o que exige um esforço extra de harmonização dos sistemas.

Como sua empresa pode se preparar

Diante desse cenário, a orientação prática é não esperar a decisão final sobre o adiamento para agir. Reúna as áreas de tecnologia, financeiro e contabilidade da sua empresa para verificar se o sistema de emissão de notas está compatível com os novos campos e testar o envio de documentos sempre que possível, inclusive junto à prefeitura e à secretaria de fazenda do seu estado. Especialistas reforçam que, neste momento de transição, o desafio deixou de ser apenas jurídico e passou a ser essencialmente operacional, exigindo integração entre pessoas, processos e tecnologia dentro da empresa.

A decisão final sobre o novo prazo deve fazer parte de um cronograma mais amplo de implementação dos documentos fiscais, que a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS pretendem divulgar até o fim de julho. A ideia, segundo fontes envolvidas nas tratativas, é garantir tempo suficiente para testes antes de a cobrança efetiva de CBS e IBS começar, em janeiro de 2027, mas sem deixar os ajustes para o fim do ano, o que aumentaria o risco de erros já durante o início da arrecadação dos novos tributos.

Enquanto o governo não bate o martelo, o mais seguro para o seu negócio é seguir tratando agosto como data de referência e usar esse período extra, se confirmado, como margem de segurança, e não como desculpa para adiar os ajustes necessários. A reforma tributária segue avançando em etapas, e estar com os sistemas prontos evita dores de cabeça tanto agora quanto quando a cobrança dos novos tributos passar a valer de verdade.