Empregado sem carteira assinada: como isso pesa na aposentadoria da empresa

Manter um funcionário sem registro em carteira pode parecer uma economia no curto prazo, mas gera um problema sério e duradouro: a dificuldade desse trabalhador comprovar tempo de contribuição para a aposentadoria. Esse é um tema que interessa diretamente a você, empresário, porque a ausência de registro formal não é apenas uma questão trabalhista, é também uma questão previdenciária que pode se transformar em passivo jurídico para o negócio.

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é o documento que oficialmente comprova a vida profissional do trabalhador. Quando alguém trabalha sem esse registro, o vínculo empregatício fica invisível para o sistema, o que compromete tanto o acesso do funcionário a benefícios previdenciários quanto a segurança jurídica da própria empresa, caso o vínculo venha a ser questionado depois.

O que muda para quem não tem registro

Mesmo sem carteira assinada, o tempo trabalhado pode ser somado para fins de aposentadoria. A diferença é que, sem o registro, o trabalhador precisa reunir provas alternativas para comprovar o vínculo: testemunhas, documentos, recibos, holerites, extratos de FGTS, contratos de trabalho, depósitos em conta ou até imagens e vídeos. Esse processo é mais trabalhoso e sujeito a questionamentos, inclusive porque o INSS pode indeferir o pedido, exigindo então o auxílio de um advogado previdenciário para buscar a solução na Justiça.

Um ponto importante é que essas regras de comprovação continuam valendo mesmo após a reforma da previdência de 2019, respeitando as regras anteriores para os períodos trabalhados antes da mudança. Isso significa que situações antigas de trabalho informal ainda podem ser reconhecidas, desde que devidamente comprovadas.

Quando testemunhas e ação trabalhista entram em cena

De acordo com a Instrução Normativa 77 de 2015, além dos documentos, o trabalhador precisa apresentar entre três e seis testemunhas idôneas, cujos depoimentos ajudem a comprovar os fatos alegados. Esse conjunto de provas e testemunhos é o que sustenta o pedido de justificação administrativa junto ao INSS, etapa necessária para o acerto do tempo de contribuição.

Em alguns casos, pode ser necessário entrar com uma ação trabalhista para reconhecer formalmente o vínculo empregatício, ainda que essa ação não sirva diretamente para a averbação do tempo no INSS, mas sim como base para o procedimento administrativo posterior. Essa reclamação pode ser feita mesmo após o fim do contrato, respeitando o prazo de dois anos, período após o qual ocorre a prescrição do direito. Atualmente, no entanto, é possível pedir o reconhecimento do tempo de trabalho diretamente ao INSS sem necessariamente entrar com ação trabalhista, dependendo da situação.

Por que isso importa para o seu negócio

Para o empresário, o recado é direto: manter funcionários sem registro formal cria uma bomba-relógio jurídica e previdenciária. Além do risco trabalhista evidente, há a possibilidade de que, anos depois, o ex-funcionário busque reconhecimento de vínculo para fins de aposentadoria, o que pode envolver a empresa em processos administrativos ou judiciais para comprovar (ou negar) a relação de trabalho.

Vale lembrar também que quem não tem carteira assinada, mas quer garantir qualidade de segurado junto ao INSS, pode contribuir mensalmente como microempreendedor individual (MEI), contribuinte individual ou contribuinte facultativo. Isso é relevante para orientar prestadores de serviço, sócios ou colaboradores em situações alternativas de contratação, evitando problemas futuros de cobertura previdenciária.

Regularizar o registro de todos os empregados, revisar contratos e manter a documentação trabalhista em dia é a forma mais segura de proteger o negócio e evitar que decisões de curto prazo se transformem em passivos previdenciários e trabalhistas mais caros lá na frente. Contar com orientação contábil especializada ajuda a identificar riscos antes que eles se tornem problemas concretos.