eSocial muda regras de admissão, CPF e afastamentos: veja o que fazer

O eSocial publicou uma atualização do Manual de Orientação da versão S-1.3, trazendo instruções novas sobre como empresas e escritórios de contabilidade devem preencher informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais no sistema. A mudança, formalizada pela Nota Orientativa S-1.3 nº 12/2026, de 21 de outubro de 2026, mexe em pontos sensíveis da rotina de Departamento Pessoal, como admissão de funcionários, cota de pessoas com deficiência, troca de CPF e registro de processos trabalhistas. Se sua empresa tem funcionários registrados, isso afeta diretamente a forma como seu contador ou equipe de folha de pagamento envia esses dados ao governo.

O que muda

Um dos pontos mais sensíveis é o cadastro de pessoas com deficiência (PCDs) no evento que registra a admissão do trabalhador. A partir de agora, o campo que indica se o empregado conta para a cota legal de contratação de PCDs só pode ser preenchido quando a data de admissão ou transferência for anterior a 26 de outubro de 2026. Isso não significa que a obrigação de contratar PCDs acabou, ela continua valendo normalmente conforme a Lei nº 8.213/1991. O que muda é apenas a forma de preencher esse campo específico no sistema, e isso exige atenção redobrada na hora de cadastrar novos funcionários.

Outra novidade importante trata da troca de CPF do trabalhador. Quando um funcionário muda de CPF e a Receita Federal não reconhece a ligação entre o número antigo e o novo, o empregador precisa seguir um procedimento específico e usar um campo próprio para dispensar essa validação no eSocial. Atenção: o sistema não atualiza sozinho as informações no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) nem na Carteira de Trabalho Digital. Isso quer dizer que, mesmo depois de informar a mudança no eSocial, pode ser necessário tomar providências adicionais para regularizar os dados do trabalhador em outros cadastros.

O manual também traz ajustes em eventos ligados a afastamentos temporários e a processos trabalhistas. No caso dos processos judiciais, foram revisadas as instruções sobre prazos de envio e preenchimento, com orientações diferentes para casos da Justiça do Trabalho e da Justiça Comum. Também houve atualização nas instruções sobre o registro de vínculo definido por decisão judicial. Para empresas que têm ou já tiveram processos trabalhistas envolvendo empregados, esses detalhes podem impactar diretamente o prazo e a forma de envio dessas informações ao eSocial.

Vale registrar ainda que o salário-paternidade segue sem regulamentação completa sobre o pagamento do benefício. Por isso, as regras sobre como lançar e classificar as verbas relacionadas a esse direito só entrarão oficialmente no manual depois que essa regulamentação for publicada. Até lá, o ideal é acompanhar as atualizações oficiais antes de definir qualquer procedimento de folha de pagamento relacionado a esse tema.

Quem é afetado

A atualização interessa diretamente a empresas que admitem funcionários, mantêm pessoas com deficiência no quadro, lidam com trocas de CPF de empregados ou têm processos trabalhistas em andamento. Também afeta diretamente escritórios de contabilidade e profissionais de Departamento Pessoal, que precisam revisar os sistemas de folha de pagamento e os processos internos de conferência para se adequar às novas regras. Quanto mais empresas o escritório administra, maior a necessidade de organizar prazos e procedimentos distintos para cada cliente.

Como se preparar

Um ponto que merece atenção especial: a publicação do manual não significa que todas as mudanças já estão valendo no sistema. O próprio eSocial esclarece que algumas orientações só entram em vigor quando os respectivos campos e regras forem efetivamente liberados em produção. Por isso, antes de alterar qualquer rotina, é importante confirmar com o contador ou responsável pela folha se aquela regra específica já está em vigor ou ainda depende de ajustes técnicos do sistema.

Na prática, o caminho mais seguro é revisar com atenção os processos de admissão, o cadastro de pessoas com deficiência, os casos de alteração de CPF de funcionários e o registro de processos judiciais trabalhistas. Consulte seu contador para confirmar se as mudanças já impactam a rotina da sua empresa e evite presumir que tudo mudou de uma vez só. Esse acompanhamento ajuda a prevenir inconsistências no envio de dados e reduz o risco de problemas cadastrais que podem gerar retrabalho ou até questionamentos futuros.