Confaz atualiza regras de NF-e, CT-e e outros documentos fiscais eletrônicos

O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) publicou um conjunto de 13 novas normas, chamadas de Ajustes Sinief, que alteram procedimentos ligados à emissão de documentos fiscais eletrônicos. As mudanças afetam praticamente todos os principais documentos usados no dia a dia das empresas, como a nota fiscal eletrônica (NF-e), a nota do consumidor (NFC-e), o conhecimento de transporte (CT-e), o manifesto de cargas (MDF-e), a nota de energia elétrica (NF3-e), a nota de serviços de comunicação (NFCom) e outros. Se o seu negócio emite qualquer um desses documentos, é importante entender o que muda para evitar problemas operacionais.

O que muda

As novas regras tratam de pontos bem práticos da rotina fiscal: como os sistemas devem se conectar e trocar informações, o que fazer quando um documento é rejeitado, como proceder quando o destinatário se recusa a receber a mercadoria ou não é encontrado, e como funciona o cancelamento de numeração de documentos que não foram usados. Em vários casos, as especificações técnicas de integração dos sistemas deixam de estar espalhadas e passam a ser concentradas nos Manuais de Orientação do Contribuinte de cada documento, como aconteceu com o BP-e (bilhete de passagem), a GTV-e (guia de transporte de valores), o MDF-e e a NF3-e.

Uma novidade que chama atenção é a criação de regras para condomínios de armazenagem, ou seja, depósitos compartilhados que produtores rurais podem formar para guardar suas mercadorias. Se você atua no agronegócio ou presta serviços para produtores rurais, vale conferir como essa possibilidade pode se aplicar à operação do seu cliente ou negócio.

Também houve ajustes específicos para o CT-e e para o CT-e OS (usado para outros serviços de transporte), com mudanças na integração dos sistemas e nos procedimentos quando o documento é rejeitado. A NFC-e, usada no varejo, teve alterações na integração de sistemas e no pedido de cancelamento de numeração. A NF-e, documento mais usado por empresas em geral, também teve mudanças na forma de integração dos sistemas e nas regras para pedido de inutilização de número.

Prazos

Um ponto de atenção especial é a NFCom, documento fiscal usado por empresas de telecomunicações e serviços de comunicação. A nova norma permite que, em determinadas condições, o prazo para começar a usar obrigatoriamente esse documento seja estendido até 1º de janeiro de 2027. Se sua empresa atua nesse setor, é importante verificar se as condições previstas se aplicam ao seu caso, para não perder esse prazo estendido nem ser pego de surpresa por uma obrigatoriedade antecipada.

Como se preparar

Como as alterações não estão concentradas em um único documento, o primeiro passo é identificar quais desses documentos fiscais eletrônicos fazem parte da rotina da sua empresa. Depois, é fundamental verificar, junto ao seu contador ou ao setor fiscal, se o sistema usado para emissão está preparado para as novas regras de integração e se os procedimentos internos para casos de rejeição, recusa de entrega ou destinatário não localizado estão alinhados com o que passou a valer.

Empresas que atuam com armazenagem rural, transporte de cargas, varejo com emissão de NFC-e ou serviços de comunicação devem dar atenção redobrada, já que essas áreas tiveram regras específicas criadas ou modificadas. Manter contato próximo com o escritório de contabilidade responsável pela emissão dos documentos fiscais é a forma mais segura de garantir que nenhuma mudança passe despercebida e que a operação continue funcionando sem interrupções.

No fim das contas, o conjunto de novas normas reforça a importância de acompanhar de perto cada tipo de documento fiscal usado pelo seu negócio. Quanto antes as adequações forem identificadas e implementadas, menor o risco de erros na emissão, rejeição de documentos ou multas por descumprimento das novas regras.