Fonte: Contábeis · Síntese editorial da GL Inteligência Contábil. Veja também o nosso guia de Fiscal e Obrigações, atualizado a cada mudança de norma.
O Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) republicou, nesta semana, os arquivos técnicos usados para validar os eventos da EFD-Reinf, a escrituração fiscal que registra retenções e outras informações fiscais. A mudança é pontual e técnica, mas exige atenção de empresas e desenvolvedores que mantêm sistemas próprios de geração desses arquivos. Não há novos prazos, novos eventos obrigatórios ou mudança no que precisa ser declarado: o ajuste está apenas na forma como o sistema confere se o arquivo enviado está corretamente formatado.
O que muda na prática
Todo evento enviado à EFD-Reinf carrega um código que funciona como identificação única daquele arquivo, formado, entre outras informações, pelo número de inscrição da empresa (CPF, CNPJ ou CNPJ-base). Antes, esse número só podia ser completado com zeros colocados à direita até fechar o tamanho exigido. Com a atualização, o sistema passa a aceitar também zeros à esquerda, além dos já aceitos à direita. Ou seja, a regra ficou mais flexível, não mais restritiva: quem já preenchia do jeito antigo continua certo, e quem usa a nova forma também passa a ser aceito.
Vale reforçar que essa flexibilização vale apenas para esse identificador específico do evento, chamado de atributo "id". Ela não muda a forma de preencher CPF, CNPJ ou número de inscrição em outros campos do arquivo, que seguem as regras normais de tamanho e formato já conhecidas. Também não houve qualquer alteração na forma de calcular retenções ou na integração dos valores com a DCTFWeb.
Quem precisa se preocupar
Se sua empresa usa um sistema contábil ou fiscal fornecido por terceiros, a atualização deve ser feita pelo próprio fornecedor, sem que você precise agir diretamente. Ainda assim, é recomendável perguntar ao fornecedor se ele já aplicou o pacote divulgado, já que a versão numerada continua sendo a mesma (v2_01_02), o que pode fazer sistemas automatizados de verificação não perceberem que houve substituição de arquivo.
Já se a sua empresa mantém integração própria com a EFD-Reinf, ou tem uma equipe de tecnologia responsável por gerar e validar os arquivos antes do envio, a atenção precisa ser redobrada. Nesses casos, é necessário baixar o novo pacote de arquivos, ajustar a rotina que monta o identificador do evento e testar se os arquivos continuam sendo aceitos corretamente. Um sistema que não for atualizado pode rejeitar, por engano, um identificador que já é válido pela nova regra.
É preciso refazer o que já foi enviado?
Não. O Sped não determinou retificação ou reenvio de eventos já transmitidos e aceitos antes da mudança. Como a nova regra apenas amplia o que é aceito, e não restringe o que já era válido, os arquivos enviados anteriormente continuam corretos. Também não foi divulgado um prazo específico para que todos migrem para o novo formato de validação, nem um período de transição obrigatório entre os dois arquivos.
Isso significa que não existe urgência de correção retroativa, mas existe um ponto de atenção olhando para frente: as próximas transmissões devem usar o novo pacote de arquivos como referência, para evitar inconsistências entre o que a sua empresa envia e o que a Receita espera receber.
Como se preparar
Na prática, o recado para o gestor é simples: se você depende de um fornecedor de software, confirme com ele se a atualização já foi aplicada. Se sua empresa tem uma equipe própria cuidando da geração desses arquivos, é hora de repassar essa informação para que ela substitua o arquivo antigo, ajuste a rotina de preenchimento do identificador e faça testes antes de enviar novos eventos. Ignorar essa etapa não gera risco de multa imediata, mas pode causar rejeições desnecessárias de arquivos que, na verdade, já estariam corretos pela nova regra.
Se você tiver dúvidas sobre como essa mudança afeta a rotina fiscal da sua empresa, ou quer confirmar se o seu fornecedor de sistema já está adequado, a GL Inteligência Contábil está à disposição para orientar o processo e evitar retrabalho.
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