Reforma Tributária: como revisar cadastros e sistemas antes de 2027

A contagem regressiva para 2027 está pressionando as empresas a sair do campo das projeções e partir para a ação. Não basta simular quanto o novo modelo vai custar: é preciso verificar, na prática, se o seu negócio consegue calcular, registrar e controlar corretamente o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). Essa checagem envolve praticamente toda a operação, dos cadastros de produtos aos contratos de longo prazo, passando por sistemas, contas a pagar e relação com fornecedores.

A Reforma Tributária do Consumo foi instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025. Mas ter a legislação organizada no papel não garante que sua empresa esteja pronta para operar sob as novas regras. Uma projeção tributária pode estar tecnicamente perfeita e, ainda assim, falhar na hora de rodar, se os dados que alimentam os sistemas estiverem incompletos, desatualizados ou espalhados em controles paralelos, como planilhas.

Por que isso é um problema de toda a empresa

Um erro comum é achar que a adaptação à reforma é tarefa exclusiva do setor fiscal e contábil. Não é. O novo sistema atravessa toda a cadeia da operação, desde o cadastro de um produto novo até o recebimento de uma venda. Uma condição comercial cadastrada errada pode comprometer a emissão da nota fiscal, a base de cálculo do imposto, o pagamento, a escrituração e até a apropriação de créditos lá na frente. Por isso, o primeiro passo prático é mapear todo o caminho das operações: onde os dados nascem, onde são alterados, validados e enviados ao Fisco.

A qualidade do cadastro é um dos pontos mais delicados dessa preparação. Como o novo sistema aplica a mesma regra em escala, uma informação errada pode se multiplicar automaticamente em milhares de operações. Isso reforça a necessidade de revisar itens como a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), os códigos de produtos e serviços, a classificação tributária do IBS e da CBS, a localização de clientes e fornecedores e o enquadramento em regimes diferenciados.

Vale destacar que a NCM, sozinha, não vai definir o tratamento tributário completo de um produto no novo modelo. Uma mesma classificação pode receber tratamentos diferentes dependendo de outros fatores, como o regime específico aplicável. Por isso, sua empresa vai precisar construir uma espécie de matriz tributária, que conecte os dados cadastrais às regras corretas de cada operação, orientando tanto a emissão de notas fiscais quanto a conferência dos documentos recebidos de fornecedores.

Sistemas e fornecedores exigem atenção redobrada

Ter um ERP robusto não é garantia de conformidade. O sistema só executa as regras que foram cadastradas nele: se a parametrização estiver errada, ele vai apenas reproduzir o erro em escala. Por isso, a revisão tecnológica precisa checar se o sistema recebeu as atualizações para IBS e CBS, se conversa bem com os emissores de documentos fiscais, se está integrado com compras, faturamento e meios de pagamento, e como trata cancelamentos, devoluções e ajustes. Os testes não podem se limitar à operação padrão: é preciso simular situações como devoluções parciais, descontos condicionais, adiantamentos e vendas com entrega em local diferente.

Os documentos fiscais eletrônicos também merecem teste de ponta a ponta. Não basta verificar se sua empresa consegue preencher os novos campos referentes ao IBS e à CBS: é preciso confirmar se essa informação chega corretamente a todos os sistemas seguintes, até o eventual cancelamento ou devolução. A aprovação da nota no ambiente autorizador não é prova de que tudo está certo, já que uma informação pode passar pelas validações técnicas e ainda assim estar incompatível com a operação comercial real.

Um ponto que merece atenção redobrada é a relação com fornecedores. Como a não cumulatividade do IBS e da CBS depende da existência de documento fiscal eletrônico idôneo e da efetiva extinção dos débitos correspondentes, o controle do seu crédito deixa de depender só da sua escrituração interna. Erros nos documentos do fornecedor, classificação inadequada ou falhas no recolhimento podem comprometer o crédito que você esperava usar. Por isso, vale revisar a qualidade dos documentos recebidos, a frequência de rejeições e criar critérios de monitoramento, especialmente para fornecedores que concentram grande volume de compras.

Também é hora de olhar para dentro: identifique se sua empresa depende de planilhas e controles paralelos para fechar processos fiscais. Esses controles até resolvem problemas do dia a dia, mas dificultam a governança quando não há clareza sobre responsabilidade, versão e validação dos dados. Cumprir o prazo de fechamento não significa que o processo seja eficiente, se isso só acontece à custa de mutirões e conferências manuais de última hora.

Por fim, revise os contratos vigent