IBS e CBS na nota fiscal: o que muda para empresas fora do Simples

A Reforma Tributária entrou em uma nova fase prática nesta segunda-feira (3), com o início da adaptação de documentos fiscais eletrônicos para incluir informações sobre o IBS e a CBS, os dois tributos que vão substituir gradualmente o sistema atual de cobrança sobre o consumo. Se você tem empresa e não é optante do Simples Nacional, já precisa se atentar a essa mudança, que afeta notas como NF-e, NFC-e e CT-e, entre outros documentos usados em vendas, prestação de serviços e transporte.

A boa notícia é que, por enquanto, não há motivo para pânico: a Receita Federal confirmou que a falta desses novos dados nas notas não vai gerar rejeição automática dos documentos. O sistema está passando por um período de ajuste, tanto do lado das empresas quanto dos órgãos públicos, e essa flexibilização serve justamente para dar tempo de adaptação sem travar as operações do dia a dia.

O que muda

Na prática, os arquivos fiscais eletrônicos ganham novos campos para registrar informações relacionadas ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). O IBS ficará sob responsabilidade de estados e municípios, substituindo o ICMS e o ISS, enquanto a CBS é um tributo federal que vai no lugar do PIS/Pasep e da Cofins. Juntos, eles fazem parte do modelo de Imposto sobre Valor Agregado (IVA) que a reforma pretende implantar de forma definitiva até 2033, com substituição progressiva dos tributos atuais.

Para o seu negócio, isso significa que os sistemas de emissão de notas fiscais precisam ser atualizados para reconhecer e preencher esses novos campos. Não é uma mudança que se resolve da noite para o dia: envolve ajustes internos, mas também pode exigir conversa com fornecedores, clientes e plataformas usadas nas operações fiscais, já que a integração entre sistemas diferentes é parte do desafio.

Quem é afetado e quando

A primeira etapa dessa adaptação vale para empresas fora do Simples Nacional. Quem é optante do regime simplificado só entra nesse cronograma a partir de 1º de janeiro de 2027, o que dá um fôlego maior para esse grupo se preparar.

Sobre o impacto financeiro, durante 2026 as empresas que cumprirem as obrigações de adaptação dos documentos fiscais não terão cobrança efetiva dos novos tributos. Existem valores de teste previstos para essa fase inicial, de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, mas a legislação prevê mecanismos de compensação com tributos federais caso seja necessário recolher esses valores. Ou seja, a ideia central é não aumentar a carga tributária durante essa transição, apenas testar o funcionamento do novo modelo.

Grupo	Início da adaptação	Cobrança efetiva em 2026
Empresas fora do Simples Nacional	3 de novembro	Não, se cumprir obrigações de adaptação
Empresas do Simples Nacional	1º de janeiro de 2027	Não se aplica nesta fase

Como se preparar

Mesmo com a flexibilização anunciada, não é hora de deixar essa preparação para depois. A recomendação prática é acompanhar de perto os novos leiautes dos documentos fiscais, revisar cadastros e atualizar os procedimentos internos ligados à emissão de notas. Fazer isso agora, enquanto ainda não há penalidade por inconsistências, é a melhor forma de identificar problemas e corrigi-los com calma, antes que as regras se tornem obrigatórias de fato.

Vale lembrar que essa suspensão temporária da exigência será formalizada por um Ato Técnico Conjunto, que também deve trazer atualizações nas regras técnicas dos documentos fiscais eletrônicos, incluindo BP-e, NF3-e e NFCom. Se sua empresa emite algum desses documentos, o ideal é já ir se familiarizando com as mudanças que estão por vir.

Para o consumidor final, a principal mudança perceptível por enquanto será visual: as notas fiscais vão passar a mostrar informações sobre IBS e CBS, mas isso não significa cobrança imediata desses tributos nas compras. A troca efetiva dos tributos atuais pelos novos vai acontecer de forma gradual, seguindo o calendário da reforma. Quem não se adaptar dentro do prazo pode ser orientado a corrigir as informações, e regularizar a situação a tempo ajuda a evitar penalidades quando as exigências passarem a valer de forma definitiva.