Reforma Tributária: como reduzir rejeições de notas fiscais após 31 de julho

O prazo de adaptação da Reforma Tributária está com os dias contados. Até 31 de julho de 2026, empresas de todos os portes ainda contam com uma margem de tolerância para ajustar seus sistemas de emissão de documentos fiscais às novas regras da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços). A partir de 3 de agosto, essa tolerância acaba. As Secretarias de Fazenda passam a aplicar validação obrigatória, e notas fiscais com informações incompletas ou incorretas sobre os novos tributos podem simplesmente ser rejeitadas.

Na prática, isso significa que empresas despreparadas correm o risco de ver seu faturamento parado justamente no momento em que menos podem se dar esse luxo. Não é uma questão apenas legislativa: é uma mudança tecnológica que afeta diretamente a rotina operacional de quem emite nota fiscal todos os dias.

O que muda a partir de agosto

Durante o período de transição, os documentos fiscais eletrônicos foram incorporando novos campos, regras de validação e informações relacionadas à CBS e ao IBS. Até aqui, falhas nesse processo costumavam ser tratadas com mais flexibilidade pelos sistemas da SEFAZ. Isso muda a partir de 3 de agosto de 2026: passam a valer, de forma obrigatória, as regras de validação que podem resultar em rejeição do documento, cálculo tributário incorreto, divergência cadastral ou exposição a risco fiscal, dependendo da inconsistência encontrada.

Data	O que acontece
Até 31/07/2026	Período de tolerância para adaptação aos novos campos de CBS e IBS
A partir de 03/08/2026	Validação obrigatória pela SEFAZ, com risco de rejeição de notas fiscais

Por que o cadastro de produtos é o ponto crítico

Boa parte do risco não está em uma decisão estratégica complexa, mas em algo aparentemente simples: o cadastro de produtos. Descrições genéricas, códigos de barras (GTIN) não vinculados corretamente e classificações de NCM desalinhadas com a realidade da mercadoria são problemas antigos, que antes passavam despercebidos por meses. Com o cruzamento de dados agora automatizado pelo fisco, esse tipo de inconsistência deixa de ser invisível.

Cada item do seu cadastro precisa estar classificado corretamente para que o sistema aplique de forma adequada as regras de transição da CBS e do IBS, reconheça isenções, alíquotas reduzidas ou regimes diferenciados. Empresas com milhares de itens no catálogo enfrentam um desafio real: revisar tudo manualmente, item por item, nas últimas semanas antes do prazo é praticamente inviável para qualquer equipe, por mais dedicada que seja.

O custo desse descuido não aparece só na rejeição da nota. Ele aparece também no retrabalho: cancelar documentos, emitir notas complementares, corrigir classificações depois que o erro já causou impacto. Esse tempo gasto corrigindo o que poderia ter sido revisado com antecedência é tempo que deixa de ser investido em planejamento tributário, atendimento ao cliente e gestão do negócio.

Como se preparar antes do prazo

O primeiro passo é tratar a revisão do cadastro de produtos como prioridade, e não como tarefa de última hora. Isso envolve conferir descrições, códigos GTIN e classificações de NCM de cada item, alinhando-os à realidade da mercadoria e às regras atuais de CBS e IBS. Quanto mais cedo essa revisão começar, mais tempo sua equipe tem para testar, validar e corrigir eventuais erros com segurança, sem a pressão do relógio correndo contra o faturamento.

Também vale integrar esse esforço entre os setores que lidam com informação fiscal no dia a dia: compras, faturamento e contabilidade precisam trabalhar com o mesmo cadastro padronizado, evitando que cada área enxergue uma versão diferente da mesma informação. Se sua empresa ainda não iniciou esse processo, o momento de agir é agora, antes que o dia 31 de julho chegue e a margem de manobra desapareça.

A equipe da GL Inteligência Contábil está à disposição para apoiar empresários e gestores nessa revisão, ajudando a identificar inconsistências no cadastro fiscal antes que elas se tornem um problema de caixa parado. Antecipar essa etapa é a diferença entre atravessar agosto de 2026 com tranquilidade ou lidar com notas rejeitadas justamente quando sua empresa mais precisa faturar sem interrupções.