NF-e que você não reconhece: como contestar e evitar riscos

Chegou uma nota fiscal eletrônica no CNPJ da sua empresa, mas ninguém reconhece aquela compra? Esse tipo de situação não pode ser ignorado. Ela exige verificação cuidadosa, comunicação formal com o fornecedor e, principalmente, o registro correto da manifestação do destinatário dentro do prazo, que agora é mais curto: 90 dias a partir da autorização da nota, antes eram 180. Se sua empresa não se manifestar a tempo, a lei passa a considerar a operação como realizada, com as mesmas consequências de uma confirmação.

O que conferir antes de contestar

Antes de qualquer contestação, o primeiro passo é comparar a nota com os registros internos da empresa. O ideal é que essa conferência envolva várias áreas: fiscal, compras, recebimento e contas a pagar, cada uma olhando para um pedaço da história. É preciso checar se o CNPJ, a razão social e a inscrição estadual do emissor realmente batem, se existe pedido de compra ou contrato que justifique a operação, e se a descrição das mercadorias ou serviços, quantidades e valores correspondem ao que foi efetivamente negociado.

Também vale consultar comprovantes de entrega, registros de entrada em estoque e documentos de transporte, além de verificar se houve algum pagamento ou lançamento financeiro vinculado àquela nota. Reunir e-mails, mensagens e protocolos de atendimento também ajuda a entender o que aconteceu: se a operação foi mesmo desconhecida, se foi negociada mas não concluída, ou se ocorreu só que com dados diferentes dos que aparecem no documento.

Como formalizar a divergência com o fornecedor

Depois de reunir essas evidências, é hora de comunicar o fornecedor formalmente, de preferência por e-mail ou outro canal que permita comprovar envio e resposta. Essa comunicação deve identificar a nota pela chave de acesso, número e data de emissão, explicar o problema encontrado e deixar claro por que a empresa não reconhece a operação ou quais pontos precisam de esclarecimento. É recomendável também pedir uma resposta formal do fornecedor e, dependendo do caso, solicitar a correção ou o cancelamento do documento.

Guarde tudo: a mensagem enviada, a resposta recebida, anexos e protocolos de atendimento. Mas atenção: esse registro não substitui a manifestação eletrônica que precisa ser feita no sistema da NF-e. São duas providências com finalidades diferentes. A manifestação eletrônica formaliza a posição da empresa perante o Fisco, enquanto a comunicação com o fornecedor documenta a divergência comercial entre as partes.

Qual manifestação registrar

O sistema da NF-e prevê eventos diferentes para cada situação, e escolher o evento errado pode gerar problemas. Use Desconhecimento da Operação quando a empresa simplesmente não reconhece a operação e não a solicitou, situação que costuma indicar uso indevido do CNPJ ou da inscrição estadual. Já a Operação não Realizada serve para os casos em que a compra foi negociada ou solicitada, mas não chegou a se concretizar, como quando a mercadoria é recusada ou a carga se perde no transporte.

Quando a operação realmente aconteceu, mesmo que a nota tenha informações divergentes do que foi combinado, o caminho correto é registrar a Confirmação da Operação e resolver a inconsistência pelos meios fiscais cabíveis, de acordo com a legislação do estado. O Portal Nacional da NF-e é claro nesse ponto: o desconhecimento não deve ser usado apenas porque a nota tem dados incorretos. Se a operação de fato ocorreu, o caminho é confirmar e corrigir depois, não negar o que aconteceu.

Vale lembrar que a Ciência da Emissão não resolve o problema sozinha: ela apenas mostra que a empresa tomou conhecimento da nota, mas não define a posição final sobre ela. Registrar a ciência não dispensa a obrigação de, depois, apresentar a manifestação conclusiva dentro do prazo.

Como se preparar

Com o prazo mais curto, o acompanhamento das notas recebidas precisa virar rotina no setor fiscal, com alertas de vencimento e conciliação frequente entre documentos fiscais, pedidos de compra, recebimentos e pagamentos. Quanto antes a divergência for identificada, mais fácil é reunir provas, contestar com o fornecedor e registrar a manifestação correta, evitando que uma nota não reconhecida acabe tratada como uma compra legítima só por falta de atenção ao calendário.