Apuração Assistida do IBS/CBS: 5 erros que podem custar caro à empresa

Com a Reforma Tributária, o jeito de apurar imposto vai virar de cabeça para baixo. Hoje, é a sua empresa que calcula e declara o que deve de ICMS e PIS/COFINS. A partir de 2027, será o governo quem vai apurar os novos tributos, o IBS e a CBS, com base nas notas fiscais eletrônicas que você emite e recebe. Parece mais simples, mas traz um risco novo: se o cálculo do governo tiver um erro e você não contestar a tempo, aquele valor errado vira definitivo, seja um imposto pago a mais, um crédito perdido ou um risco de autuação lá na frente.

Por isso, revisar essa apuração feita pelo Fisco deixou de ser um cuidado extra e virou rotina obrigatória para o time fiscal. E alguns erros já aparecem com frequência quando as empresas começam a comparar o que o governo calculou com o que está registrado no próprio sistema de gestão (ERP). Conhecer esses problemas com antecedência ajuda a montar uma rotina de conferência antes que eles se tornem prejuízo de verdade.

Os erros mais comuns na apuração automática

O primeiro problema aparece quando uma nota fiscal faz referência a outra nota, como em retornos simbólicos ou notas complementares. Nesses casos, o documento tem ficado fora da apuração do governo, o que pode significar um débito que deixa de ser cobrado ou um crédito que a empresa deixa de aproveitar. A saída, quando o problema é no débito, é emitir uma Nota de Débito específica (tipo 03) referenciando o documento que ficou de fora. Do lado do crédito, ainda não existe um instrumento equivalente para corrigir.

O segundo erro é a emissão de notas fiscais sem o destaque da CBS, mesmo já sendo obrigatório desde agosto de 2026 informar esse grupo de dados no documento fiscal, inclusive quando não há cobrança do imposto. Sem esse destaque, a operação simplesmente não entra na apuração. A solução é ajustar a configuração do sistema de emissão de notas para garantir que esse campo sempre seja preenchido e, no caso de compras, cobrar dos fornecedores que ainda emitem sem essa informação.

O terceiro problema atinge principalmente quem compra produtos considerados de uso pessoal, como bebidas alcoólicas, mas que na verdade revende essas mercadorias. A lei nega crédito automaticamente para esse tipo de item, só que quando a empresa compra para revender, o crédito deveria ser permitido. Como o sistema não reconhece essa exceção sozinho, é preciso registrar um evento específico pedindo o reconhecimento do crédito, nota por nota.

O quarto erro envolve devoluções: tanto de compra quanto de venda, muitas notas com esse código não estão aparecendo corretamente na apuração. Isso pode manter créditos indevidos sobre produtos já devolvidos ou deixar de reduzir o débito que deveria ser estornado. Já o quinto erro é ainda mais delicado: notas fiscais canceladas continuam sendo lançadas pelo governo, cobrando imposto ou gerando crédito sobre uma operação que, na prática, não existe mais.

Por que isso exige atenção redobrada

O grande desafio é a escala. Cada um desses erros só aparece quando você compara, nota por nota, o que o governo apurou com o que está registrado no seu sistema de gestão. Para empresas que emitem e recebem um grande volume de documentos fiscais todos os meses, fazer essa conferência manualmente é praticamente inviável. É justamente por isso que soluções de conciliação automática entre o ERP e o portal da apuração têm ganhado espaço: elas cruzam os dados e apontam as divergências de forma sistemática, cobrindo notas ausentes, diferenças de valor, devoluções, cancelamentos e erros de tributação em cada documento.

Como se preparar

Se a sua empresa ainda não tem uma rotina organizada para revisar a apuração assistida, o momento de montar esse processo é agora, antes de 2027. Isso envolve treinar o time fiscal para reconhecer esses cinco tipos de erro, ajustar a parametrização da emissão de notas fiscais para garantir que o grupo IBS/CBS sempre apareça corretamente, e criar uma rotina mensal de conferência entre o que foi apurado pelo governo e o que está no seu sistema. Quanto antes essa disciplina for incorporada à rotina fiscal, menor o risco de acumular imposto pago a mais, créditos perdidos ou autuações evitáveis.