IBS e CBS na NFS-e: prazos de 2026 e o que sua empresa precisa fazer já

Se você emite ou recebe Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), precisa ficar atento a uma mudança de regras que já está em curso: a partir de 2026, o documento vai passar a exigir informações sobre o novo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). A Secretaria Executiva do Comitê Gestor da NFS-e divulgou orientações detalhando como isso vai funcionar na prática durante o período de transição da reforma tributária, e o principal recado é que existe uma tolerância operacional, mas ela não significa isenção de responsabilidade.

O que muda na prática

A regra central é a seguinte: até 31 de dezembro de 2026, o sistema nacional de NFS-e não vai rejeitar uma nota simplesmente porque faltam as informações de IBS e CBS. Isso significa que, mesmo com pendências relacionadas aos novos campos da reforma, sua empresa não vai ficar impedida de emitir o documento fiscal. Essa flexibilização foi pensada para evitar travamentos operacionais enquanto os sistemas emissores, municípios e desenvolvedores de software se ajustam à nova estrutura de dados.

Mas atenção: uma nota autorizada pelo sistema não é a mesma coisa que uma nota em conformidade com a lei. Depois que começar o prazo de obrigatoriedade aplicável a cada tipo de operação, a ausência das informações de IBS e CBS vai configurar desconformidade do documento fiscal, ainda que ele tenha sido emitido e aceito normalmente. Isso quer dizer que sua empresa pode ficar sujeita às regras, prazos e eventuais sanções previstos na norma que rege o tema, mesmo sem ter enfrentado qualquer bloqueio no momento da emissão.

Quem é afetado e quais os prazos

O calendário de obrigatoriedade não é único: ele varia conforme a natureza de cada tipo de prestação de serviço. Ou seja, não existe uma data geral valendo para todas as empresas ao mesmo tempo. Isso torna essencial que você, junto com seu contador, identifique exatamente em qual hipótese do cronograma cada uma das suas operações se encaixa, porque a partir da data aplicável àquela atividade específica o preenchimento dos campos de IBS e CBS passa a ser exigido.

Um exemplo prático ajuda a entender a lógica: se uma determinada atividade passa a exigir os dados a partir de 1º de outubro de 2026, a empresa responsável por aquela operação já deve preencher os campos corretamente a partir dessa data. Se não fizer isso, o documento continuará sendo autorizado pelo sistema, mas estará irregular, e essa irregularidade pode gerar consequências mais adiante.

O comunicado também trouxe uma solução prática para autônomos e para cartórios e serviços de registro: eles vão poder continuar se identificando na NFS-e pelo CPF, de forma transitória, até que esteja disponível o chamado CNPJ técnico, um identificador específico criado para pessoas físicas equiparadas e prestadores dessas atividades. Isso evita que esses profissionais fiquem impedidos de emitir notas enquanto o novo identificador não estiver pronto.

Do lado técnico, também houve uma confirmação importante: as especificações que definem como as informações de IBS e CBS devem ser estruturadas e registradas na NFS-e foram formalmente ratificadas. Esse ponto é mais relevante para desenvolvedores e empresas de software, responsáveis por adaptar os sistemas emissores usados pelas empresas, mas impacta indiretamente todo mundo, já que é dessa adequação técnica que depende o preenchimento correto dos campos no dia a dia.

Como se preparar

O ponto mais importante para você, gestor ou empresário, é não confundir a flexibilização das regras de rejeição com um adiamento da obrigação. A ideia por trás dessa medida é dar tempo para adaptação dos sistemas, não abrir uma brecha para deixar a adequação para depois. Enquanto sua nota continuar sendo aceita sem os dados de IBS e CBS, o risco de desconformidade vai se acumulando silenciosamente a partir da data que se aplica à sua atividade.

Na prática, o caminho recomendado é usar os próximos meses para mapear todas as suas operações e verificar em qual data cada uma delas passa a exigir as informações da reforma. Em seguida, é preciso revisar, junto com o fornecedor do seu sistema de emissão ou com seu contador, se os campos referentes a IBS e CBS estão sendo alimentados corretamente. Testar essas parametrizações antes do início da obrigatoriedade de cada operação evita que sua empresa acumule notas emitidas de forma tecnicamente válida, mas fiscalmente irregular, um problema que pode ser evitado com planejamento simples e conversa antecipada com quem cuida da sua contabilidade.