Simples Nacional: fim do regime de caixa muda cálculo mensal dos tributos

Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional e utiliza o regime de caixa para calcular os tributos mensais, é hora de prestar atenção: essa possibilidade vai deixar de existir. O Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) aprovou uma série de mudanças na regulamentação do regime para adequá-lo à Reforma Tributária do Consumo, e uma das alterações mais relevantes para o dia a dia das pequenas e médias empresas é justamente a extinção do regime de caixa como critério de apuração mensal.

Hoje, quem opta pelo Simples Nacional pode escolher entre reconhecer a receita pelo regime de competência ou pelo regime de caixa. No regime de caixa, o tributo mensal é calculado sobre o que a empresa efetivamente recebeu no período, e não sobre o que ela faturou. Isso é especialmente útil para negócios que vendem a prazo, já que permite pagar o imposto somente quando o dinheiro entra no caixa, e não no momento da venda.

O que muda

Com a nova regulamentação, essa opção deixa de existir. A base de cálculo mensal do Simples Nacional passará a corresponder à receita bruta total auferida no mês, segundo as novas regras de reconhecimento de receita trazidas pela Reforma Tributária. Na prática, isso significa que as receitas de venda de bens, direitos ou prestação de serviços serão consideradas auferidas no momento do faturamento da operação, vinculado, em regra, à emissão do documento fiscal correspondente.

Ou seja: mesmo que o cliente ainda não tenha pago, a empresa terá que recolher o tributo com base no valor faturado. O regime de competência, que já era usado para outras finalidades, como definir os limites de faturamento e o enquadramento nas faixas de alíquotas, passa a ser também a única referência para o cálculo mensal dos tributos.

A mudança também traz consequências jurídicas concretas: a nova norma revoga trechos da Resolução CGSN nº 140, de 2018, que hoje regulamentam a opção pelo regime de caixa e seus procedimentos específicos. Entre os dispositivos revogados estão o parágrafo primeiro do artigo 16, os artigos 19 e 20, além da subseção e dos artigos 77 e 78, que tratam do registro dos valores a receber.

Quem é afetado

A alteração impacta diretamente empresas do Simples Nacional que trabalham com vendas a prazo e que hoje se beneficiam do regime de caixa para postergar o pagamento de tributos até o recebimento efetivo. Com a mudança, o momento de pagar o imposto deixa de depender de quando o cliente paga e passa a depender de quando a venda é faturada, geralmente na emissão da nota fiscal.

Prazos e como se preparar

A nova regra acompanha o cronograma da Reforma Tributária do Consumo e, conforme previsto na minuta, produzirá efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027. Isso dá tempo para que as empresas se organizem, mas o planejamento precisa começar antes: negócios que dependem do fluxo de caixa das vendas a prazo para pagar tributos devem revisar sua saúde financeira e considerar o impacto de antecipar o recolhimento em relação ao recebimento real das vendas.

Vale conversar com o setor contábil da sua empresa para simular como ficará o fluxo de caixa a partir de 2027 e avaliar eventuais ajustes em prazos de pagamento concedidos a clientes, política de cobrança ou mesmo na estrutura de preços, de forma a acomodar a antecipação do pagamento de tributos em relação ao recebimento.