NF-e não confirmada: silêncio por 90 dias vale como aceite da operação

Se a sua empresa recebe uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e simplesmente não faz nada, o silêncio agora custa mais caro em termos de tempo. Uma nova regra determina que, passados 90 dias sem uma resposta conclusiva do destinatário, a operação descrita na nota passa a ser considerada como realmente ocorrida, com os mesmos efeitos de uma confirmação expressa. Antes, esse prazo de tolerância era de 180 dias. Ou seja, o tempo que sua equipe tem para conferir, contestar ou validar uma nota fiscal caiu pela metade.

Essa mudança está em vigor desde 1º de junho de 2026, definida pelo Ajuste SINIEF nº 14/2026 e incorporada também às regras técnicas do projeto NF-e. Ela vale para a NF-e modelo 55, aquela usada nas operações entre empresas, e afeta diretamente quem tem o hábito de deixar notas "paradas" no sistema sem checar se correspondem a compras reais.

O que muda na prática

A contagem dos 90 dias começa na data em que a nota foi autorizada pela Receita, e não no dia em que a mercadoria chega, em que o documento entra no sistema contábil ou em que alguém da empresa efetivamente olha para ele. Isso significa que uma nota esquecida na caixa de entrada do sistema fiscal continua correndo contra o relógio, mesmo que ninguém tenha percebido sua existência.

É importante entender que a lei não faz o sistema "confirmar" a nota em nome da empresa de forma automática. O que acontece é uma presunção fiscal: o Fisco passa a tratar a operação como se tivesse sido confirmada, mesmo sem nenhuma manifestação expressa. Na prática, o efeito é o mesmo de uma confirmação, mas tecnicamente é o silêncio que gera essa consequência, não um clique automático em nome do contribuinte.

Existem quatro tipos de manifestação que sua empresa pode registrar diante de uma NF-e: Confirmação da Operação (quando tudo ocorreu como descrito), Desconhecimento da Operação (quando a nota não tem relação com nenhuma compra sua), Operação não Realizada (quando houve negociação, mas ela não se concretizou como descrito, por exemplo, mercadoria recusada ou extraviada) e Ciência da Emissão (um aviso de que a empresa tomou conhecimento da nota, mas ainda não tem elementos para decidir). Atenção: registrar apenas a Ciência não resolve nada. Ela precisa ser seguida por uma das três manifestações conclusivas dentro do prazo, senão a operação será considerada confirmada mesmo assim.

Prazos variam conforme o produto

O prazo de 90 dias é a regra geral, mas alguns setores têm prazos nacionais menores e obrigatórios, definidos no Anexo II do Ajuste SINIEF nº 7/2005. Isso vale para operações com combustíveis destinados a distribuidores, postos e revendedores retalhistas, álcool não combustível transportado a granel, e produtos como cigarros, bebidas alcoólicas, cervejas, chopes, refrigerantes e água mineral destinados a distribuidores ou atacadistas. Além disso, cada estado pode criar exigências próprias para outros contribuintes ou operações. Por isso, não basta memorizar "90 dias": vale a pena verificar a legislação do seu estado antes de definir esse prazo como único parâmetro de controle.

Outro ponto que merece atenção: confirmar a operação, ou deixar o prazo vencer, não significa que preço, quantidade, tributação ou classificação fiscal da nota foram validados. A autorização da NF-e é apenas o resultado de uma checagem formal do sistema, não uma garantia de que as informações tributárias estão corretas. Ainda assim, uma nota considerada confirmada pode gerar divergências na hora de bater com pedidos de compra, estoques, pagamentos e escrituração contábil, então o problema não desaparece, ele só muda de lugar.

Há ainda uma consequência prática importante para quem emite notas: depois que a operação é confirmada, seja de forma expressa ou pelo silêncio, o emitente fica impedido de cancelar a NF-e. O cancelamento comum só pode ser pedido em até 24 horas após a autorização, e mesmo assim depende de a mercadoria não ter circulado. Passado esse prazo, o cancelamento extemporâneo depende de autorização da Secretaria da Fazenda, e a confirmação torna essa regularização ainda mais difícil.

Como se preparar

Se sua empresa encontrar uma nota que não reconhece, o caminho é registrar o Desconhecimento da Operação antes do prazo vencer, e não usar esse evento apenas para contestar um erro de preço ou quantidade em uma compra que de fato foi feita. Vale também verificar se há pedido ou contrato relacionado, conferir com os setores de compras e recebimento, contatar o emitente e guardar todos os protocolos de comunicação. Se os 90 dias já passaram e sua empresa descobrir que uma nota não corresponde à realidade, não existe um procedimento nacional único para regularização extemporânea: é preciso reunir a documentação e consultar diretamente a Secretaria da Fazenda do seu estado.