IRRF de 4,8% para 1,2%: quando equipamentos reduzem a retenção

Se a sua empresa presta serviços que dependem de equipamentos específicos, como limpeza, manutenção ou atividades semelhantes, uma nova orientação da Receita Federal pode reduzir o valor do Imposto de Renda retido na fonte (IRRF) sobre suas notas fiscais. A Receita esclareceu que certos equipamentos indispensáveis à execução do serviço podem ser enquadrados como "materiais", o que permite aplicar uma alíquota menor de IRRF: de 4,8% para 1,2%. O entendimento está na Solução de Consulta Cosit nº 146, publicada em agosto de 2026.

O que muda na prática

A regra não é nova, mas a Receita deixou mais claro como ela deve ser aplicada. Pela Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, serviços prestados com fornecimento de materiais têm alíquota reduzida de IRRF. O ponto esclarecido agora é que esse "material" pode incluir equipamentos usados na execução do serviço, mesmo quando não há consumo de itens descartáveis. O caso analisado envolvia uma empresa de limpeza que usa hidrolavadora, kit para limpeza de vidros, aspirador profissional, escada de alumínio, mangueiras e carrinho funcional. Segundo a Receita, esses equipamentos podem ser considerados materiais desde que estejam diretamente ligados à natureza do serviço e sejam necessários para realizá-lo.

Isso significa que, para serviços de limpeza, a retenção normal de 4,8% pode cair para 1,2% se ficar comprovado que a empresa contratada fornece e utiliza equipamentos essenciais para a atividade, e não apenas mão de obra.

Quem é afetado

A orientação vale para empresas prestadoras de serviços que utilizam equipamentos próprios na execução das atividades contratadas, como limpeza, conservação e funções semelhantes que dependem de máquinas ou ferramentas específicas. Também afeta diretamente os contratantes desses serviços, responsáveis por reter e recolher o IRRF corretamente. Um erro no enquadramento pode gerar retenção a maior ou a menor, com riscos de autuação ou de questionamento pelo fisco.

Não basta, porém, usar algum equipamento durante o serviço para ter direito à alíquota menor. A Receita é clara: é preciso que o equipamento seja realmente indispensável para a atividade contratada, e que essa condição esteja formalizada em documentos. O contrato precisa discriminar os equipamentos fornecidos, ou apresentar uma planilha anexa com essa lista, e a mesma informação deve constar na nota fiscal ou fatura emitida. Sem essa documentação, a empresa não pode usar os equipamentos como justificativa para a alíquota reduzida, mesmo que eles sejam de fato utilizados no serviço.

Prazos e situações específicas

Um detalhe importante diz respeito a contratos em que o custo dos equipamentos é diluído por um período determinado, prática conhecida como amortização. Nesses casos, a alíquota reduzida só vale enquanto esse custo estiver sendo cobrado e aparecer nas notas fiscais do serviço. Quando a amortização terminar e os equipamentos não forem substituídos por outros, o serviço deixa de se enquadrar como "prestação com emprego de materiais", e a alíquota volta a ser a cheia, de 4,8%.

Outro esclarecimento relevante é que a propriedade dos equipamentos não precisa ser transferida ao contratante para que a alíquota reduzida seja aplicada. O que importa é que exista remuneração pela utilização desses equipamentos e que as demais exigências documentais sejam cumpridas. Ou seja, mesmo que os equipamentos continuem sendo da empresa prestadora, isso não impede o enquadramento, desde que tudo esteja formalizado corretamente.

Como se preparar

Para evitar problemas com o fisco, é fundamental revisar os contratos de prestação de serviços e verificar se os equipamentos usados estão devidamente listados, seja no próprio contrato, seja em planilha anexa. Essa mesma lista precisa aparecer nas notas fiscais emitidas. Quando houver período de amortização de custos, é importante acompanhar esse prazo, pois ele determina até quando a alíquota reduzida pode ser aplicada. Vale lembrar que esse entendimento trata apenas da alíquota de retenção do IRRF e não altera os percentuais de presunção usados no cálculo do Imposto de Renda da pessoa jurídica. Consultar seu contador para revisar contratos e documentos fiscais é o caminho mais seguro para aproveitar corretamente a alíquota menor sem correr riscos.